Dalykinė komunikacija. Dalyko metodinė medžiaga

1. KOMUNIKACIJOS ORGANIZACIJOJE RŪŠYS, TIPAI. KRYPTYS IR TRIKDŽIAI NETRUKUS _ Suprasite komunikacijos organizacijoje svarbą. _ Aptarsite vidinės komunikacijos kokybę lemiančius veiksnius. _ Įžvelgsite formaliosios ir neformaliosios komunikacijos skirtumus. _ Atskleisite skirtingų krypčių komunikacijos organizacijoje ypatumus. Organizacijos komunikacija yra dviejų rūšių: vidinė ir išorinė. Vidinė komunikacija apibūdinama kaip organizacijos narių keitimasis informacija siekiant organizacijos tikslų. Išorinė komunikacija – tai informacijos teikimas ir grįžtamojo ryšio užtikrinimas sąveikaujant su aplinka: klientais, partneriais, tiekėjais, žiniasklaida, valdžios atstovais ir kitomis visuomenės grupėmis. Šioje temoje analizuojama vidinė organizacijos komunikacija. 1.1. Vidinės komunikacijos organizacijoje svarba ir kokybė Kad būtų lengviau suprasti vidinės komunikacijos svarbą organizacijos gyvavimui, M. Munter (1987) rekomenduoja palyginti ją su kraujotakos sistema (žr. 1 pav.). 1 pav. Vidinė organizacijos komunikacija – lyg žmogaus kraujotakos sistema (Leonardo da Vinci piešinys) Įsivaizduokime, kad organizacija – gyvas organizmas: galva – jos vadovai, rankos – tiesiogiai su klientais bendraujantys darbuotojai, plaučiai – tiekimo skyriaus darbuotojai ir t. t. Informacija – lyg deguonis, kurį perneša kraujagyslėmis tekantis kraujas. Jei tik kraujotaka sutrinka, atitinkami organai nustoja funkcionuoti. Organizacijoje lygiai taip pat: sklandus informacijos judėjimas, neatskiriantis nė vieno padalinio ar organizacijos nario, užtikrina organizacijos veiklos sėkmę. Kuo didesnė organizacija, kuo painesnė jos valdymo struktūra, tuo sudėtingesnė jos komunikacinė sistema. Kokie veiksniai lemia organizacijos vidinės komunikacijos efektyvumą? Pagrindinis – logistikos lygmuo. Komunikacija sklandžiai vyksta tada, kai dokumentai adresatą pasiekia laiku, kiekvienas darbuotojas turi galimybę naudotis internetu ir intranetu, telefonai ir kitos komunikacijos priemonės veikia be priekaištų, informacija pateikiama darbuotojams suprantama kalba. Pavyzdžiui, kas nutiks, jei vadovas persiųs svarbią informaciją elektroniniu paštu, tačiau darbuotojas neturės galimybės naudotis internetu? Kokio rezultato galime tikėtis jei naujos užduoties atlikimo instrukcijas tvarkingai atspausdinsime, tačiau nepasirūpinsime jų padalyti užduotį atliekantiems darbuotojams? Toliau – dėmesio lygmuo. Informacija turi patraukti, sudominti darbuotojus, būti suprantama ir patikima. Jei susirinkime darbuotojai, užuot aktyviai svarstę, diskutavę, vertinę jiems pateiktą informaciją, žvilgčioja į laikrodį arba slapta naršo išmaniajame telefone, komunikacija nėra sklandi. Tiek informacijos teikėjas, tiek jos gavėjas turi sutelkti dėmesį, kad perduodama žinia adresatą pasiektų kuo mažiau pakitusi. Aktualumo lygmuo grįstas gavėjo motyvacija, jo suinteresuotumu priimti informaciją. Jei žinia bus pateikta suprantamai, įdomiai, tačiau nesvarbi darbuotojui, nieko nereiškianti jo veikloje, ta žinia bus menkai naudinga. Informacija turi būti susijusi su organizacijos aplinka, jos kultūra, perspektyvomis, galiausiai – su konkrečiomis užduotimis, kurias turi atlikti darbuotojai. Svarbu, kad organizacijos misija, vizija ir tikslai kiekvienam jos nariui būtų aiškūs, derėtų su jo karjeros tikslais, įkvėptų dirbti ir tobulėti. Aukščiausias yra poveikio lygmuo. Perduodant informaciją reikia turėti įtakos darbuotojo mąstymui, jo nuomonei, sustiprinti jo motyvaciją dirbti ir būti lojaliam organizacijai. Tik tada, kai pasiekiamas poveikio lygmuo, organizacijos komunikacija yra efektyvi. Tarkim, žinia laiku ir tiksliai pasiekia visus organizacijos narius (gerai veikiantis logistikos lygmuo), ji sudomina darbuotojus (dėmesio lygmuo), darbuotojai pripažįsta jos svarbą (aktualumo lygmuo), tačiau niekas dėl šios žinios organizacijoje nepasikeičia, nieko neįvyksta. Ar galima sakyti, kad komunikacija buvo efektyvi? UŽDUOTIS Remdamiesi komunikacijos kokybės lygmenimis, parašykite kokybės kriterijus, taikytinus komunikacijai vertinti jūsų organizacijoje (mokykloje, kolegijoje, darbovietėje, nevyriausybinėje organizacijoje ir pan.).Atlikite komunikacijos organizacijoje įvertinimą pagal šiuos kriterijus. Kuris komunikacijos lygmuo yra stipriausias? Kuriame lygmenyje pastebite problemų? Kaip jas išspręsti? 