Darbo organizavimas ir jo esmė

1. Įvadas Žmonės planuoja savo veiklą dienai, mėnesiui, metams ir t.t. Vėliau jie rūpinasi ištekliais, reikalingais planui įgyvendinti. Po to įvertinama ir lyginama tai, kas padaryta, su tikslais bei uždaviniais, kurių ketinta siekti. Toks kasdieninis darbas aprėpia ir visą valdymo procesą. Valdymą reikia vertinti kaip ciklą, susidedantį iš konkrečių vadybinio darbo sričių, vadinamų valdymo funkcijomis. Valdymo funkcija – tai konkreti vadybinės veiklos sritis. Valdymo funkcijos turi specifinį charakterį, turinį ir gali būti atliekamos savarankiškai, kaip tarpusavyje nesusijusios, taip ir neatsiejamos viena nuo kitos. Tarkime, sukaupta informacija atliekant kontrolės funkciją ,,pasako“ vadovams, kaip realizuoti jų planus (planavimo funkcija). Iš kitos pusės, kontrolė turi būti teisingai organizuota ir motyvuota (motyvacijos ir organizavimo funkcijos). Kitaip tariant, valdymo sistemoje visos valdymo funkcijos sudaro vieningą procesą. Valdymas jau nuo seno buvo gyvenimo kokybės ir gerovės pamatas. Taigi kiekvienai visuomenei bei organizacijai reikalingas kokybiškas valdymas. Laikui bėgant darbo sąlygos ir valdymo technika tobulėjo, tačiau pagrindinės valdymo funkcijos iš esmės išliko nepakitusios. Akivaizdu, kad sprendžiant iškilusius uždavinius valdymo procesas išskaidomas į valdymo funkcijas, todėl valdymo funkcijas galima įsivaizduoti, kaip vadybinės veiklos sritis, sąveikaujančias su valdomu objektu. Kadangi vadyba – tai ir mokslas, ir menas, todėl pagrindins vaidmuo skiriamas žmogui. Daugelis autorių teigia, kad pagrindinės funkcijos, vykdomos valdymo procese, yra planavimas, organizavimas, motyvavimas ir kontrolė. Kiekviena iš keturių valdymo funkcijų yra gyvybiškai svarbi organizacijai. Organizavimo funkcija nukreipiama į numatytų darbų vykdymą. Pirmasis valdymo funkcijas suformulavo prancūzų mokslininkas A. Fajolis, kuris prie bendųjų funkcijų priskyrė: numatymą, organizavimą, paskirstymą, suderinimą ir kontrolę. Kai kurie autoriai nurodo penkias bendrąsias valdymo funkcijas: planavimą, organizavimą, koordinavimą, motyvaciją ir kontrolę. Kiti autoriai naudoja septynias valdymo funkcijas tik kai kurios buvo išskaidytos į dar kelias (pvz., vadovavimas→operatyvinis vadovavimas). XX amžiaus pradžioje F. Teiloras įvardijo penkiolika specialiųjų vadybos funkcijų, šiandien jų yra gerokai daugiau – tai apima visą XXI amžiaus žmonių veiklą gamybos, paslaugų, mokslo ir kitose veiklos srityse. 2. Darbo tikslas Kuo išsamiau apibūdinti organizavimą įmonėse, t.y. transporto, aprūpinimo, sandėliavimo, kokybės kontrolės organizavimą, taip pat personalo organizavimo įgyvendinimą įmonėje, personalo oraganizavimą erdvės ir laiko požiūriu, personalo tarnybos mažoje, vidutinėje ir didelėje įmonėje. Supažindinti su verslo įmonių pagrindinių operacijų organizavimu bei valdymu. Atsakyti kas yra organizavimas valdymo procese, kuo svarbus organizavimas valdymo proceso realizavimui. 3. Darbo uždaviniai Supažindinti su viena iš vadybos funkcijų, t.y. organizavimas. Apibendrinti organizavimą įmonėje, jo svarbą įmonei. Pateikti organizavimo esmę, tikslus ir objektus. Apibūdinti verslo organizavimo formas, kokią verlo organizavimo formą pasirinkti. Glaustai paminėti svarbiausius valdymo organizavimo, transporto, aprūpinimo, kokybės kontrolės organizavimo principus taip pat supažindinti su personalo organizavimu erdvės ir laiko požiūriu. 4. Organizavimas 4.1. Organizavimo esmė „Organizavimas bendrąja prasme yra ko nors surengimas, sutvarkymas į vieną visumą ar griežtą sistemą, kieno nors sandaros ar struktūros projektavimas ir sudarymas“ (Stoškus S., Beržinskienė D., 2005, p.120). Planavimo ir organizavimo funkcijos glaudžiai susijusios. Planavimas ir organizavimas tam tikra prasme vienijasi. Planavimas formuoja bazę, kad būtų realizuoti organizacijos tikslai, o organizavimas kaip valdymo funkcija formuoja darbinę struktūrą, kurios pagrindinis komponentas yra žmogus. „Organizavimas – tai antroji valdymo funkcija“ ( Juozaitienė L., Staponkienė J., 2006, p. 84). Kadangi organizavimo koncepcija yra visų organizacijos darbuotojų suvienijimas bendriems tikslams pasiekti, svarbu numatyti uždavinius, funkcijas, atsakomybę ir kiekvieno jų pavaldumą. Organizavimo procesas struktūrizuoja darbą ir formuoja padalinius, atsižvelgdamas į organizacijos dydį, jos tikslus, technologiją bei personalą. Egzistuoja daugybė elementų, kuriuos būtina struktūrizuoti, kad organizacija galėtų įvykdyti savo planus ir pasiekti užsibrėžtą tiklsą. Kaip matome, neatsižvelgiant į veiklos tipą bei mastą, kiekviena įmonė privalo būti organizuota. Skiriamos šios organizavimo