Verslo komunikacija ir jos rengimo metodika

ĮVADAS Ciceronas yra pasakęs: “Kiek tik kartų kalbame, tiek kartų esame teisiami. Ir jeigu kas suklysta vaidindamas teatre, ne iš karto apie jį pasakoma, kad nemoka vaidinti, tačiau jeigu suklys oratorius, nuomonė apie jo kvailumą gyvuos arba amžinai, arba labai ilgai.” Todėl norėdami būti geri oratoriai, pranešėjai ar šiaip gerai sakyti kalbas prieš dideles auditorijas , privaloma žinoti būtiniausius dalykus, kaip atitinkamai pasiruošti kalboms, tai yra, kalbėsenos taisyklingumas, aiškumas, nuoseklumas, klausytojo dėmesio sukaustymas ir t.t. Darbo objektas: verslo komunikacija ir jos rengimo metodika. Darbo tikslas: 1. Žinoti verslo komunikacijos rūšis; 2. Žinoti verslo kalbų funkcijas, rengimo metodiką; 3. Sugebėti tikslingai ir logiškai išdėstyti bei sukomponuoti kalbos tekstą; Kad pasiekčiau numatytus tikslus reikės gerai išnagrinėti, kokius įgūdžius ir kaip išsiugdyti. Tai padarysiu pateikdama iškalbos mokymo metodiką bei metodinius nurodymus. 1.LAIŠKAI VERSLO TEMA Laiškų rašymas yra viena iš pagrindinių verslo komunikacijos dalių. Be bendravimo telefonu ir faksu , laiškai rašomi pastoviai. Tai kas sutarta telefonu turi būti patvirtinta raštu. Laiškas dažnai yra susitarimo ar kontrakto pagrindas, todėl turi būti rašomas labai atidžiai, net trumpiausi ir paprasčiausi laiškai turi prasmę. Rašant reikia mąstyti. Tiesiogiai bendraujant arba kalbant telefonu, reaguojama į pasakytą žodį, bet reakcija į laišką nėra žinoma tol, kol negautas atsakymas. Parašius laišką, reikia jį atidžiai perskaityti, patikrinti, ar viską parašėte teisingai ko norėjote. Dar kartą perskaitykite, įsivaizduodami, save gavėjo vietoje, numatydami, kokį įspūdį padarys laiškas. Labai svarbus dalykas yra laiškų rašymas užsienio kalba. Neverskite sakinių pažodžiui iš savo gimtosios kalbos, nes galite padaryti prasminių klaidų. Sąvokų, posakių, susijusių su verslu, jokiu būdu negalima versti pažodžiui, kadangi kiekviena kalba turi tik jai būdingas idiomas. Dažnai klausiama: "kokio ilgio turėtų būti geras laiškas?" Atsakymas toks: "Tokio ilgio, koks būtinas pasakyti tam, ką norite pasakyti." Tai interpretuojama skirtingai; interpretacija priklauso nuo paties rašančiojo. Kadangi laiško tikslas yra užtikrinti skaitytojo interesą ir bendradarbiavimą su juo, laišką reikėtų pradėti nuo sakinių, kurie supažindintų su reikalu. Įžanga neturi būti per daug ilga, bet mandagi. Toliau reikėtų rašyti apie reikalą, pateikti informaciją ar argumentus. Žodžius reikia parinkti taip, kad sakiniai būtų sklandus, tarpusavyje susiję. Trumpi arba padriki sakiniai gadina įspūdį. Laiško pabaiga turėtų būti trumpa, bet, kad skaitytojas pajustų, kad buvo atsižvelgta į jo požiūrį. Kiekvienas turime savo rašymo stilių, bet reikia prisiminti, kad kasdieniniam verslo laiškui trūksta įvairumo, nes tam tikros frazės vartojamos labai dažnai. Tai labai padeda užsieniečiui, kuris gali jomis pasikliauti, rašydamas laišką. Didesnę "rašymo laisvę" galima pritaikyti ir verslo korespondencijai, susijusiai su specialiais pasiūlymais, derybomis, pranešimais ir vartotojų skundais; nes jiems visiems reikia individualaus vertinimo. Čia laiško autorius turi ne tik aiškiai parašyti, bet ir sukurti skaitytojo vaizduotėje teisingą požiūrį ir supratimą į konkrečius dalykus. Prekiaujant su užsieniu yra daugybė problemų ir komplikacijų, todėl laiškų ir raštų formų naudojimas yra būtinybė: jos palengvina verslo santykius, nurodo apribojimų laikymąsį, taisykles ir apsaugo nuo nereikalingos korespondencijos. 