1.2. Formalioji ir neformalioji komunikacija organizacijoje Vidinė komunikacija organizacijoje gali būti dviejų tipų: formalioji ir neformalioji. Formalioji komunikacija – tai komunikacija, reguliuojama formalių, organizacijoje priimtų, bendravimo taisyklių: dalykinio kalbos stiliaus, atitinkamų komunikacijos kanalų parinkimo, subordinacijos ir kt. Formaliomis komunikacijos priemonėmis (susirinkimais, įsakymais, informaciniais elektroniniais laiškais) siekiama, kad oficiali žinia organizacijos darbuotojus pasiektų neiškraipyta ir nepakeista. Formaliai komunikuojant darbuotojams pateikiamos darbo instrukcijos, nurodymai, informacija apie darbo įvertinimą, vykdomas darbo veiklos koordinavimas, skatinamas grįžtamasis ryšys tarp organizacijos hierarchijos lygių. Formali komunikacijos kanalų struktūra atitinka organizacijoje įtvirtintą padalinių ir pareigybių hierarchiją (žr. 2 pav.) 2 pav. Formalios komunikacijos kanalų organizacijoje struktūros pavyzdys Neformalioji komunikacija yra neapibrėžta griežtų taisyklių, veikiama psichologinio artimumo, tarpusavio patrauklumo, su darbu nesusijusių interesų bendrumo ir vyksta tada, kai žmonės to nori. Neformaliai bendraujant neakcentuojamas statusas ar pareigybės. Pavyzdžiui, generalinis įmonės direktorius laisvalaikiu žaidžia krepšinį mėgėjų komandoje drauge su sandėlio darbininku. Aikštelėje ar persirengimo kambaryje greičiausiai jie kalbėsis apie sportą, tačiau neatmetama galimybė pasidalyti nuomonėmis ir apie įmonės veiklą. Neformalioji komunikacija pasižymi pačiais įvairiausiais informacijos perdavimo būdais: tai ir pokalbiai telefonu, ir neoficialūs elektroniniai laiškai, ir pašnekesiai akis į akį bei grupelėse. Neformaliai bendraujant asmeninė, organizacijai nereikšminga informacija susipina su darbui aktualiomis žiniomis, dalykinė informacija „aplipdoma“ nuomonėmis ir emocijomis. Neformaliais kanalais sklindančiame informacijos sraute gana sunku atskirti dalykinę informaciją nuo informacinio triukšmo. Neformalūs informacijos kanalai nekontroliuojami valdžios, todėl darbuotojų yra dažnai suvokiami kaip patikimas būdas greitai gauti „tikrą“, aktualią informaciją neraminančiais klausimais. Būtent neformalūs komunikacijos kanalai yra erdvė, kurioje gimsta ir sklando gandai. Pasak S. P. Robins (2003), „gandai kyla reaguojant į situacijas, kurios mums yra svarbios, kai atsiranda neaiškumų, be to, esant sąlygoms, keliančioms susirūpinimą. Tai, kad darbo situacijose būna visi šie elementai, paaiškina, kodėl organizacijoje klesti gandai“. Gandų išvengti neįmanoma, tačiau jais galima pasinaudoti kaip indikatoriumi, parodančiu, kas neramina organizacijos narius, kaip jie supranta ir interpretuoja dalykinę informaciją. G. Kulbeckienė ir A. Alejūnaitė (2013), tyrusios gandų fenomeną organizacijoje, nustatė, kad pagrindinė gando kilimo priežastis – noras gauti papildomų žinių apie rūpimą įvykį, reiškinį, asmenį. Tačiau visos naujienos turi būti svarbios ir įdomios tiek gando gavėjui, tiek perėmėjui, antraip gandas nustos sklisti. ĮDOMU Gandai ir paskalos – svarbesni už teisybę Mokslininkai nustatė, kad norint susidaryti nuomonę apie žmogų gandai gali būti svarbesni už tiesioginius stebėjimo duomenis. Maxo Planco evoliucinės biologijos institute (Vokietija) mokslų daktaras Ralfas Sommerfeldas su kolegomis pasinaudojo kompiuteriniu žaidimu. Devynių studentų grupelės buvo susodintos prie stalo. Kiekvienam studentui duota po nešiojamąjį kompiuterį, o jų vietos buvo atskirtos pertvaromis, kad vieno studento sprendimai nebūtų žinomi kitam. Kiekviename žaidimo etape studentai turėjo nuspręsti, ar duoti jam iš anksto priskirtam partneriui tam tikrą pinigų sumą, ar ne, nors partneris pačiam pinigus skiriančiam studentui nebuvo žinomas. Jei pinigai perduodami, teigiama, kad studentai bendradarbiavo. Vėliau žaidime buvo keičiami partneriais. Studentams taip pat buvo suteikiama papildomos informacijos: mokslininkai studentams atskleisdavo, kokius sprendimus jų skirtasis parneris yra priėmęs anksčiau, ką apie juos manė jų ankstesni partneriai, pavyzdžiui, „dosnus žaidėjas“ arba „bjaurus šykštuolis“. Į vėlesnius žaidimo etapus tyrėjai įtraukė ir gandų apie žaidėjus nuotrupų. Tyrimo autoriai nustatė, kad, žaidėjams pateikus duomenis apie jų partnerių ankstesnius sprendimus ir kitų žaidėjų komentarus (arba pačių mokslininkų komentarus, parašytus apsimetus žaidėjais), žaidėjai daugiau dėmesio kreipė į komentarus. Gandai žaidėjams buvo svarbiau nei faktais grįstas žinojimas. „Žmonės savo požiūrį į pasaulį gali priderinti prie kitų žmonių požiūrio. Jie nenori išsiskirti. Tam tikra prasme tai baugina, – teigia tyrėjai. http://www.delfi.lt/gyvenimas/karjera/gandai-ir-paskalos-svarbesni-uz-teisybę.d?id=14720247 Neformaliais kanalais žinia dažnai sklinda greičiau nei formaliais, todėl kartais pravartu pasinaudoti neformaliąja komunikacija kaip alternatyva formaliajai. Pavyzdžiui, žinutė apie planuojamą darbuotojams skirtą šventinę iškylą arba numatomas premijas neformaliais kanalais darbuotojus pasieks žaibišku greičiu. 