termino sąvokos: • Kaip mokslas; • Kaip procesas; • Kaip savybė; • Kaip vadybos funkcija. Organizavimas kaip mokslas yra žinių visuma apie sąmoningos ir kryptingos žmonių veiklos formavino dėsningumus. Organizavimas kaip procesas suvokiamas skirtingai ir žmonių veikloje gali būti suprantamas tokia prasme: • Įsteigimas, kūrimas, sudarymas (pvz., naujos komandos, bendros įmonės organizavimas); • Paruošimas, derinimas, surengimas (pvz., susirinkimo organizavimas, gamybinio proceso organizavimas); • Reglamentavimas, tvarkymas (pvz., darbo dienos, darbo vietos organizavimas); • Sujungimas, mobilizacija (pvz., savanorių organizavimas uragano pasekmėms likviduoti). Organizavimas kaip savybė nusako organizaciją sudarančių elementų visumos bendrumą, pasižymintį griežta tvarka, aiškiais tarpusavio ryšiais, drausmingumu ir veiksmų sklandumu (pvz., organizuota komanda, organizuotas darbas, geras veiklos organizavimas). Organizavimas kaip vadybos funkcija yra organizacijos struktūros sudarymas, sąlygojantis efektyvų darbą siekiant numatytų tiklsų. Tai parengto plano įgyvendinimo detalizavimas, veiklos funkcijų, atsakomybės ribų, išteklių, terminų nustatymas ir derinimas; teisių ir pareigų (uždavinių) perdavimas (delegavimas) darbuotojui arba padaliniui, kurie tampa atsakingi už jų atlikimą. 5. Organizavimo tikslai ir objektas Organizavimo tikslas yra optimizuoti organizacijos veiklą, sudaryti prielaidas didinti šios veiklos efektyvumui parenkant: • Tinkamiausius žmones; • Darbo metodus; • Pakankamus išteklius; • Patogiausią vietą; • Palankiausią laiką. Be to, tikslinga nurodyti kiekvienam darbuotojui jo darbą (pareigas) bei suteikti jam įgaliojimus (teises) ištekliams panaudoti. Organizavimo objektas yra organizacija arba jos dalis, atliekanti numatytus darbus. Organizacija – tai žmonių pastangomis suburta ar susibūrusi bendrija, kurią sieja bendras tikslas arba bendra vieksmų programa. Organizaciją sudaro žmonės, turintys tarpusavio ryšius, socialinius vaidmenis ir statusą. Jų elgesiui įtakos turi tiek šių žmonių grupės, tiek pačių asmenų individualūs siekiai ir kitos savybės. Organizaciją nagrinėjant kaip socialinę sistemą, įvertinama tai, jog ji nuolat dinamiška. Kaip socialinė sistema organizacija yra atviro tipo, nuolat sąveikauja su aplinka ir su kitomis socialinėmis sistemomis. „Organizacijos tarpusavio interesai nusakomi teiginiu: ,,Organizacijoms reikalingi žmonės, o žmonėms reikalingos organizacijos“. Žmonės vertina organizaciją kaip priemonę, padedančią jiems pasiekti savo tikslų, o organizacijoms reikalingi žmonės, kad jos galėtų realizuoti savo organizacinius tikslus“ ( Stoškus S., Beržinskienė D., 2005, p.126). Organizacija savo tikslus gali įgyvendinti tik tada, kai jie bus suderinti vertikaliu ir horizantaliu darbo pasidalijimu. Organizacijoje egzistuoja formalios ir neformalios grupės. Grupė yra socialinis vienetas, individų visuma. Ji nėra vienalytis reiškinys, nėra paprasta žmonių suma. Ši sistema funkcionuoja veikiama daugelio veiksnių: narystės supratimo, tarpusavio sąvokos ir priklausomybės, savitarpio įtakos, tikslų ir motyvacijos. Grupių efektyvumas ir produktyvumas priklauso nuo žmogaus žinių apie grupę ir nuo sugebėjimo grupėje elgtis efektyviai. Priklausomai nuo to, kaip grupės panaudojamos, jos gali turėti ir teigiamos, ir neigiamos įtakos. Visos darbuotojų veiklos funkcijos sistemoje išreiškiamos užduotimis, atsakomybe, priemonėmis – įgaliojimais ir valdžia. Kiekviena darbo vieta ar pareigos turi būti subalansuotos: negalima pareigoms skirti funkcijų, kurioms atlikti neduota pakankamai įgaliojimų. Be to, skirtingoms pareigoms reikia ir skirtingo dydžio įgaliojimų. Organizuojant, kuriant įmonės organizacinę valdymo schemą reikalingi trys pagrindiniai sprendimo žingsniai: 1. Darbo pasidalijimas. Tai kompleksinės užduoties suskaidymas į sudedamąsias dalis, kad darbuotojai būtų atsakingi ne už visą užduotį, o tik už atskiras ją sudarančias veiklas. Darbą pasidalijus, užduotys supaprastėja, jas lengva išmokti ir atlikti. Taip sukuriama daug darbo vietų, žmonės gali pasirinkti arba būti skiriami į tokias pareigas, kurios labiausiai atitinka jų sugebėjimus ir interesus. Darbo pasidalijimas didina darbo našumą ir kokybę. Žmogus vienas nepajėgus atlikti visas operacijas, kurios susideda iš sudėtingiausių užduočių, be to, vienas asmuo negali turėti visų specialių įgūdžių visam darbui atlikti. Kita vertus, čia yra ir rizikos faktorius: jei užduotys suskirstomos pernelyg smulkiai ir darbininkui atsakomybė perduodama tik už tą vieną dalelę, tuomet galimas susvetimėjimas – savo paties darbo kontrolės jausmo praradimas. 