2.VERSLO LAIŠKŲ RAŠYMO METODAI Įstaigos, palaikydamos ryšį su klientais, bankais, gamintojais rašo ne tik raštus, bet ir dalykinius laiškus. Rašto ir laiško sąvokos skiriasi. Kai objektyviai, be kreipinių, šaltai išdėstome reikalus įstaigai ar jos pareigūnui - tokį siunčiamą tekstą vadiname raštu. Kai rašydami kreipiamės į asmenį ir reikalą išdėstome daug šilčiau, asmeniškiau, - tokį tekstą vadiname dalykiniu laišku. Laišku rašymas yra viena pagrindinių verslo komunikacijos dalių. Telefoninius, fakso, telegrafo susitarimus būtina patvirtinti raštu. Laiškai dažnai yra sutarties arba kontrakto pagrindas, todėl jie turi būti rašomi labai atidžiai, net patys trumpiausi ir paprasčiausi laiškai turi prasmę. Labai svarbu, kad laiško turinys būtu sklandus ir aiškus, todėl reikia vengti pasikartojimų, nepradėti sakinių dalelytėmis, įvardžiais, jungtukais. Kiekvienas turi savo rašymo stilių, bet reikia nepamiršti, kad pats suprantamiausias -šnekamasis stilius, kuris suteikia kalbai paprastumo ir šiltumo įspūdį. Laiškai Lietuvoje rašomi ant A4 formato popieriaus lapo. Kitose valstybėse, pvz.: JAV vartojamas LETTER SIZE ir LEGAL SIZE, antrasis yra ketvirtadaliu ilgesnis. Kairėje lapo pusėje būtina palikti 30 mm, o dešinėje taip pat reikia stengtis palikti lygią paraštę, t.y. 10 mm. nuo krašto. JAV leidžiamos didesnės nei 35mm. paraštės iš visų kraštų. Komercinėje korespondencijoje vengiama kelti žodžius iš vienos eilutės į kitą. Bendraujant su užsienio partneriais, reikėtų žinoti jų šalių raštvedybos taisykles ir tradicijas. Tai sakytina tiek apie rašto rekvizitus, tiek apie jų įforminimą. Užsienyje šiems dalykams skiriama labai daug dėmesio. Naudojami tokie dalykinių laiškų rašymo stiliai: A - absoliučiai blokinis stilius , tai dažniausiai vartojamas dalykinių laiškų rašymo stilius. Čia kiekvienas rekvizitas sudaro atskirą bloką. Visi dokumento blokai pradedami rašyti nuo nulinės kairiosios paraštės ribos .Blokai ir teksto pastraipos atskiriamos dvigubu intarevalu. B - standartinių blokų stilius. Atskiras rekvizitas sudaro bloką, tačiau blokų išdėstymas blanke visiškai skiriasi nuo blokinio stiliaus. Datos, atsisveikinimo formulė ir parašo blokas spausdinimas nuo blanko vidurio į dešinę. Visi kiti blokai yra spausdinami nuo kairiosios paraštės ribos . C - pusiau blokinis stilius. Čia rekvizitai sudaro atskirus blokus. Tik data rašoma viduryje blanko ir parašo blokas rašomas nuo blanko vidurio, o kiekviena teksto pastraipa atitraukiama nuo paraštės per 1 tabuliatoriaus padėtį. D - dantyto įrašo stilius. Skiriasi nuo pusiau blokinio stiliaus tuo, kad adreso, atsisveikinimo formulė ir parašo rekvizitai rašomi kiekvieną eilutę pastumiant į dešinę per 1 tabuliatoriaus padėtį. E - tai sutrumpintas absoliučiai blokinis stilius. Nespausdinamas kreipinys, atsisveikinimo formulė ir įmonės pavadinimas parašo bloke. Sis stilius plačiai taikomas masiškai siunčiamiems informaciniams raštams. 3.DALYKINIŲ LAIŠKŲ DALYS 1.ANTRAŠTĖ Antraštėje nurodomas siuntėjo įstaigos pavadinimas, adresas, telefonas, faksas ir atsiskaitoma sąskaita banke. Kadangi pastaruoju metu organiozacijos adresas ir kiti duomenys spausdinami apatinėje paraštėje, tai įprastoje antraštės vietoje paliekamas tik firmos pavadinimas ir jos ženklas. Po orgnizacijos pavadinimo trumpai apibūdinama jos veikla. 2.DATA. Laiško data gali būti rašoma nuo kairiosios paraštės ribos arba nuo lapo vidurio į dešinę. Data rašoma pagal Lietuvoje galiojantį standartą, po antrašte praleidus 3-4 eilutes. Pasaulyje paplitę kitokie datos užrašymo būdai: 3.ADRESATAS (vidinis adresas) Tai asmens ar įstaigos, kuriam siunčiamas laiškas, adresas. Rašomas nuo kairiosios paraštės ribos, praleidus po data 2-4 eilutes. Įmonės pavadinimas ar asmens pavardė paprastai rašomi atskiroje eilutėje. Po to rašome namo numerį, gatvės pavadinimą, grafystės ar valstijos pavadinimą, pašto indeksą. 