1.3. Komunikacijos organizacijoje kryptys Formalioji komunikacija organizacijoje yra kelių krypčių: vertikali žemyn, vertikali aukštyn ir horizontali (žr. 3 pav.) 3 pav. Formaliosios komunikacijos organizacijoje kryptys Vertikalioji komunikacija – tai keitimasis informacija tarp skirtingų organizacijos hierarchinių lygių. Vadovams perduodant informaciją savo pavaldiniams vyksta vertikaliai žemyn nukreipta komunikacija. Dažniausiai taip pateikiami įvairūs nurodymai, užduotys, padalinių veiklos vertinimai, informacija apie organizacijos planus ir t. t. vertikaliai žemyn nukreipta komunikacija patiria trikdžių, susijusių su informacijos perdavimo priemonėmis ir žmogiškaisiais veiksniais. Kai vadovai, pateikdami informaciją organizacijos nariams, neatskleidžia žinios konteksto (pavyzdžiui, nenurodo, kodėl priimtas sprendimas reorganizuoti padalinį, kodėl nutraukiama vienokių ar kitokių produktų gamyba, kodėl stabdoma įmonės veikla ir visi darbuotojai išleidžiami atostogų), stokojantiems informacijos žmonėms sunku suvokti žinią ir vykdyti nurodymus. Tokiu atveju kyla žinios patikslinimo poreikis, ji interpretuojama remiantis turima patirtimi ir nuomonėmis, gimsta gandai, pridarantys nemažai žalos organizacijai. Kita problema – informacijos perteklius siunčiant žinią vertikaliai žemyn. Pavyzdžiui, vadovas be jokios atrankos visiems padaliniams persiunčia visą gaunamą informaciją, kurios didžioji dalis yra nereikšminga konkretaus padalinio darbuotojų veiklai. Kas tada vyksta? Darbuotojai nekreipia dėmesio į perteklinės informacijos srautus, dažnai ištrina elektroninius laiškus jų net neskaitę. Taip iškyla reali grėsmė, kad itin svarbi žinia bus nepastebėta, į ją bus nesureaguota. Dar viena kliūtis kylanti komunikuojant vadovams su pavaldiniais, netinkamas žinios siuntimo kanalo parinkimas. Pavyzdžiui, vadovas elektroniniame laiške išdėsto nurodymus tiems darbuotojams, kurie dirba namie prie kompiuterio ir neturi galimybės darbo metu tikrinti savo elektroninio pašto. Kitas pavyzdys: vadovas organizuoja visuotinį susirinkimą, kuriame pateikiama informacija aktuali tik daliai darbuotojų. Vertikaliai žemyn nukreiptą komunikaciją sunkina skirtingas siuntėjo ir gavėjo statusas. Išankstinė nuostata, kad vadovas visada teisus, baimė „užsitraukti nemalonę“ ar prarasti darbą lemia besąlygišką pritarimą vadovo siunčiamai žiniai. Nekritiškumas informacijai lemia sprendimų ribotumą, kuris turi įtakos organizacijos veiklos efektyvumui. Vertikaliai aukštyn nukreipta komunikacija vyksta tada, kai pavaldiniai vadovui teikia ataskaitas apie tai, kas daroma ir kas padaryta, praneša apie iškilusias darbo problemas, teikia pasiūlymus, kaip patobulinti organizacijos veiklą, pristato naujų projektų ir produktų idėjas, išreiškia pasitenkinimą ar nepasitenkinimą psichologiniu klimatu ir t. t. Dažniausiai pasitaikantis vertikaliai aukštyn nukreiptos komunikacijos trikdis – perduodamos informacijos filtravimas ir iškraipymas, susijęs su skirtingu siuntėjo ir gavėjo statusu bei įtaka. Kai darbuotojas vadovui turi perduoti nemalonią žinią, baimindamasis vadovo emocijų ar galimų neigiamų pasekmių karjerai, jis dažnai pagražina informaciją arba dalį jos nutyli. Informacijos iškraipymas ar nutylėjimas gali būti pražūtingas sprendžiant iškilusias problemas. Pasak S. P. Robins (2003), „pagrindinis filtravimo veiksnys – organizacijos struktūros lygmenų skaičius. Juo daugiau organizacijos struktūroje yra hierarchinių lygmenų, tuo daugiau atsiranda galimybių filtruoti. Tačiau galima tikėtis vienokio ar kitokio filtravimo visur, kur yra statuso skirtumų. Tokie veiksniai, kaip baimė pranešti blogą žinią ar troškimas įsiteikti savo viršininkui, dažnai skatina darbuotojus tiesioginiams vadovams sakyti tai, ką pastarieji, darbuotojų nuomone, norėtų išgirsti“. Vertikaliajai komunikacijai (ir nukreiptai aukštyn, ir nukreiptai žemyn) trukdo komunikacijos dalyvių – žinios siuntėjo ir gavėjo – skirtinga padėtis geografine prasme. Didelių organizacijų (ypač gamybos įmonių) vadovai dažniausiai dirba kitame, atskirame, administracijos pastate; daugelyje miestų savo padalinius įkūrusių organizacijų aukščiausio lygio vadovų darbo vieta dažnai yra kitame mieste ar net šalyje. Fizinis atstumas, kartais ir laiko skirtumas apsunkina tiesioginį kontaktą, apriboja efektyvių komunikacijos kanalų įvairovę. Horizontalioji komunikacija vysta tarp to paties lygmens darbuotojų. Pagrindinė jos funkcija – koordinuoti įvairių grupių darbą, užtikrinti aktualios informacijos sklaidą tarp padalinio darbuotojų, spręsti darbines problemas ir įveikti tarp bendradarbių kylančius konfliktus. Horizontaliosios komunikacijos pranašumas – informacijos sklaidos greitis, nulemtas komunikacijos proceso dalyvių panašios patirties, statuso, turimų žinių ir panašiai suvokiamo perduodamos žinios konteksto. Šiuolaikinėse organizacijose, pasižyminčiose decentralizuota kontrolės ir sprendimų priėmimo sistema, dominuoja būtent horizontalioji komunikacija, leidžianti išvengti vertikaliajai komunikacijai būdingo informacijos filtravimo, iškraipymo ir kitų padėties nulemtų trikdžių. Tačiau ir horizontalioji komunikacija turi trūkumų. Vienas iš horizontaliosios komunikacijos trikdžių – darbuotojų tarpusavio konkurencija. Nerimas, kad dalijantis svarbia informacija