2. Darbo perdavimas (delegavimas) – Tai darbų ir atsakomybės už juos perdavimas pavaldiniams. Joks vadovas negali pats priimti visus sprendimus ir kontroliuoti savo pavaldinių darbo. 3. Struktūrinių grandžių formavimas. Tai logiškas ir efektyvus užduočių bei darbuotojų grupavimas, sujungimas. Tai panašių ir logiškai susijusių darbinių veiklų sugrupavimas į struktūrines grandis. Vadovai organizacijoje paparastai stengiasi išlaikyti formaliųjų santykių tinklą ir sudaro organizacinės valdymo stukrūros schemą, kad parodytų, kaip paskirstytas darbas. 6. Teisių ir pareigų delegavimas Delegavimas (iš lotynų kalbos – delegare – perduoti) reiškia užduoties ir įgaliojimų perdavimą darbuotojui, kuris prisiima atsakomybę už šios užduoties atlikimą. Delegavęs užduotį, savosios atsakomybės už visus organizacijos veiklos rezultatus vadovas deleguoti negali. Delegavimas yra viena efektyviausių organizavimo priemonių, viena svarbiausių organizacojos egzistavimo sąlygų, nes joks vadovas nėra pajėgus savarankiškai priimti visų sprendimų ir kontroliuoti visų savo pavaldinių darbo. „Vadovai, deleguojantys uždavinius, patiria dvigubą naudą. Viena, delegavimas yra pravartus pačiam vadovui, nes padeda jam sumažinti savo darbo krūvį ir sutaupyti laiko svarbesniems darbams. Be to, taip galima plačiau pasinaudoti kitų darbuotojų kompetencija ir patirtimi. Antra, delegavimas naudingas ir pavaldiniams (jie tampa bendradarbiais): jiems suteikiama didesnė veiksmų laisvė, teisė priimti savarankiškus sprendimus. Tai motyvuoja darbuotojus, skatina jų iniciatyvą, suteikia galimybę atsiskleisti“ ( Stoškus S., Beržinskienė D., 2005, p. 127). Klasikinis požiūris į delegavimą numato įgaliojimų perdavimą nuo aukščiausiojo iki žemiausiojo organizacijos lygio. Teigiama, kad įgaliojimai deleguojami konkrečiai pareigybei, o ne ją užimančiam žmogui. Toks požiūris yra pernelyg supaprastintas. Nors įgaliojimų apimtis ir priklauso nuo einamų pareigų, bet nereikia pamiršti, kad jais naudojasi konkretūs žmonės. Todėl kolektyviniame valdyme atsižvelgiama į Č. Bernardo suformuluotą įgaliojimų priėmimo koncepciją. Jeigu pavaldinys nepriima įgaliojimų iš vadovo, įgaliojimų delegavimas neįvyksta. Taigi nors organizacinė struktūra ir sąlygoja praktinį įgaliojimų delegavimą, tačiau, kaip rodo Č. Bernardo įgaliojimų priėmimo koncepcija, delegavimo sėkmė gerokai priklauso dar ir nuo kitų aplinkybių: • Vadovo, deleguojančio dalį savo teisių ir pareigų; • Pavaldinio, turinčio prisiimti didesnius įgaliojimus, o kartu ir didesnę atsakomybę. Būtent nuo jų pozicijos dažniausiai priklauso delegavimo sėkmė. Neretai susiklosto situacijos, kai vadovai nenori deleguoti platesnių įgaliojimų, o pavaldiniai vengia papildomos atsakomybės. Todėl, siekiant efektyvaus delegavimo, pirmiausia reikia išsiaiškinti, dėl kokių priežasčių vadovai nenori deleguoti platesnių įgaliojimų, o pavaldiniai vengia papildomos atsakomybės. Galima išvardinti šias pagrindines vadovų nenoro atiduoti dalį savo teisių pavaldiniams priežastis. 1. Klaidingas įsitikinimas: ,,Aš tai padarysiu geriau“. Tačiau, kai vadovas atlieka užduotis, su kuriomis sėkmingai susidorotų ir pavaldiniai, jis praranda laiką, kurį galėtų skirti savo tiesioginėms pareigoms atlikti. Be to, jeigu vadovas nesuteiks pavaldiniams galimybės atlikti naujų, daugiau veiksmų laisvės reikalaujančių užduočių, jis kartu atims iš jų progą kelti kvalifikaciją, ugdyti sugebėjimus, įgyti didesnės patirties. 2. Nesugebėjimas vadovauti. Kai kurie vadovai taip pasineria į kasdieninį, rutininį darbą, kad nesugeba įvertinti platesnių įgaliojimų suteikimo pavaldiniams naudos. 3. Nepasitikėjimas pavaldiniais. Abipusis pasitikėjimas yra viena svarbiausių efektyvaus delegavimo, o iš esmės – ir viso valdymo sąlygų. Tačiau dažniausiai būtent to vadovų ir pavaldinių santykiuose pasigendama. 4. Rizikos baimė. Deleguodamas pavaldiniams platesnius įgaliojimus, vadovas vis tiek lieka atsakingas už galutinius organizacijos darbo rezultatus. Todėl jis gali jausti baimę, kad už pavaldinių klaidas reikės atsakyti jam pačiam. 5. Aiškios kontrolės sistemos nebuvimas. Vadovai dažnai baiminasi, kad, suteikdami daugiau teisių pavaldiniams, jie gali prarasti kontrolę ir nesugebėti užbėgti už akių atsirandančioms problemoms. 