4.KREIPINYS (pasisveikinimas) Rašomas nuo kairiosios paraštės ribos.. Po juo gali būti dedamas kablelis, dvitaškis arba nieko. Pvz.: Gerb.A.Arlauskai Jei nežinome žmogaus, kuriam rašome, vardo ir pavardės, rekomenduojama naudoti supaprastinto laiško formą, kur kreipinys praleidžiamas. Noront, kad įmonei adresuotą laišką skaitytų konkretus darbuotojas, prieš kreipinį rašoma: ATTENTION: Mr.Mindaugas: šis užrašas dažniausiai pabraukiamas, kad būtų atkreiptas dėmesys. 5.LAIŠKO TURINYS (esmė) Paprastai laišką sudaro 2 ar daugiau pastraipų. Kiekvieną pastraipą išreiškia vieną užbaigtą mintį. Labai svarbus yra laiško tonas,kuris privalo būti teigiamas ir ramus. Laiškas turi būti trumpas, logiškas ir aiškus. Laiško tekste pirmenybė teikiama trumpiems sakiniams. Rekomenduojama rašyti paprastais sakiniais, juos derinant su sudėtiniais. Laiškų kalbos stilius pastaruoju metu vis labiau panašėja į šnekamąjį, kad nebūtų pernelyg oficialus arba išdidus. 6. A TSISVEIKINIMO FORMULĖ Atsisveikinimo formulė rašoma kairėje arba dešnėje laiško pusėje po laiško turiniu ir po jos dedamas kablelis. 7.PARAŠAS Pasirašoma po atsisveikinimo formule. Kitoje eilutėje, po parašu, išspausdinama siuntėjo vardas ir pavardė, dar žemiau - užimamos pareigos. Vardo inicialus galima trumpinti. 8.PRIEDAI Kai kartu su laišku siunčiami papildomi dokumentai ar informacija, kairėje lapo pusėje rašomas žodis „Priedas" KETURIOS PAGRINDINES DALYKINIŲ LAIŠKŲ RENGIMO TAISYKLĖS Kiekvienas dalykinis laiškas rašomas norint ko nors pasiekti arba ką nors pasiūlyti. Teisingai parašytas laiškas nesiskiria nuo gero reklamos skelbimo. Egzistuoja tam tikros laiškų rengimo taisyklės, kurių tikslas - atkreipti ir pritraukti adresato dėmesį, skatinti jį veikti. Kiekvieną šių taisyklių galima išreikšti tokiais žodžiais: • dėmesys; • interesas; • prašymas; • veiksmas. Laiško autorius privalo sudominti skaitytoją. Pirmoji laiško rašymo taisyklė skelbia, kad įvadinė laiško frazė turi intriguoti ir atkreipti dėmesį. Teisingai parašytą laišką atskiriame iš pirmojo sakinio arba pirmosios pastraipos. Teisingai parašyti dalykiniai laiškai kuriami pagal vieną schemą: pirmosios laiško eilutės privalo patraukti dėmesį, kad einantys po jų sakiniai sužadintų skaitytojo interesą. Kitose pastraipose išsakomas prašymas, o paskutinė laiško dalis skatina skaitytoją veikti. DALYKINIŲ LAIŠKŲ REIKALAVIMAI • Laiškai Lietuvoje rašomi ant A4 formato, geros kokybės popieriaus. • Paraščių ribos kaip raštvedybos dokumente. • Dalykinėje korespondencijoje vengiama kelti žodžius iš vienos eilutės į kitą. • Puslapiai numeruojami kaip raštvedybos dokumentuose, antrasis lapas turi būti tokios pat kokybės ir dydžio kaip pirmasis. • Dalykiniai laiškai rašomi paliekant vieną tuščią eilutę tarp teksto eilučių ir 2 eilutes tarp pastraipų. • Pastraipos paprastai ne ilgesnės nei 5 - 6 eilutės ir pradedamos rašyti nuo kairiosios paraštės.(30mm nuo krašto). Kiekviena pastraipa turi išryškinti vieną pagrindinę mintį. • Dalykinė korespondencija paprastai rašoma standartiniu šriftu, kompiuteriu ar mašinėle (12 šriftas). • Laiškas turėtų būti: informuojantis arba įtikinantis. 