su bendradarbiais prarandamas asmeninis pranašumas (nes žinoti tai, ko nežino kiti, reiškia turėti daugiau galios), trukdo darbuotojams komunikuoti ir, be abejo, turi neigiamos įtakos bendro darbo rezultatams. Kita problema – darbuotojų specializacija. Nors žmonės dirba toje pačioje grupėje, jų išsilavinimas ir atliekamo užduotys gali labai skirtis. Pavyzdžiui, gali būti gana sudėtinga komunikuoti programuotojui su reklamos vadybininku, nes skiriasi jų specifinės žinios ir netgi žodynas. Per didelis darbuotojų užimtumas – taip pat rimta kliūtis efektyviai informacijos sklaidai. Jei nėra pakankamai laiko problemoms aptarti, užduotims išsiaiškinti, konfliktinėms situacijoms analizuoti, komunikuojama paviršutiniškai, neieškoma grįžtamojo ryšio. Nekokybiška komunikacija mažina grupės rezultatyvumą ir prisideda prie prasto psichologinio klimato formavimosi. UŽDUOTIS Apmąstykite savo komunikavimo patirtį. Pateikite po tris kiekvienos krypties (nukreiptos vertikaliai aukštyn, vertikaliai žemyn ir horizontalios) komunikacijos pavyzdžius, nurodydami siuntėją, gavėją, informacijos kanalą ir žinios esmę. Su kokiais komunikacijos trikdžiais teko susidurti šiuose komunikacijos procesuose? Kaip komunikaciją kiekvienu iš jūsų pateiktų atvejų galima patobulinti? PAGALVOKITE 1. Kokio pobūdžio informacija perduodama jūsų mokymosi įstaigoje arba darbovietėje. 2. Kaip pasirenkami komunikacijos kanalai kiekvienu atveju? 3. Kokie komunikacijos trikdžiai pastebėti komunikuojant vertikaliai aukštyn? 4. Kokie komunikacijos trikdžiai pastebėti komunikuojant vertikaliai žemyn? 5. Kokie komunikacijos trikdžiai pastebėti komunikuojant horizontaliai? 6. Kaip galima patobulinti informacijos sklaidą visomis minėtomis kryptimis? 7. Kaip tinkamiausiai išnaudoti neformaliosios komunikacijos teikiamas galimybes? ĮSIDĖMĖKITE _Sklandus informacijos judėjimas, neatskiriantis nė vieno padalinio ar organizacijos nario, užtikrina organizacijos veiklos sėkmę. _ Skiriami keturi organizacijos vidinės komunikacijos kokybės lygmenis: logistikos, dėmesio, aktualumo ir poveikio. Tik tada, kai patenkinami visi keturi komunikacijos kokybės lygmenys, komunikacija organizacijoje yra efektyvi. _ Vidinė komunikacija organizacijoje gali būti dviejų tipų: formalioji ir neformalioji. Formalioji komunikacija – tai komunikacija, reguliuojama formalių, organizacijoje priimtų, bendravimo taisyklių; neformalioji – neapibrėžta griežtų taisyklių, veikiama psichologinio artimumo, tarpusavio patrauklumo, su darbu nesusijusių interesų bendrumo ir vyksta tada, kai žmonės to nori. _ Formalioji komunikacija organizacijoje yra kelių krypčių: nukreipta vertikaliai žemyn, vertikaliai aukštyn ir horizontali. Kiekvienos krypties komunikacijai būdingi saviti trikdžiai ir jų įveikimo būdai. 2. SUSIRINKIMAI ORGANIZACIJOJE NETRUKUS _ Aptarsite pagrindinius susirinkimo organizavimo ir jo vedimo principus. _ Apžvelgsite probleminius susirinkimų dalyvių tipus ir komunikacijos su jais būdus. _ Sužinosite, kaip parengti susirinkimo protokolą. Susirinkimai yra svarbi komunikacijos organizacijoje forma, leidžianti žmonių grupėje greitai perduoti žinią ir gauti grįžtamąjį ryšį, kartu kurti idėjas, pasiekti bendrų susitarimų ir įkvėpti save ir kitus veiklai. Dažniausiai susirinkimo dalyviai bendrauja vienoje erdvėje ir keičiasi žodine informacija, kartu įvertindami neverbalinės komunikacijos ženklus. Šiuolaikinės technologijos sukuria galimybę susirinkime dalyvauti ir virtualiai. 2.1. Susirinkimo organizavimo ir vedimo principai Pasirengimą susirinkimui, jo vedimą ir užbaigimą lemia tikslas, kurio siekiama. Pavyzdžiui, jei susirinkimas skirtas svarbiai problemai spręsti, į jį kviečiami tik tie darbuotojai (kartais ir nepriklausomi konsultantai, ekspertai), kurie tiesiogiai yra susiję su nagrinėjama problema ir jos sprendimu. Labai svarbu, kad problemos sprendimo susirinkimo dalyviai būtų iš anksto susipažinę su reikalinga informacija, jei reikia, išmokę tam tikrus problemų sprendimo metodus. Jei rengiamas šviečiamojo pobūdžio susirinkimas (paskaita ar seminaras aktualia tema, instruktažas ir kt.), dalyviams keliami mažesni reikalavimai, jie turi suprasti, diskutuoti pateikiamą informaciją, įgyti ar tobulinti įgūdžius. Jei susirinkimas skirtas komandai formuoti, susipažinti su naujais kolektyvo nariais, svarbioms progoms paminėti, jo planavimas, eiga ir netgi laikas skiriasi nuo problemų sprendimo, rezultatų aptarimo ar tikslų numatymo susirinkimo. Būtina sėkmingo susirinkimo sąlyga – jo rengėjų ir dalyvių pasiskirstymas pareigomis ir atsakomybe. Susirinkimo pirmininkas (dažniausiai juo būna vienas iš organizacijos vadovų, tačiau šio vaidmens gali imtis ir geriausiai sprendžiamą problemą išmanantis žmogus) yra atsakingas už susirinkimo darbotvarkę, grupės psichologinį klimatą, motyvaciją, kontroliuoja diskusiją ir stebi, kad būtų laikomasi grupėje priimtų taisyklių. Lyderiui