6. Valdžios troškimas. Yra vadovų, kurie paprasčiausiai nenori atsisakyti jokių savo teisių. Jie įsitikinę, kad, deleguodami daugiau įgaliojimų pavaldiniams, gali pakenkti patys sau, prarasti autoritetą bei valdžią. Pasak Njumeno, pavaldinai savo ruožtu gali priešintis delegavimo procesui dėl šių esminių priežasčių: • Baimė padaryti klaidą. Savaime suprantama, kad pavaldiniai, imdamiesi naujų, sudėtingesnių užduočių, neturi pakankamai patirties. Todėl, bijodami suklysti ir už tai būti kritikuojami, jie gali vengti prisiimti didesnę atsakomybę. • Nepasitikėjimas savo jėgomis. Nepasitikėjimas savo jėgomis atsiranda, kai pavaldinys jaučia, kad neturi pakankamai žinių, patirties. O jeigu juo dar nepasitiki vadovas, tada yra tikimybė, jog jis visiškai praras iniciatyvą ir norą imtis ko nors naujo. • Nėra suinteresuotumo prisiimti papildomos atsakomybės. Didesnė atsakomybė reiškia ir didesnę riziką ją prisiimančiam asmeniui. Daugumai žmonių tokia perspektyva nėra patraukli. Todėl, jeigu didesnė atsakomybė nebus paremta atitinkamais skatinimo būdais, pavaldinys gali priešintis papildomų įgaliojimų delegavimui. • Pavaldinys jau ir taip perkrautas darbu. • Pavaldinys neturi pakankamai informacijos, kad užduotis būtų sėkmingai atlikta. Teiloro nuomone, jokie moksliniai valdymo principai nepadės, jeigu žmogus fiziškai negali atlikti jam pavesto darbo. 7. Verslo organizavimo formos Kokią verslo organizavimo formą pasirinkti? Įmonė – tai savo firmos vardą turintis ūkinis vienetas, užsiimantis tam tikra gamybine, komercine ir ūkine veikla. Įmonės tipo pasirinkimą lemia verslo rūšis, gamybos apimtys, rinka, investicijų poreikis ir galimybės. Norint įvertinti verslo įmonių tipų juridinius aspektus, reikia susipažinti su įstatymais, reglamentuojančiais įmonių veiklą. Pagal galiojančius įstatymus Lietuvos Respublikoje veiklas organizuoti gali būti perkamas verslo liudijimas, įregistruojama individuali veikla arba steigiamos tokios rūšies įmonės: • Individualiosios (personalinės, IĮ); • Tikrosios ūkinės bendrijos (TŪB); • Komanditinės (pasitikėjimo) ūkinės bendrijos (KŪB); • Akcinės bendrovės (AB), uždarosios akcinės bendrovės (UAB) ir investicinės akcinės bendrovės (IAB); • Valstybės ir savivaldybės įmonės; • Žemės ūkio ir kooperatinės bendrovės; • Junginiai; • Ne pelno organizacijos. Verslo liudijimai (galioja nuo 2003m. sausio 1 d.) suteikia teisę gyventojams verstis kokia nors individualia veikla: parduoti savo gamybs prekes, teikti paslaugas gyventojams, įmonėms, organizacijoms. Fiziniai asmenys, norėdami dirbti savarankiškai, gali pradėti savo verslą, nesteigdami vienokios ar kitokios rūšies įmonės.. Fiziniams asmenims patentus išduoda apskrities valstybinės mokesčių inspekcijos miesto (rajono) skyrius, kurio veiklos teritorijoje nuolat gyvena fizinis asmuo. Įsigyjantiems verslo liudijimus fiksuotą mokestį nustato savivaldybės taryba. Patentai išduodami pageidaujamam mėnesių skaičiui, bet ne ilgiau kaip kalendoriniams metams ir ne trumpiau kaip mėnesiui. Verslo liudijimai dažniausiai išduodami prekybai, esamų statinių atstatymui ir remontui, statybos dailidžių veiklai, stalių, medinės taros, kirpyklų, kosmetikos kabinetų veiklai, automobilių priežiūrai ir remontui. Individuali veikla. Lietuvos Respublikos civilinis kodeksas numato, kad fiziniai asmenys, norėdami verstis ūkine komercine veikla neįregistravę įmonės, gali užsiimti individualia veikla ir tokiu būdu gauti pajamų ar kitokios ekonominės naudos. Individuali veikla – tai: • Savarankiška bet kokio pobūdžio komercinė arba gamybinė veikla, įskaitant tą, kuria verčiamasi turint verslo liudijimą (baldų gamintojai, statybininkai, remontininkai, prekeiviai ir pan.); • Savarankiška kūryba (dailininkai, rašytojai ir pan.), profesinė (advokatai, notarai, teismo antstoliai, gydytojai ir pan.); • Sporto (sportininko rengimosi varžyboms ir dalyvavimo varžybose veikla); • Atlikėjo (aktoriaus, dainininko, muzikanto ir pan. rengimosi viešam pasirodymui ir veikla susijusi su dalyvavimu viešame pasirodyme). Populiariausios individualios veiklos rūšys yra: statybos ir remonto darbai, draudimo agentų veikla, prekyba, operacijos nekilnojamuoju turtu ir kt.; 8. Valdymo organizavimas „Kiekviena organizacija greta savo pagrindinio darbo gaminti produkciją ar teikti paslaugas neišsiverčia ir be kitos (neretai pačios svarbiausios) veiklos – organizacijos valdymo. Mažose organizacijose visus valdymo darbus atlieka žmonės, dirbantys tiesioginėje gamyboje. Didelėse įmonėse valdymo darbą dirba ne vienas žmogus ir ištisą darbo dieną (pvz., kvarteto vadovas ir groja, ir kartu diriguoja, orkestro vadovas – tik diriguoja)“ (Stoškus S., Beržinskienė D., 2005, p. 131). Iškyla vadovų darbo pasidalijimo problema. Sisteminė teorija, nagrinėdama organizacijos valdymo sistemos organizacinę sandarą, ją sutapatina su struktūros nagrinėjimu, iš karto nagrinėdama ir elementų (padalinių) sudėtį bei ryšius tarp jų. Tokiu būdu organizacinės sandaros apibūdinimas – tai organizacinės valdymo struktūros apibūdinimas. Valdymo struktūra – tai visuma linijinių, funkcinių