4.LAIŠKŲ RŪŠYS Bet koks dalykinis laiškas ar dokumentas turi perteikti reikalingą informaciją ir sukurti autoriaus įvaizdį. Visus laiškus sąlyginai galima sugrupuoti taip: • prekybos susitarimai, sandoriai, kontraktai ir kita panaši korespondencija; • atsakomieji padėkos laiškai; • sveikinimai; • atsiprašymai; • reikalavimai ir paklausimai;skundai (reklamacijos), Šiais laiškų grupes dar galima skirstyti į dvi kategorijas: • formalūs; • neformalūs. Neformalioje korespondencijoje paprastai vartojami paprasti, maloniniai žodžiai, kurie kuria artimos pažinties atmosferą. Tokie žodžiai, kaip puikus, žavus, geras suartina laiško autorių ir jo adresatą. LAIŠKŲ BLANKAS Dalykiniai (verslo) laiškai paprastai rašomi blankuose. Viršutinėje blanko dalyje paprastai ypatingu šriftu užrašomas oficialiai registruotas firmos, organizacijos pavadinimas. Susirašinėj ant ir įforminant įvairius dokumentus reikia naudoti tokį organizacijos pavadinimą, koks užrašytas ant blanko. Greta oficialiai įregistruoto įmonės pavadinimo nurodomas jos sutrumpintas pavadinimas arba simbolis ir tokia informacija: • trumpa fimos, organizacijos, kompanijos komercinės veiklos charakteristika; • pašto adresas; • telefono numeris; • fakso numeris; • banko ryšio numeris pagal S.W.I.F.T. - tarptautinę tarpbankinių telekomunikacinių atsiskaitymų sistemą; • dukterinių skyrių ar atstovybių pavadinimai (jeigu yra), nurodant valstybes ir miestus. Kartais visa arba dalis šios informacijos būna parašyta blanko apatinėje dalyje.. Labai dažnai blanko viršuje , po antrašte (pavadinimu), pateikiama informacija, kam adresuojami atsakymai. PAKLAUSIMAI Paklausimas - komercinis dokumentas, rodantis pardavėjo kreipimąsį į pirkėją, importuotojo kreipimąsi į eksportuotoją, prašymas pateikti išsamią informaciją apie prekę, paslaugas, pasiūlymas tiekti prekes. Paklausimo laiškai paprastai yra trumpi ir paprasti. Tokius laiškus dažnai rašančios firmos praktikuoja siųsti atspausdintas paklausimo formas. Paklausime trumpai ir aiškiai išdėstoma tai, kas domina. Paklausime paprastai nurodamas prekes, paslaugos pavadinimas ir sąlygos, pagal kurias importuotojas pageidauja gauti prekę, pavyzdžiui, prekės kiekis ir kokybė, jos modelis, kaina, tiekimo terminai, mokėjimo sąlygos. Tokio tipo paklausimai įeina į kontraktų ir sutarčių dokumentų grupę ,kurie naudojami sudarant ir rengiant sandorius. Rašant pirmąjį paklausimą reikėtų išdėstyti tai: 1. Trumpai paminėti iš kur sužinojote potencialaus tiekėjo pavardę. Šaltiniu gali būti ambasada, konsulatas arba komercijos rūmai, galbūt jūs matėte prekes parodoje, mugėje ar apie tai sužinojote iš skelbimų. 2. Nurodyti prekių paklausą regione. 3. Smulkiai aprašyti, ko norėtumėte, kad atsiųstų tiekėjas: katalogų informacijos apie kainas, nuolaidas, pavyzdžių. 4.ATSAKYMAI Į PAKLAUSIMUS IR PASIŪLYMUS Atsakymas į pirkėjo paklausimą turi būti trumpas, mandagus ir tiesus. Jei tiekėjas patenkina pirkėjo norus, jis atsako taip: 1. Padėkoja paklausėjui už laišką. 2. Suteikia visą informaciją, nurodydamas priedus, pavyzdžius ir kitas priemones, kurias išsiunčia paštu atskirai. 3. Suteikia papildomą informaciją, nors jos pirkėjas ir neprašė, tačiau ji gali būti jam reikšminga. 4. Užbaigia laišką viena dviem eilutėmis, kurios paskatintų pirkėją atsiųsti užsakymą. Atsakydamas į paklausimą, kuriame pardavėjas nepateikia pirkėjui konkretaus siūlymo pateikiama tokia informacija: 1. Kada bus nagrinėjama pirkėją dominanti informacija; 2. Paaiškinimas, apie galimybę tiekti pirkėjui jį dominančias prekes ; 3. Atsisakymas tiekti prekes; 4. Paklausimo sąlygų pasikeitimas (t. y. prekių kiekio, modelio, tiekimo terminų); 5. Pasižadėjimas tiekti pirkėjui prekes. UŽSAKYMAI Rašydamas užsakymą pirkėjas privalo būti tikslus. Klaida, padaryta užrašant katalogo numerį arba neteisingai atspausdintas kiekį nurodantis skaičius, gali sukelti daug problemų, kurių vėliau nebus galima ištaisyti. Norint to išvengti reikia tikrinti užsakymą du kartus. Pirkėjas turėtų nepamiršti, kad aiškumas yra vienas iš privalomų dalykų, todėl jis turi tiksliai paaiškinti pardavėjui, ko jis nori ir užsakydamas prekes privalo: 1. Nurodyti katalogą, pavyzdį ar korespondenciją kurioje siūlomos prekė;. 