padeda sekretorius (-ė), kuris (-i) išsiunčia darbotvarkę susirinkimo dalyviams, registruoja dalyvaujančius susirinkime, protokoluoja per susirinkimą, protokoluotą informaciją išsiunčia visiems dalyviams, susirinkimo protokolą saugo organizacijos duomenų bazėje. Susirinkimo dalyviai taip pat turi būti aktyvūs: iš anksto susipažinti su darbotvarkės klausimais, pagalvoti apie jų sprendimo galimybes, pasirengti pristatyti reikiamą informaciją, susirinkime konstruktyviai diskutuoti, kurti idėjas, išklausyti kitų ir pasisakyti. Kaip tinkamai pasirengti susirinkimui? Pirmiausia reikia numatyti susirinkimo dalyvių sąrašą, įvertinti jų dalyvavimo susirinkime galimybes ir būtinumą. Būtina aiškiai įvardyti svarstytinus klausimus, sudaryti klausimų svarstymo eilę pagal jų svarbumą, sudėtingumą ir skubumą. Paprastai į dienotvarkę neįtraukti klausimai susirinkime nesvarstomi. Sudaromas pasisakančių asmenų sąrašas suteikiant žodį visiems, norintiems ir turintiems ką pasakyti. Labai svarbu iš anksto nurodyti, kas ves susirinkimą ir kas protokoluos; šie asmenys turi atitinkamai pasirengti vykdyti jiems patikėtas funkcijas. Pakankamai dėmesio reikia skirti susirinkimo laiko, vietos, trukmės, darbui reikalingų priemonių klausimams aptarti. Kaip teigia P. Forsyth'as (2010), susirinkimas turi būti pradedamas tiksliai sutartu laiku, nė minutės vėliau ar anksčiau. Punktualumas – geros vadybos požymis, o komunikacine prasme jis yra žinios formulavimo tikslumo ir grįžtamojo ryšio užtikrinimo ženklas. Geriausiai susirinkimą rengti darbo dienos pradžioje (devintą, dešimtą, vienuoliktą valandą). Blogas laikas susirinkimui rengti – penktadienio vakaras, tačiau kiekvienas atvejis unikalus, ir kiekvienoje organizacijoje susirinkimas turėtų būti priderintas prie jos gyvenimo ritmo. Pradedant susirinkimą reikia susitarti, kada jį baigti, ir tvirtai laikyti susitarimo. Susirinkimo trukmė priklauso nuo susirinkimo tikslo, sprendžiamų klausimų sudėtingumo, taikomų metodų ir t. t. Tačiau visada būtina įvertinti higieninius veiksnius ir žmonių gebėjimo susikaupti, produktyviai dirbti trukmę. Tinkamiausias susirinkimo laikas – 1–1,5 val. jei numatyta ilgesnė susirinkimo trukmė, būtina į darbotvarkę įtraukti 10–15 min. pertrauką. Darbotvarkėje turi būti aiškiai parašyta, kiek kuriam klausimui skiriama laiko, kad užsitęsus diskusijai vienu klausimu kiti neliktų neaptarti. ĮDOMU Siekiant gerinti susirinkimo trukmę ir nešvaistyti susirinkusių žmonių laiko, pasak L. Cirtautienė, rekomenduojama naudoti specialų TIM laikrodį, kuriuo skaičiuojama susirinkime leidžiamo laiko kaina. Įvedus susirinkime dalyvaujančių žmonių skaičių ir vidutinį valandinį darbuotojų atlyginimą, TIM laikrodžio principu suskaičiuojama susirinkimo kaina. Todėl susirinkime turėtų dalyvauti tik su svarstomu klausimu susiję žmonės, o pats susirinkimas neturėtų užsitęsti. Laiko planavimo ekspertai rekomenduoja susirinkimą skelbti ir pradėti ne 9.00 ar 10.00, o nuo 9.10 ar 10.10. Šis laiko valdymo „triukas“ padeda sumažinti vėlavimų skaičių. Rengiant susirinkimą, svarbu parinkti jam tinkamą patalpą: gana didelę, izoliuotą nuo triukšmo (telefonų skambėjimo, klientų šurmulio, gatvės ūžesio, durų varstymo ir t. t.). Ypatingas komfortas (minkšti baldai, akvariumai, nuostabus vaizdas už lango ir t. t.) taip pat nepageidautinas, nes tokia aplinka slopina susirinkimo dalyvių darbingumą ir komunikaciją. Geriausiai komunikuojama prie apskrito, ovalaus ar „U“ raidės formos stalo, todėl būtent taip rekomenduojama susodinti susirinkimo dalyvius. Jei numatytas ilgesnis susirinkimas, svarbu, kad jo dalyviai per pertrauką turėtų galimybę išeiti į fojė, pabendrauti, pasivaišinti kava, nueiti į tualetą ir kt. Kas yra svarbu vedant susirinkimą? Pasak J. Adairo (2009), susirinkimo pradžioje svarbu nurodyti susirinkimo tikslą, pristatyti būtiną informaciją, aiškiai įvardyti, ko tikimasi iš susirinkimo dalyvių, apibrėžti susirinkimui ir kiekvienam svarstomam klausimui skiriamo laiko ribas. Susirinkimo pradžioje pristatomas sekretorius, kuriam tenka protokoluotojo vaidmuo. Svarbu, kad susirinkimas netaptų jį vedančio asmens monologiniu kalbėjimu. Jei susirinkimo dalyviai santūrūs, lyderis turėtų naudoti „išjudinančius“ klausimus ir sudaryti sąlygas kiekvienam dalyviui išsakyti savo nuomonę. Kita vertus, susirinkimo vadovas turi sekti, ar kai kurie dalyviai savo dominavimu ir dažnais pasisakymais neužgožia kitų, ar tarp susirinkimo dalyvių vyrauja palankus psichologinis klimatas. Baigiant susirinkimą svarbu įvertinti, kaip buvo laikomasi susirinkimo dienotvarkės. Jei kai kurie klausimai liko ne iki galo išnagrinėti, problemos neišspręstos, susitariama, kada jiems spręsti bus skirtas atskiras laikas. Apibendrinus susirinkimo rezultatus, jei įmanoma, įvertinamas kiekvieno susirinkimo dalyvio vaidmuo, padėkojama už aktyvų dalyvavimą ir bendradarbiavimą. Susirinkimo pabaigoje numatomi tolesni veiksmai, pasiskirstoma pareigomis, užtikrinami numatytų darbų terminai. ĮDOMU Tyrimais nustatyta, kad darbo dienos metu dažni susirinkimai neigiamai veikia darbuotojo rezultatus. Mokslininkai nustatė, kad susirinkimai darbuotojų vertinami kaip „vargas“ arba trukdymas dirbti“. Atlikus tyrimą paaiškėjo, kad yra stipri koreliacija tarp nuovargio, suvokiamo darbo krūvio ir susirinkimų skaičiaus. Ir priešingai, žemos motyvacijos, neefektyviai dirbantys darbuotojai nori susirinkimų. 