ir tiksliniųū valdymo elementų, siejamų tarpusavyje linijiniais ir funkciniais pavaldumo ryšiais. Organizacinė valdymo struktūra gali būti suprantama kaip darbo paskirstymo ir kooperacijos forma valdymo procese. Organizacinė valdymo struktūra (darbuotojų ir padalinių sudėtis, kompozicija ir jų ryšiai) objektyviai formuojasi, keičiantis valdymo darbų skaičiui ir turiniui, atsirandant naujiems šio pobūdžio darbams, t.y. vykstant valdymo darbo pasidalijimo procesui. Realios formalios darbuotojų grupės susiburia atitinkamiems darbams vykdyti, todėl formalioji socialinė valdymo sistemos sandra yra lyg antrinė, priklausanti nuo organizacinės sandaros. Organizacijos valdymo struktūra turi būti tokia, kad padėtų įgyvenditni organizacijos strategiją. Jei kinta strategija, turi kisti ir struktūra. 9. Personalo organizavimo turinys „Personalo organizavimas traktuojamas labai įvairiai. Vieni autoriai įtraukia tik įmonėje atliekamus, kiti – ir kitų organizacijų atliekamus darbus, vieni nagrinėja statišką, kiti dinamišką sistemą“ ( Sakalas A., 2003, p.49). Siekiant kryptingai organizuoti darbą su personalu, reikia: 1. išskirti pagrindines darbo kryptis; 2. nustatyti kiekvienos darbo krypties darbo turinį. Personalo organizavimo sitema – sudėtinga sistema, jai būdingi visi sudėtingų sistemų bruožai. 1. Sudėtinga organizacinė stuktūra. Galima išskirti posistemius pagal objektus (valdymo personalas, darbininkai), lygius (visas ūkis, šaka, įmonė), planavimo terminus. 2. Sistemos tikslai yra bendri, nustatyti remiantis bendrais įmonės, personalo politikos tikslais. 3. Personalo organizavimo sistema turi daug lygių, centralizuotas valdymas derinamas su atskirų posistemių autonomiškumu. 4. Būdingas kryptingumas ir sudėtingi ryšiai tarp atskirų posistemių ir su aplinka. Vienas iš pagrindinių uždavinių, nuo kurio priklauso darbo su personalu sėkmė yra pasirinkti tokią personalo klasifikavimo sistemą, kuri geriausiai atitiktų personalo organizavimo srityje sprendžiamus uždavinius. 10. Organizavimas laiko požiūriu Visi personalo vadybos sistemos darbai atsižvelgiant į terminus gali būti suskirstyti į tris grupes: 1. Tai ilgalaikiai strateginai uždaviniai. Personalo rengimo ir kvalifikacijos kėlimo bazės plėtimas, remiantis numatoma gamybinės bazės plėtra arba ją aplenkiant; 2. Tai uždaviniai, kuriems spręsti reikia vidutinio ilgumo laikotarpio. Dažniausiai tai nusistovėjusių uždavinių grupė – atskirų programų sprendimas; 3. Tai uždaviniai, sprendžiami organizuojant konkretų personalo rengimą ir kvalifikacijos kėlimą, organizuojant jų pareiginį augimą – karjerą, rezervo formavimą, priėmimą, atleidimą ir pan. Kadangi gamybiniai ir asmeniniai veiksniai labai susipynę, šie uždaviniai labai neapibrėžti, todėl jų orientacija trumpalaikė. Vadovaujantis tuo, kad vidutiniškai kvalifikacija keliama kas 5-6 metai, parengti aukšto lygio vadovams taip pat reikia labai daug laiko, taigi šie uždaviniai turi būti sprendžiami orientuojantis į ne trumpesnį kaip 5 metų laikotarpį. 11. Personalo tarnybos organizavimas Personalo organizavimas apima labai daug uždavinių, jie atsižvelgiant į jų sprendimo vietą gali būti: • metodiniai, kai teikiami patarimai, rekomendacijos, kaip reikia spręsti atskirus uždavinius; • organizaciniai, kai organizuojamas tam tikrų uždavinių sprendimas įvairiu lygiu; • vykdytojiški, kai atliekamos atskiros operacijos, procedūros. Šiems uždaviniams spręsti yra kuriamos atitinkamos struktūros, jos gali būti labai įvairios ir priklauso nuo šių pagrindinių veiksnių: 1. Turimų darbuotojų potencialo, kvalifikacijos. Jei personalo skyriaus darbuotojų kvalifikacija žema, jam nepavedama spręsti kai kurių personalo organizavimo uždavinių. Ir atvirkščiai, jei personalo skyrius ir jo vadovas stiprus, kuriamos centralizuotos, plačius įgaliojimus turinčios personalo tarnybos. 2. Įmonės dydžio, specializacijos lygio. Mažoje įmonėje neišvengiam, kad darbuotojai būtų universalūs, kai vienas darbuotojas atlieka visus vienos funkcijos arba net kelių funkcijų darbus. Didelėje įmonėje personalo tarnybos darbuotojai specializuojasi atlikti tam tikrus darbus, kuriami specializuoti skyriai ir biurai, ir stengiamasi visus uždavinius atlikti savarankiškai. 3. Uždavinių delegavimo lygio. Priklausomai nuo vadovybės orientacijos galimos platesnės ar siauresnės delegavimo tendencijos: vadovai svarbiausius uždavinius imasi spręsti patys arba deleguoja juos į žemesniuosius lygius. 4. Orgtechnikos ir technologijos lygio. Kompiuterizavimo, programinės įrangos, orgtechnikos naudojimo lygis iš esmės gali pakeisti personalo organizavimo darbų imlumą ir reikalingą darbuotojų skaičių. Formuojant personalo tarnybą, laikomasi tokio eiliškumo: 1. Numatomos svarbiausios darbų kryptys, sprendžiami uždaviniai ir nustatomi jų prioritetai. 