2. Aiškiai nurodyti reikalingų prekių kiekį, kokybę, katalogo numerį, įpakavimą ir 1.1.; 3. Nurodyti alternatyvas, kuriomis galima pakeisti prekes, jeigu jos netinkamos; 4. Nurodyti visas sąlygas: atsiskaitymo ar prekių grąžinimo, jeigu jos netinkamo; 5. Užbaigti laišką taip, kad tiekėjas greitai ir atidžiai išpildytų užsakymą. SKUNDAI ( REKLAMACIJOS ), ATSAKYMAI Į JUOS Nereikėtų skųstis, jei versle viskas būtų atidžiai rengiama: užsakymai tikrinami, įpakavimas prižiūrimas, kokybę kontroliuotų ekspertai ir dėl to būtų išvengta klaidų ir nuostolių.Deja, dažnai daroma klaidų, prekės blogai prižiūrimos, dėl skubėjimo ir ir kitų netikslumų įyksta nelaimingų atsitikimų, todėl klaidos yra neišvengiamos, o pirkėjai skundžiasi. Jei pirkėjas nepatenkintas užsakymu, jis rašys skundą ir aiškiai nurodys abejotinas prekes, užsakymo numerį arba sąskaitą, išdėstys problemos esmę ir pareikš kokių veiksmų tikisi. Pirkėjas neturi priimti prekių, jei jos neatitinka užsakymo, išskyrus tuos atvejus, kai prekės pakeičiamos arba jų kaina sumažinama susitarus pardavėjui su pirkėju. Reklamacija - komercinis dokumentas, pateikiantis pretenziją šaliai, pažeidusiai prisiimtus pagal kontraktą, sutartį, įsipareigojimus ir reikalaujantis atlyginti nuostolius. Reklamacijos gali būti pateiktos dėl prekės kiekio ir kokybės, tiekimo terminų, įpakavimo, žymėjimo, mokėjimų ir kitų kontrakto sąlygų. Reklamacijoje turi būti patekta tokia informacija: 1. Pretenzijos pareiškimo pagrindas. 2. Įrodymai - nuorodos į norminius aktus ir dokumentus, pavyzdžius, technines sąlygas, ekspertizės, priėmimo, gaminio bandymo bei komercinius aktus. 3. Pretenzijas pateikusios šalies konkretūs reikalavimai, pavyzdžiui, reikalavimas nekokybišką prekę pakeisti kokybiška arba sumažinti prekės kainą, grąžinti pinigus už nepateiktą prekių kiekį, reikalauti padaryti piniginę nuolaidą nuo visos prekių partijos vertės, reikalauti nutraukti kontraktą ir atlyginti nuostolius, atsiradusius dėl kontrakto nevykdymo. Reklamacija pateikiama raštu, registruotu laišku, pridedant visus dokumentus patvirtinančius reklamacija. Jei reklamacijos negalima sureguliuoti šalių susitarimu, ginčas perduodamas į arbitražą, kurio sprendimas yra galutinis ir privalomas abiem šalims. 5. VERSLO KALBOS PLANAVIMAS Visos oratoriaus jėgos ir gebėjimai yra suskirstyti į penkis etapus: pirma, jis turi rasti temą savo kalbai; antra, temą turi išdėstyti tam tikra tvarka, atsižvelgdamas į aplinkybes ir argumentus; trečia, visa tai tarsi aprengti kalbinės raiškos priemonėmis; paskui įtvirtinti atmintyje; pagaliau oriai ir gražiai kalbą pasakyti. Paprastai yra nurodomas šešių- septynių dienų laikotarpis, nusakantis kiekvienos dienos uždavinius. Tikslingiausiai šį laiką siūloma suskirstyti taip: Dienos prieš kalbą Rengimosi užduotys 7 Išsirinkti temą; numatyti kalbos intenciją ir tikslą; nustatyti, kam bus kalbama, kada ir kur; ką bus norėta pasakyti. 6 Susirinkti medžiagą; dirbti bibliotekoje; 5 Suplanuoti kalbos dėstymą – pagrindinę jos dalį. 4 Parengti įžangą ir pabaigą. 3 Pasirašyti kalbos tekstą. Jei reikia rasti papildomos medžiagos. 2 Garsiai pasakyti savo kalbą. Ieškoti tinkamų žodžių, tobulinti sintaksinę išraiką. 