2.2. Probleminiai susirinkimo dalyvių tipai Kartais susirinkimo vadovas (ir visi kiti susirinkimo dalyviai) susiduria su probleminiais dalyvių tipais, kurie trukdo komunikuoti, perteikti ir suvokti informaciją, galiausiai kenkia darbuotojų nusiteikimui efektyviai spręsti problemas ir bendradarbiauti. P. Jacksonas (2001) aprašo kai kuriuos probleminius dalyvių tipus ir pateikia galimus tinkamo elgesio susidūrus su jais variantus (1 lentelė). 1 lentelė Probleminiai susirinkimo dalyvių tipai Tipas Kas būdinga? Kai reaguoti? „Kalbėtojas be perstojo“ Nuolatos kalba • stengtis pertraukti • „įdarbinti“ • susitarti „Didysis burbėtojas“ Neigiamai nusiteikęs • Leisti vieną kartą išsakyti problemą ir „padėti tašką“ • klausti apie galimą sprendimą Nepatiklusis“ Skeptikas paveikti individualaus pokalbio metu „Vazonėlis“ Nedalyvauja grupės gyvenime išsiaiškinti priežastis ir ieškoti būdų, kaip įtraukti į grupės veiklą „Juokdarys“ Nuolat juokauja • apriboti galimybes juokauti • siekti, kad grupė sukurtų sąlygas, nepalankias juokeliams „Konspiratoriai“ Šnabždasi išsiaiškinti priežastis ir jas pašalinti, jei tai yra įmanoma „Kalbėtojas be perstojo“ – tai žmogus, kuris nuolatos garsiai reiškia savo nuomonę visais nagrinėjamais klausimais, kalba daugiau už kitus susirinkimo dalyvius, kartais perima net susirinkimo vadovo funkcijas. Net jei šis žmogus kalba išties „į temą“, nuolatinis jo dominavimas trukdo išgirsti kitų dalyvių nuomonę, o susirinkimo vadovui sunku vesti konstruktyvią diskusiją. Ką daryti? Rekomenduojama visų pirma pertraukti „kalbėtoją be perstojo“ – paprašyti jo dėmesio kitų susirinkimo dalyvių išsakomoms mintims. Pravartu tokį susirinkimo dalyvį „įdarbinti“, pavyzdžiui, skirti jam protokoluoti išsakomas mintis, sekti diskusijoms ir kitoms susirinkimo veikloms skiriamą laiką, fiksuoti pasisakančių asmenų mintis lentoje ir pan. Kita vertus, su „kalbėtoju be perstojo“ galima tiesiog susitarti – prieš susirinkimą ar per pertrauką paprašyti jo daugiau klausytis ir mažiau kalbėti.\ „Didysis burbėtojas“ – susirinkimo dalyvis, kuris nuolatos yra kažkuo nepatenkintas ir nuolatos burba, taip gadindamas grupės psichologinį mikroklimatą ir pats sau trukdydamas konstruktyviai dalyvauti susirinkime. Dažnai neigiamas tokio dalyvio nusiteikimas nesusijęs su susirinkime svarstomais klausimais, gali būti, kad žmogui tiesiog patinka „partizaniškai“ oponuoti. Geriausia, jei susirinkimo vadovas leidžia vieną kartą išsakyti savo neigiamą nuomonę, paklausia apie siūlomą sprendimą ir „padeda tašką“. „Nepatiklusis“ – tai skeptiškai nusiteikęs susirinkimo dalyvis, visas kitų dalyvių idėjas palydintis frazėmis „nesąmonė... “, „kam to reikia?“, „taip niekada nebus...“ ir pan. Su tokio tipo žmogumi reikėtų pasikalbėti atskirai, įkvėpti jo pasitikėjimą grupe ir savimi. „Vazonėlis“ – tai tipas žmonių, kurie – it dekoratyviniai augalai ant palangės – beveik nedalyvauja susirinkime, niekuo neprisideda prie grupės veiklų, yra pasyvūs, ir tokia pozicija jiems visai patinka. Šios pozicijos pasirinkimą gali lemti įvairios priežastys: galbūt žmogus nesijaučia susijęs su sprendžiama problema? Gal jis nepasitiki susirinkimo dalyviais ir dėl to neišsako savo nuomonės? Gal jam trukdo vidiniai komunikacijos trikdžiai: nuovargis, asmeninės problemos, motyvacijos stygius? Su tokiu susirinkimo dalyviu reikėtų pasikalbėti, išsiaiškinti ir, jei įmanoma, pašalinti „nedalyvavimo“ priežastis. „Juokdarys“. Kam gali trukdyti visada gerai nusiteikęs, turintis puikų humoro jausmą ir kiekvienai situacijai lyg tyčia paruoštą pokštą? Išties, saikingos humoro dozės yra gerai, juokas ir šypsenos kuria palankų psichologinį mikroklimatą, padeda įveikti įtampą ir pažadinti kūrybiškumą. Tačiau kartais, sprendžiant rimtus klausimus, nuolatinis juokavimas ima erzinti, trukdo susitelkti priimti geriausius sprendimus. Susirinkimo dalyviai „juokdarį“ turėtų tiesiog ignoruoti, nekreipti dėmesio į pokštus arba parašyti rimties. „Konspiratoriai“, skirtingai nei kiti probleminiai susirinkimų dalyvių tipai, negali veikti po vieną. Dažniausiai tai du ar keli gerai pažįstami žmonės, kuriems malonu dalintis mintimis tarpusavyje. Užuot garsiai pasisakę susirinkime, jie diskutuoja dviese (ar mažoje grupelėje), taip trukdydami kitiems susirinkimo dalyviams ir pro ausis praleisdamas aktualią informaciją. Ką daryti? Geriausia kreiptis į besikalbančius asmenis vardu ir paklausti kas jiems