2. Nustatoma darbų apimtis. 3. Nustatoma personalo skyriaus struktūra. 12. Personalo tarnybos organizavimas mažoje įmonėje Mažoje (100-300 darbuotojų) įmonėje personalo reikalais rūpinasi vienas ar keli žmonės. Dažniausiai susiduriama su dviem jų pozijos valdymo organizacinėje struktūroje variantais. 1. Personalo organizavimo klausimus sprendžiantis darbuotojas yra aukščiausiojo valdymo lygio. Jis neturi sprendimo teisės (patarėjio, konsultanto statusas), tačiau dėl garantuoto tiesioginio kontakto su aukščiausiojo lygio vadovybe sutrumpinamas sprendimo priėmimo kelias. Darbuotojas netrukdomas aptaria problemą su techninių ar ekonominių padalinių vadovais ir pateikia ją aukščiausiojo lygio vadovybei. Priimtą sprendimą privaloma vykdyti. 2. Personalo organizavimo klausimus sprendžiantis darbuotojas yra pavaldus vienos svarbiausios funkcijos vadovui. Šiuo atveju kiekvienos problemos sprendimas kur kas sudėtingesnis. Idėja susiformuoja aukščiausiajame lygyje, per ekonominio padalinio vadovą jį perduodamą už personalo organizavimą atsakingam darbuotojui. Šis parengia projektą, derina su tiesioginiu savo vadovu ir pateikia aukščiausiojo lygio vadovybei. Tik priėmus galutinį sprendimą, projektas pradedamas įgyvendinti. Antrasis variantas sudėtingas ir tuo, kad personalo darbuotojas sprendžia visos įmonės problemas, tačiau bent formaliai jam vadovauja siauros funkcinės tarnybos vadovas. Kyla pavojus, kad ekonominės tarnybos interesai jo siūlymuose bus viršesni nei kitų funkcinių tarnybų interesai. To išvengiama personalo darbuotoją pakėlus į antrąjį valdymo lygį – suteikus jam funkcijos vadovo statusą, bet ir šiuo atveju ilgėja sprendimo priėmimo ir realizavimo kelias. 13. Personalo tarnybos organizavimas vidutinėje ir didelėje įmonėje Vidutinėje (nuo 300 iki 1000) ir didelėje (daugiau nei 1000 darbuotojų) įmonėje aiškiai skiriama pesonalo organizavimo funkcja, jai paprastai vadovauja personalo direktorius. Galimi keli variantai. 1. Personalo skyrius ir tam tikriems darbams specializuoti darbuotojai dažniausiai randami vidutinėje įmonėje. 2. Personalo tarnyba – tam tikriems darbams specializuoti skyriai, kuriuose yra specializuoti biurai ir atskiras procedūras atliekantys darbuotojai, - kuriama stambiose įmonėse. Kompiuterizavus procesus, naudojant ryšių tinklus, dažnai daugelį klausimų galima spręsti centralizuotai, kartu garantuojama, kad reikiama informacija bus gaunama operatyviai. Personalo vadovui didesnėse įmonėse suteikiamas personalo direktoriaus statusas. Lietuvos įmonėse tai daroma ne visada, dažniausiai dėl žemos personalo vadovų kvalifikacijos. 14. Transporto sistemos organizavimas „Organizuojant įmonės vidaus transporto sistemą, reikia išsiaiškinti ir nustatyti transporto ūkio uždavinius, sudėtį, krovinių srautus, gabenamų krovinių kiekius, transporto priemonių rūšis, kiekį krovinių pervežimo organizavimo būdus“ ( Lukaševičius K., Martinkus B., 2001, p. 125). Įmonės transporto ūkis organizuoja žaliavų, pagrindinių ir pagalbinių medžiagų, kuro, pusgaminių, detalių, gatavos produkcijos, gamybos atliekų ir kitų krovinių gabenimą, jų krovimą įmonės teritorijoje ir prie jos esančiose keliuose, racionaliai naudojant transporto priemones bei krovimo mechanizmus. Transporto ūkis turi minimaliomis išlaidomis, nenutrūkstamai ir laiku pristatyti ( ir paimti iš nurodytų vietų) reikiamus krovinius į sandėlius, cechus, barus, darbo vietas. Įmonės transporto ūkio sudėtis ir dydis priklauso nuo gamybos tipo, įmonės dydžio, jos gamybos struktūros, įmonės viduje ir už jos ribų gabenamų krovinių kiekio (o šis – nuo kooperavimosi su transporto organizacijomis lygio), gaminamos produkcijos matmenų, masės ir kt. Didelėse įmonėse paprastai organizuojami specializuoti transporto cechai, vidutinio dydžio įmonėse – bendras transporto cechas su specializuotais transporto barais, mažose įmonėse, kur transporto darbų apimtis gana maža, organizuojamas tik transporto baras. Tarnsporto operacijos atliekamos labai įvairiomis transporto priemonėmis, kurios grupuojamos ir klasifikuojamos pagal tam tikrus požymius. Transporto priemonių klasifikavimas • Pagal transporto priemonių rūšis ( geležinkelio; nebėginiai mechanizmai; vandens; oro). • Pagal aprūpinimo sritį, paskirtį ( išorinis įmonės; vidinis įmonės; tarpcechinis; vidinis cecho; tarpoperacinis; vidinis sandėlių). • Pagal darbo režimą ( nenutrūkstamo veikimo - konvejeriai, transporteriai, vamzdynai; periodinio veikimo - automobiliai, motorvežiai, elektriniai, tiltiniai kranai ir kt.). Sėkmingai organizuoti krovinių gabenimą galima tik tada, kai gamybos technologija kompleksinė, t.y. kai numatomi ne tik pagrindiniai ir pagalbiniai procesai, bet ir juos siejanti grandis – transportavimo procesai (transporto, krovimo, sandėliavimo oprecijos). 