1 Praktikuotis. Paskirtas laikas Pasakyti kalbą. Tačiau norint tikrai gerai pasiruošti kalbai, neužtenka turėti tik tokį planiuką, kurį parašiau aukščiau. Reikia viską daug smulkiau išstudijuoti, ką aš ir pabandysiu padaryti savo darbe. Kokia graži bebūtų kalba, ji tampa nereikalinga, o kai kada ir kenksminga, jeigu neveda į tiesų tikslą. Visų pirma, kalbai reikalinga motyvacija. Ruošiantysis turi žinoti , ką, kaip ir kada pasakyti norint su teikti malonumą savo kalba ar būti suprastam. Taip pat turi atsakyti sau, ar jis nori savo kalba žmones informuoti, ar įtikinti, o galbūt paskatinti veikti arba paprasčiausiai sužadinti jausmus. Reikia nepamiršti ruošiantis kalbai, išanalizuoti ir taip vadinamuosius adresantus. Tai yra, išsiaiškinti, kam bus kalbama. Pirmiausia siūloma išsiaiškinti klausytojų amžių, lytį, koks jų išsilavinimas, kuo užsiima, kokia tautybė bei religinės pažiūros. Kadangi būtent nuo to ir priklauso ar žmogaus kalba, kurią jis ruošia, yra tinkama tai auditorijai. Antras, taip pat labai svarbus dalykas, kurį reikia žinoti, tai ar klausantiems žmonėms aktuali ši tema, ar jie domisi tuo, apie ką bus kalbama, koks jų požiūris ir pan. Nes jei žmonėms nėra įdomu, jie nieko apie tai nežino, tai ir kalba turi būti elementari, tačiau jei yra atvirkščiai- pats kalbėtojas turi parodyti savo išmanymą. Beje, kad tai išsiaiškinti, siūlomas patogiausias būdas- apklausa, kuri gali būti atliekama žodžiu arba raštu. Po apklausos apibendrinus rezultatus yra privaloma atsižvelgti į auditoriją: 1. Nekalbėti, apie ką auditorija jau žino; 2. Stengtis klausytojus suinteresuoti. O tai pasiekti reikia kreipiantis į juos, kad kalbą jie priimtų kaip aktualią sau; 3. Nebūti per daug dalykiškam, kad terminai, kurie yra vartojami, būtų visiems suprantami; 4. Reikia stengtis vengti sausų faktų; 5. Visą laiką, kol žmogus ruošiasi turi klausti savęs: kas auditorijai patiks, o kas ne, kas galėtų patikti ir kas ne? Kuo gali suabejoti ir ko paklausti? Ir t.t. Labai svarbu pažiūrėti į viską klausytojų akimis. Norint suformuluoti tikslą reikėtų: 1) sudaryti frazę su bendratimi , kadangi bendratis rodo kryptį; 2) užrašyti tikslą pilnu sakiniu; 3) užrašyti tik vieną mintį. Išsiaiškinus tai, seka kitas žingsnis: planas. Paprastai yra rengiami du planai. Vienas- ruošiantis kalbai, kuris nėra labai išsamus, tačiau toks, kurio reikia kalbėtojui, kad galėtų deramai pasiruošti kalbai. Antrasis- rengiantis sakyti kalbą, kuris yra trumpas, sufleruojantis ir padėtų atsistojus prieš auditoriją. Kad oratorius rastų kalbos temą, jam reikalingi trys dalykai: įžvalgumas, supratimas, ir pastangos. Ciceronas Patariama kalbai imti vieną pagrindinę temą, kadangi daug minčių išblaško viena kitą. D. Karnegis sako: “ Parinkite šimtą minčių ir devyniasdešimt iš jų atmeskite. Surinkite daugiau informacijos … ir pajusite, kokią įtaką žinios daro Jūsų sąmonei, nuotaikai, kalbos manierai. Tai pagrindinis, svarbiausias pasiruošimo veiksnys.” Temai rasti yra siūlomi keli būdai: 1. Peržvelgti hobį, interesus bei patirtį. 2. Peržvelgti tam tikras, tokias kaip menas, mokslas ar politika, temas. 3. Pavartyti enciklopediją. Susiradus temą, seka kitas, labai svarbus žingsnis. Tai yra pavadinimas. Beje, yra trys pavadinimų rūšys: 1. Tiesioginis dalyko pavadinimas; 2. Klausimas; 3. Intriguojantis pavadinimas. Taigi, pasirinkus temą ir susigalvojus pavadinimą, svarbu atsirinkti reikalingą ir nereikalingą informaciją kalbai. Siūloma nesistengti panaudoti visos surinktos medžiagos. Nes ne medžiaga pasako, kaip planuoti, o kalbos intencija, tikslas, adresatas bei situacija. Antras, bet taip pat labai svarbus žingsnis ruošiantis kalbai yra pilnu sakiniu užsirašyti tikslą ir pagrindinę mintį. Kalbos tikslas turėtų būti aiškus dar prieš renkant medžiagą, o pagrindinė mintis gali išryškėti kai medžiaga jau surinkta. Svarbu išsiaiškinti ar vienas su kitu neprasilenkia. Trečias