neaišku, arba parašyti garsiai visiems pristatyti savo mintis. Jei konspiratoriai yra gerai pažįstami, o jų elgesys nesunkiai nuspėjamas, susirinkimo organizatoriai turėtų pasirūpinti, kad jie sėdėtų toli vienas nuo kito. 2.3. Susirinkimo protokolas Susirinkime svarstomi klausimai, jų sprendimų siūlymai ir priimti nutarimai fiksuojami susirinkimo protokole. Kadangi susirinkimo protokolas yra oficialus dokumentas, kuriuo remiantis susirinkimo dalyviai įsipareigoja vykdyti tam tikras užduotis, jis turi būti tikslus ir aiškus. Protokole turi atsispindėti tikslas, esama padėtis, priemonės ir ištekliai tikslui pasiekti, atsakingi asmenys ir vykdymo terminai. Susirinkimo nutarimai skelbiami darbuotojams organizacijoje priimtu būdu: naudojant elektroninį paštą, intranetą, pateikiant spausdintą dokumentą susipažinti ir t. t. Protokole nurodomi šie svarbūs duomenys: • dienos, kai posėdis vyko, data, • dienos, kai protokolas parašytas ir pasirašytas susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus, data (nuo tos dienos susirinkime priimti įpareigojimai darbuotojams tampa privalomi), • protokolo numeris: protokolai registruojami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus ir numeruojami eilės tvarka nuo kalendorinių metų pradžios, • miestas, kuriame vyko susirinkimas, • protokolo pavadinime nurodomas kolegialaus organo pavadinimas: Akcininkų susirinkimo protokolas, Studentų atstovybės susirinkimo protokolas, • nurodoma susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus vardas, pavardė, išvardijami dalyviai. Jei dalyvių daug (pavyzdžiui, daugiau kaip10), protokole įrašomas tik jų skaičius, o dalyvių pavardės ir kiti reikiami duomenys surašomi atskirame sąraše, kuris pridedamas prie protokolo, • įvadinėje protokolo dalyje pristatoma susirinkimo darbotvarkė iš eilės (numeruojant) nurodant svarstytus klausimus. Klausimų formuluotės pradedamos žodžiu „Dėl...“ (pavyzdžiui, „Dėl studentų stipendijų didinimo...“). • pagrindinė protokolo dalis rašoma pagal schemą: SVARSTYTA – NUTARTA. Šie žodžiai rašomi didžiosiomis raidėmis, iš naujos eilutės. Po jų dedamas taškas arba dvitaškis. Žodžiu SVARSTYTA pradedamas kiekvienas darbotvarkės klausimas. Prieš jį užrašomas ir svarstomo klausimo įrašo darbotvarkėje eilės numeris, nurodoma pranešėjo pavardė, jo pranešimo turinys. Toliau pateikiamos pasisakiusiųjų asmenų mintys, klausimai pranešėjams ir diskusijų dalyviams. • Kiekvienas darbotvarkės klausimas baigiamas žodžiu NUTARTA. Čia formuluojamas ir įrašomas vienas ar keli nutarimai tiksliai nurodant, kam užduotis pavedama, iki kada užduotį reikia įvykdyti. Per pasitarimus, posėdžius yra rašomas protokolo juodraštis. Per laiką, nustatytą teisės aktuose arba įmonės vidaus dokumentuose, protokolas įforminamas iš rašyto juodraščio, stenogramų ar garso įrašų. Tvarkant protokolą, prie jo pridedama kita reikalinga medžiaga: pranešimų, pasisakymų tekstai, pažymos, darbotvarkė, kviestųjų asmenų sąrašai ir kt. SVARBU Protokolo surašymo esmines taisykles reglamentuoja Lietuvos Respublikos civilinis kodeksas, kuriame pateiktos pagrindinės protokolo nuostatos: - Protokole turi būti nurodyti susirinkimo (posėdžio) vieta ir laikas, dalyvių skaičius, kvorumo buvimas, balsavimo rezultatai, sprendimai. Prie protokolo turi būti pridedamas dalyvių sąrašas. - Protokolai turi būti saugomi ne mažiau kaip 10 metų ir kiekvieno dalyvio reikalavimu turi būti išduodama kopija. - Protokolą surašo susirinkimo (posėdžio) sekretorius, posėdžio (susirinkimo) pirmininkas, jei sekretorius nėra renkamas, arba kolegialios institucijos pirmininkas. - protokolas turi būti surašytas ir pasirašytas per steigimo dokumentuose arba įstatymo terminuose nustatytą laiką, tačiau visais atvejais terminas negali būti ilgesnis nei 30 dienų nuo posėdžio (susirinkimo) dienos. UŽDUOTIS Surenkite (arba imituokite) studentų grupės susirinkimą, kuriame būtų sprendžiami studentams aktualūs klausimai. Naudodamiesi pateiktais protokolo rašymo principais, parašykite susirinkimo protokolą. Kaip sekėsi apibendrinti diskusijas ir nutarimus? Kokių patarimų pateiktumėte žmogui, kuris pirmą kartą protokoluoja susirinkimo eigą? PAGALVOKITE 1. Kai tenka dalyvauti studijų arba darbo grupės susirinkimuose, kokį vaidmenį dažniausiai atliekate? Kokių susirinkimo rengimo ir vedimo klaidų pastebite? 2. Kaip sudaroma susirinkimo dienotvarkė? Kas ir kada ją turi išsiųsti susirinkimo dalyviams? 3. Kokią įtaką susirinkimo efektyvumui turi fizinė aplinka? Iliustruokite pavyzdžiais iš savo studijų ar darbo patirties. 4. Kiekviena paskaita, ypač seminaras, yra tarsi susirinkimas, kurio tikslas – gilinti tam tikras studentų žinias, ugdyti tam tikrus studentų gebėjimus. Kokius probleminius dalyvių tipus pastebėjote savo akademinėje (ar darbo) aplinkoje? Pateikite pavyzdžių. 