15. Aprūpinimo organizavimas Gamybos aprūpinimas reikalingomis medžiagomis užtikrinamas įvairiomis aprūpinimo formomis: • vienkartiniais teikimais, atsiradus poreikiui; • ilagalaikėmis aprūpinimo sutartimis, garantuojančiomis su gamyba suderintą aprūpinimą. • individualiomis, kai aprūpinama specialiomis medžiagomis. Su gamyba suderintas aprūpinimas automobilių pramonėje vadinamas ,,tiksliai laiku“ sudaromos ilgalaikės sutartys su tiekėjais. Medžiagas tiekėjai tiekia griežtai apibrėžtų apimčių ir griežtai laikosi nustatytų terminų. Atsargų panaikinimo ir rizikos perdavimo nauda gali virsti nuostoliais tuo atveju, kai tiekėjai laiku nepateikia gamybai reikalingų medžiagų., tačiau tai galima kompensuoti baudomis. Kur kas blogiau, kai gamyba sutrinka dėl paties užsakovo klatės, todėl ši sistema reikalauja labai gero gamybos organizavimo. „Organizuojant aprūpinimą, neužtenka nustatyti savo poreikius ir parengti reikalavimus tiekėjams. Reikia išsiaiškinti ir patikrinti pasiūlą, surengti derybas su tiekėjais. Šioje veikloje svarbu labai gerai ištirti rinką, išmanyti sandėrių sudarymo taisykles ir mokėti įvertinti pasiūlą“ (martinkus B., Žičkienė S., 2006, p. 195). Svarbi pagalbinė tokios veiklos priemonė yra tiekėjų tyrimas, kuris, be kainų ir aprūpinimo sąlygų, taip pat apima informaciją apie aprūpinimo kokybę ir terminų laikymąsi. Gaunami pasiūlymai palyginami. Didelės vertės ir ilgalaikės aprūpinimo sutartys sudaromos tik po derybų su tiekėjais. Medžiagų priėmimo, prekių pirminės kontrolės uždavinys – priimti prekes ir patikrinti, ar gauta siunta atitinka nustatytas komplektavimo, kokybės ir kiekio sąlygas. Tada siunta sandėliuojama ar tiekiama gamybai. 16. Sandėlių organizavimas Šiuolaikinės įmonės neišsiverčia be sandėlių ūkio. Esant dideliam darbo pasidalijimui bei įmonių kooperavimuisi, gaunama daug įvairios nomenklatūros medžiagų, žaliavų, komplektuojamųjų gaminių. Jei gamybos procesas ilgas ir sudėtingas, susidaro daug negalutinai apdirbtų gaminių, todėl jie turi būti tinkamai laikomi, saugomi. Įmonėje esančios materialinės vertybės paprastai laikomos sandėliuose. Išskiriami šie pagrindiniai sandėlių darbo organizavimo etapai: 1. Sandėlių planavimas ir įrengimas; 2. Medžiaginių vertybių gavimo, saugojimo ir išdavimo organizavimas. Opi sandėlių ūkio problema yra žemas jų mechanizavimo ir automatizavimo lygis. Pramonės įmonėse pirmiausia ekonomiškai tikslinga plačiau diegti tipinius automatizuotus sandėlius. Taip pat pravartu diegti automatizuotą sandėlių ūkio valdymo sistemą, kuri užtikrintų ne tik patikimą medžiaginių vertybių atsargų apskaitą, bet ir atiduotų į gamybą medžiagų kontrolę. 17. Kokybės kontrolės organizavimas „Įmonės gaminamos produkcijos kokybė užtikrina sėkmingą gaminio realizavimą ir konkurencingumą rinkoje. Sėkminga realizacija laiduoja įmonei maksimalų pelną“ (Martinkus B., Žičkienė S., 2006, p. 200). Gaminio kokybė – jo savybių visuma, atitinkanti vartotojų reikalavimus, kurie nustatyti standartuose. Taigi gaminio kokybės lygis turi tenkinti standartų reikalavimus. Dar prieš pradedant gaminti gaminį, gamintojas turi žinoti, kokios kokybės gaminio nori vartotojai. Tai nulemia daugelis techninių, ekonominių, organizacinių ir kitų veiksnių. Šiandien gamyboje nėra svarbesnio klausimo, kaip gerinti gaminių kokybę ir tenkinti rinkos sąlygas. Tai lemia dvi pagrindinės priežastys: išorinė – konkurencija ir vidinė – susijusi su kokybės išlaidomis, kurios kartais sudaro 10-20% visų išlaidų. Nekokybiškos produkcijos nuostolių mažinimas – tai vienas iš gamybos išlaidų ekonomijos rezervų. Produkcijos kokybės rodikliai nustatomi įvairiais metodais. Pagrindiniai jų yra šie: matavimo, registraciniai, apskaičiavimo, ekspertiniai, sociologiniai, organoleptiniai. Kiekviena kontrolė turi atitikti kontroliuojamą objektą. Kokybės kontrolės funkcijos turi būti pavestos specialistui, tiesiogiai susijusiam su gamybos procesu, nes nėra galimybių mažosiose ir vidutinės įmonėse įsteigti techninės kontrolės skyrių. 