žingsnis yra toks, kad reikia laikytis trijų planavimo principų: 1. Skaidyti; 2. Derinti; 3. Rikiuoti. Pirmas planavimo principas- reik suskirstyti temą į teiginius, kurie bendrai paėmus atspindėtų pagrindinę mintį. Antrasis- stebėti, kad visi teiginiai būtų vienodai svarbūs ir sietųsi vienas su kitu. Ir trečias, taip pat svarbus principas yra sudaryti planą tokia tvarka, kad medžiagos dėstymas atitiktų rengėjo tikslą. Ketvirtasis punktas yra pagrindinius teiginius bei juos pagrindžiančius argumentus užsirašyti pilnu sakiniu, kadangi taip žmogaus mintis jam pačiam pasidarys aiški. Po šio punkto eina sekantis, ne ką mažiau svarbus nei ankstesnieji- ant atskiro lapo pasižymėti kalbos “griaučius”. Vienas iš svarbiausių reikalavimų bei patarimų yra laiko paskirstymas. Svarbu apmastyti, kiek maždaug laiko užims kiekviena kalbos dalis, kadangi reik nepamiršti, kiek laiko žmogus turės visai kalbai. Baiginėjant planą, svarbu numatyti, kurios frazės ar sakiniai turėtų padėti klausytojams suprasti, kad buvo baigta kalbėti apie vieną dalyką ir pereinama prie kito. Galiausiai, baigus planą, reikia neužmiršti nurodyti šaltinius, kuriais buvo remtasi ruošiant kalbą. Tai yra, sudaryti literatūros sąrašą. Viešoji sakytinė kalba derina įvairias kalbėjimo funkcijas, ir todėl ji yra tarsi vidurys tarp dalykinio, buitinio bei meninio kalbėjimo. Apie tai kalbu todėl, kad žmogus, kuris ruošia kalbą turi žinoti, kokiai kalbai kas būdinga, kad tinkamai ją paruoštų. Pavyzdžiui, dalykinei kalbai yra būdingas logiškumas, tikslumas, išsamumas ir t.t., o meninei- vaizdingumas, skambumas, emocingumas ir pan. Nors Aristotelis retoriką apibrėžė kaip “meną, panaudojantį visas galimas poveikio priemones, tinkančias duotai situacijai”, tačiau leksinių bei sintaksinių išgalių pasirinkimas turi atitikti dalyką, apie kurį yra kalbama. Kaip efektyviausiais kalbėjimo principais yra įvardinti: 1. Taisyklingumas; 2. Aiškumas; 3. Tinkamumas; 4. Gyvumas. 8. ADRESATAS IR ADRESANTAS Adresantu yra vadinamas tas, kuris perduoda informaciją. Šiuo atveju tai yra kalbėtojas. Dažniausiai skiriami trys- keturi kalbėtojų tipai. Pagal S. Ivanovą skiriami šie tipai: 1. Racionalusis, kuris linkęs daugiau analizuoti reiškinius, juos svarstyti ar argumentuoti. 2. Intuityvusis. Emocinio tipo kalbėtojas šneka įsijautęs ir aistringai, nevengdamas aštresnio žodžio. 3. “Filosofinis” tipas- gali būti labiau ar ne tiek jausmingi arba labiau ar ne itin linkę analizuoti. 4. Lyrinis arba vaizdinis. Masto daugiau vaizdais. Adresatu vadinamas tas, kuriam informacija yra perduodama. Šiuo atveju - klausytojai. Kaip aukščiau minėjau, kalbėtojas turi žinoti savo klausytojų poreikius interesus, pažiūras bei žinių lygį, kad lengvai su jais eitų bendrauti. Jis turi iš anksto žinoti, kam kalbės ir kiek jo auditorijai yra aktuali pasakojama tema. Taip pat labai svarbu žinoti kokio dydžio bus patalpa, kurioje bus sakoma kalba bei kiek bus klausytojų. Kadangi kalbėjimo pobūdis, balso stiprumas bei distancija tarp adresato ir adresanto priklauso nuo auditorijos dydžio: 1. Asmeniniai kontaktai (nuo 0,6 m iki 1,0 m) : balso stiprumas silpnas, o kalbos pobūdis - privatus. 2. Maža uždara grupė ( 0,6 m – 1,5 m) : balso stiprumas silpnas, o kalbos pobūdis - privatus. 3. Maža uždara grupė ( 1,5 m – 2,5 m ) : balso stiprumas vidutinis, o kalbos pobūdis - pokalbio. 4. Maža auditorija ( 1,8 m – 3,0 m) : balso stiprumas vidutiniškai garsus, o kalbos pobūdis - viešo pokalbio. 5. Didelė auditorija ( 3,0 m – 6,0 m) : balso stiprumas garsus, o kalbos pobūdis – iškilmingas. 9. PASKUTINIS KALBOS PLANAS Taigi, pabaigai, prieš pradedant repetuoti kalbą dar siūloma būti pasirengus pateikti tokius nurodymus: 1. Kad būtų išlaikyta rengimosi plano struktūra bei simboliai, tačiau teiginiai būtų sutrumpinti iki minimumo, iki pagrindinių žodžių, kurie turėtų “užvesti ant kelio”. 2. Vienas iš svarbiausių patarimų- neužsirašinėti kalbos pilnais sakiniais. 3. Siūloma pasižymėti skaičius ir juos pateikiantį šaltinį, taip pat pilnas citatų užrašymas. 4. Tai kas svarbiausia, užsirašyti didžiosiomis raidėmis. Siūloma vartoti skirtingas spalvas bei sutartinius ženklus. Taip pat, kad užrašai nebūtų sugrūsti, kad būtų įmanoma juos iš tolo aiškiai suprasti. 5. Taip pat labai svarbu, kad būtų pasižymėta ne tik kas bus sakoma, bet ir kaip sakoma. 6. Kalbos planui užsirašyti siūlomi du variantai: pirmasis- ant didelio popieriaus lapo, kur vienu žvilgsniu būtų galima apžvelgti visą kalbą, o antrasis- ant atskirų, vienodo formato popieriaus lapelių. Antrasis yra patogesnis, kadangi kalbančiajam netrukdys laisvai judėti. Beveik kiekvieną dieną mums tenka pateikti įvairią informaciją: paaiškinti kaip nueiti kur nors, pakonsultuoti kaip ką daryti ar aptarti kokį įvykį, papasakoti kelionės įspūdžius ir pan. Yra trys svarbiausi mokymo dėsniai: 1. Prisitaikyti prie klausytojų lygio: eiti nuo žinomo prie nežinomo. 2. Pateikti aiškinimo planą. 3. Eiti nuo paprasto prie sudėtingo. Informavimo kalbas galima skirstyti įvairiai. Mokymui skiriamos: 1. Kalbos apie objektus- vietovės, daiktai, gyvūnai, net žmonės; 2. Kalbos apie įvykius- kas atsitiko, arba numanoma, kad gali atsitikti; 3. Kalbos apie procesus- tam tikrų veiksmų sistema, kuri įgalina gauti atitinkamą rezultatą; 4. Kalbos apie sąvokas- abstraktūs dalykai, pavyzdžiui, idėjos, įsitikinimai, įvairių mokslų sąvokos, teorijos. Šios kalbos yra pačios sudėtingiausios, kadangi liečia žmogaus požiūrį, įsitikinimus, vertybes ir pan. Yra keletas įtikinimo būdų: 1. Išdėstyti argumentus; 2. Sukurti bendrumo atmosferą; 3. Išgauti teigiamą atsakymą; 4. Įteigti sutikimą; 5. Parodyti, kad prašomas elgesys yra sankcionuotas gerbiamo žmogaus ar kompetentingos grupės; 6. Parodyti, kad pasiūlymas sutampa su klausytojų įsitikinimais; 7. Sukelti klausytojų baimę; 8. Paaiškinti, koks atlyginimas arba paskatinimas laukia; 9. Pateikti išsamią prašomos veiklos instrukciją, lyg sutikimas jau būtų gautas. Dažniausiai yra skiriami trys įtikinimo verslo kalbų tipai: 1) kalbos apie faktus; 2) kalbos apie vertybes; 3) kalbos apie veiklą; IŠVADOS Kalba tik tada pasiekia tikslą, kai už kiekvieno žodžio jaučiama kalbančiojo siela, jaučiama ją pažadinusi jėga, dvasinė būsena . N. Šelgunovas Retorika, kitaip dar vadinamas viešuoju kalbėjimu, yra gyvas ir lankstus prie gyvenimo sąlygų prisitaikantis mokslas. Retorika skelbia, kad prieš pradėdami rašyti ir kalbėti- išmokime mąstyti. Todėl puoselėkime savo mąstymo, kad jis būtų nuoseklus ir aiškus, kalbėjimo, kuris būtų ramus, aiškus bei klausymo kultūrą, kad būtume pavyzdžiais kitiems, dar tik pradedantiems mokytis šio mokslo. LITERATŪRA 1.Čeikauskienė M.Verslo korespondencija ir kontraktai.-Vilnius, 1995,1998. 2.Kazbaras R.Komercinio bendravimo raštai.-Vilnius, 1997. 3.Našliūnas A.Susirašinėjimas su užsienio partneriais.-Vilnius, 1995,1997.

Daugiau informacijos...

★ Klientai rekomenduoja

Šį rašto darbą rekomenduoja mūsų klientai. Ką tai reiškia?

Mūsų svetainėje pateikiama dešimtys tūkstančių skirtingų rašto darbų, kuriuos įkėlė daugybė moksleivių ir studentų su skirtingais gabumais. Būtent šis rašto darbas yra patikrintas specialistų ir rekomenduojamas kitų klientų, kurie po atsisiuntimo įvertino šį mokslo darbą teigiamai. Todėl galite būti tikri, kad šis pasirinkimas geriausias!