18. Techninės kontrolės tarnybos darbo organizavimas „Techninei kontrolei įmonėse vadovauja techninės kontrolės skyrius (TKS). Pagrindiniai TKS uždaviniai – neišleisti produkcijos, neatitinkančios standartų, techninių sąlygų, etalonų, techninės dokumentacijos, sutarčių sąlygų; technologinės disciplinos stiprinimas bei visų gamybos padalinių atsakomybės didinimas už kokybiškos produkcijos išleidimą. Įmonės produkcija realizuojama tik tada, kai priima įmonės TKS ir įformina atitinkamus dokumentus, patvirtinančius jos kokybę“ (Stoškus S., Beržinskienė D., 2005, p. 151). Techninės kontrolės skyriaus darbe vadovaujamasi visuotinės kokybės vadybos principais, t.y. akcentuojamas ne broko išaiškinimas, bet jo atsiradimo priežasčių šalinimas. Kontrolės skyriaus ir gamybinių, aptarnavimo darbuotojų nevalia supriešinti, toleruoti padėtį, kai vieni tik gamina, kiti – kontroliuoja. Reikia plėtoti naujas bendradarbiavimo formas, savikontrolę, kokybės būrelius ir pan. 19. Metrologinio darbo organizavimas Įmonėse galima įsteigti vyriausiojo metrologo tarnybą (skyrių), kurio pagrindinis uždavinys – kontroliuoti, kaip laikomasi matavimo sistemos reikalavimų; diegti šiuolaikinės gamybos reikalavimus atitinkančius bei nustatytą produkcijos kokybės lygį užtikrinančius matavimo metodus, sistemingai tikrinti matavimo priemonių būklę bei jų naudojimą. „Metrologinis darbas ypač svarbus tada, kai įmonėje kuriama ir gaminama nauja sudėtinga produkcija.Tada būtina pagrįsti naujų gaminių konstravimo pagrindinius technologijos parametrus“ (Stoškus S., Beržinskienė D., 2005, p.152). Vyriausiojo metrologo skyrius turi teisę kontroliuoti įmonėje sudaromos techninės dokumentacijos, matavimo priemonių tikslumą; kontroliuoti naujos matavimo technikos diegimo planus, neleisti naudoti matavimo priemonių, neužtikrinančių nomatyvinėje ir techninėje dokumentacijoje nurodytų reikalavimų, skirtų technologinių procesų ir gaminių kokybei kontroliuoti. 20. Išvados Šiame darbe aprašyta viena iš pagrindinių valdymo funkcijų – organizavimas, kuris suprantamas skirtingai. Organizavimas tampriai siejasi su organizacine valdymo struktūra, ypač įgyvendinant ilgalaikius, strateginius planus. Tačiau valdymo struktūros sudarymas ir organizavimas – ne vienas ir tas pats dalykas. Organizacinė struktūra formuojama nuolatinių organizacijos valdymo tikslų įgyvendinimui bei procesų valdymui, o organizavimo funkcija užtikrina kiekvieno konkretaus plano organizacines priemones. Vadybos prasme organizavimas - tai vientisų sistemų iš žmonių, įrengimų ir medžiagų projektavimas, tobulinimas ir, pasitelkus kitas vadybos funkcijas, įgyvendinimas. Darbas irgi yra tokių sistemų elementas. Darbus atlieka žmonės, o organizavimo funkcija yra nurodyti kiekvienam darbuotojui jo darbą bei suteikti jam įgaliojimus, t.y. teises ištekliams panaudoti. „Organizavimo procesas struktūrizuoja darbą ir formuoja padalinius, atsižvelgdamas į įstaigos dydį, jos tikslus, technologiją bei personalą. Egzistuoja daugybė elementų, kuriuos būtina struktūrizuoti, kad organizacija galėtų įvykdyti savo planus ir pasiekti užsibrėžtą tikslą.“ (Stoškus S., 2002, p. 118). Šiuolaikinis organizavimas remiasi sisteminiu požiūriu, taip pat nuolatiniu bei visuotiniu procesų racionalizavimu. Organizavimas akivaizdžiai ir tiesiogiai susietas su daugeliu veiksmo uždavinių sprendimu, pvz.: įmonės organizavimas yra atitinkamos struktūros sudarymas, jos įgyvendinimas, išbandymas ir tobulinimas. Gera, tobula organizacijos strategija leidžia žmonėms bendrai ir rezultatyviai dirbti. Verslininkas, norėdamas sėkmingai dirbti, turi išmokti vertinti vykstančius pokyčius šalies ekonomikoje, mažinti veiklos sąnaudas ir siekti geriausių rezultatų. Tam jis turi išmanyti naujausias vadybos teorijas, vadybos funkcijas, jų svarbą ir nepažeisti verslo etikos reikalavimų. 21. Literatūra 1. Aleknavičienė, V. (2005). Veiklos kūrimas ir organizavimas. Kaunas: Technologija. 2. Juozaitienė, L., Staponkienė, J. (2006). Verslo ir vadybos įvadas. Šiaulių universiteto leidykla. 3. Lukaševičius, K., Martinkus, B. (2001). Verslo vadyba. Kaunas: Technologija. 4. Martinkus, B., Žičkienė, S. (2006). Verslo organizavimas. Šiaulių universiteto leidykla. 5. Sakalas, A. (2003). Personalo vadyba. Vilnius. 6. Stoškus, S. (2002). Bendrieji vadybos aspektai. Šiaulių universiteto leidykla. 7. Stoškus, S., Beržinskienė, D. (2005). Vadyba. Kaunas: technologija. 8. Stoškus, S., Beržinskienė, D. (2005). Pokyčių valdymas. Šiaulių universiteto leidykla. 9. Organizavimo teorija [interaktyvus]. [Žiūrėta 2008m. vasario 22 d.]. Prieiga per internetą:

Daugiau informacijos...

★ Klientai rekomenduoja

Šį rašto darbą rekomenduoja mūsų klientai. Ką tai reiškia?

Mūsų svetainėje pateikiama dešimtys tūkstančių skirtingų rašto darbų, kuriuos įkėlė daugybė moksleivių ir studentų su skirtingais gabumais. Būtent šis rašto darbas yra patikrintas specialistų ir rekomenduojamas kitų klientų, kurie po atsisiuntimo įvertino šį mokslo darbą teigiamai. Todėl galite būti tikri, kad šis pasirinkimas geriausias!