5. Kodėl susirinkimo protokole svarbu laiku aiškiai ir tiksliai fiksuoti svarstytus klausimus ir nutarimus? ĮSIDĖMĖKITE - Susirinkimas yra svarbi komunikacijos organizacijoje forma, kai darbuotojai ar kiti svarbūs asmenys vienu metu bendrauja vienoje erdvėje (kartais virtualiai). - Susirinkimai pagal tikslą, kurio siekiama, gali būti problemos sprendimo, informaciniai, susipažinimo, šventiniai ir kt. Susirinkimo tikslas lemia, ką kviesti į susirinkimą, kur, kada ir kaip jį rengti, kam patikėti vadovo vaidmenį. - Būtina sėkmingo susirinkimo sąlyga – jo rengėjų ir dalyvių pasiskirstymas pareigomis ir atsakomybe. Skiriami trys pagrindiniai vaidmenys: susirinkimo vadovas, sekretorius ir dalyviai. Dalyviai savo ruožtu gali atlikti skirtingus vaidmenis. - Siekiant tinkamai pasirengti susirinkimui, svarbu numatyti susirinkimo dalyvių sąrašą, įvardyti svarstytinus klausimus, sudaryti klausimų svarstymo eilę pagal jų svarbumą, sudėtingumą ir skubumą, numatyti, kas ves susirinkimą ir kas bus sekretorius, kur, kada, kiek laiko vyks susirinkimas. 3. DALYKINĖ KOMUNIKACIJA RAŠTU NETRUKUS - Analizuosite dalykinės komunikacijos raštu principus, aktualius raštu bendraujant su klientais, partneriais ir kolegomis. - Susipažinsite su gyvenimo aprašymų (CV) rūšimis ir jų rengimo bei panaudojimo principais. Didelė verslo pasaulio reikalų dalis tvarkoma ir reguliuojama susirašinėjant. Verslo žmonėms rašytinė informacija padeda palaikyti ryšį su klientais ir tiekėjais, su įvairiomis asociacijomis, bankais, vartotojais ar gamintojais. Todėl yra nepaprastai svarbu gebėti parašyti tinkamą raštą – tokį, kuris geriausiai atstovautų firmai, organizacijai ar įmonei ir sudarytų jai didžiausio palankumo sąlygas. Kaip minėta, dalykinė komunikacija yra svarbi kasdieninėje organizacijos veikloje ir yra lengviau valdoma. Galima teigti, kad rašytinės komunikacijos procesas yra paprastesnis negu žodinės, kadangi jo neveikia išorės trukdžiai, arba veikia minimaliai. Žmogus, rašydamas tam tikrą dokumentą, gali pasirinkti sau tinkamą laiką ir vietą. Kadangi rašytinės komunikacijos dalyviai (siuntėjas ir gavėjas) yra atskiri laike ir erdvėje, čia didesnę reikšmę įgyja tikslus informacijos pateikimas. Dalykinė komunikacija raštu yra patogi ir abiem bendraujančioms pusėms palanki daugeliu aspektų: rašant laišką ar kitą dokumentą lengva užtikrinti minčių dėstymo logiką, kiekvieną norimą išreikšti mintį galima gerai apgalvoti, nėra laiko spaudimo, kurio neįmanoma išvengti bendraujant akis į akį ar telefonu. Be to, užrašytą informaciją lengva saugoti ir prireikus naudoti kaip priminimą (pavyzdžiui, komunikuojant elektroniniais laiškais, matoma visa susirašinėjimo konkrečiu klausimu istorija). Jei bendraujate su kitoje laiko juostoje gyvenančiais žmonėmis, rašytinė komunikacija leidžia pasirinkti bendravimui patogų laiką. Įmonės rengia vidaus dokumentus tam, kad būtų galima atlikti valdymo veiksmus, fiksuoti jų turinį, kaupti, perduoti, naudoti ir tam tikrą laiką saugoti informaciją. Įmonės rengiamus vidaus dokumentus galima skirstyti į šias grupes: įmonės rengiami teisės aktai (įsakymai ir jais tvirtinami dokumentai) ir kiti įmonės rengiami dokumentai (aktai, protokolai, pranešimai). Išorinės komunikacijos raštu populiariausia forma yra verslo ar dalykiniai laiškai. Taip pat rašomi ir išoriniams adresatams siunčiami tokie dokumentai: raštai, pažymos, charakteristikos, rekomendacijos ir kt.  3.1. Dalykinės komunikacijos raštu principai 1. Tikslumas. Rašant bet kokį dokumentą ( motyvacinį laišką, gyvenimo aprašymą, rekomendaciją ir kt.) būtina vengti abstrakčių žodžių. Kuo konkrečiau, tiksliau išreiškiama mintis, tuo mažiau paliekama galimybių klaidingai, savitai informacijos interpretacijai. Pavyzdžiui, pristatant savo savanoriavimo patirtį galima parašyti: „Turiu savanoriavimo patirties“. Tačiau daug geriau pateikti tikslią informaciją, patartina netgi nurodyti datas: „Ketverius studijų metus kaip savanoris dirbau vaikų globos namuose, tris vasaras po vieną mėnesį savanoriavau skautų stovykloje“ (4 pav.). 4 pav. 9 efektyvios dalykinės komunikacijos raštu principai 2. Aiškumas. Rašant motyvacinį laišką ir kitus dokumentus, reikia vengti techninio žargono ir nežinomų žodžių. Kuo aiškiau, sklandžiau reiškiamos mintys, tuo geresnis įspūdis susidaromas apie laiško autorių. Vartojant įmantrias frazes, sunkiau suvokti norimą perteikti mintį. 3. Tikslingumas. Vienu sakiniu perteikiama tik viena mintis. Šį principą paprasta įgyvendinti peržiūrint parašytą tekstą ir visur, kur galima, kablelius pakeičiant taškais. Pavyzdžiui, užuot rašę: „Džiaugdamasis jūsų aktyvumu ir susidomėjimu nauju projektu, skubu pranešti, kad kitas projekto tarybos susirinkimas įvyks po poros savaičių, t. y. balandžio 26 d.“, geriau parašykime paprastai: „Džiaugiuosi, kad domitės nauju projektu. Kitas projekto tarybos susirinkimas įvyks 2020 m. balandžio 26 d.“. 4. Pozityvumas. Laiškuose reikia vengti neiginių, būtina akcentuoti tai, ką turime, o ne tai, ko stokojame. Pavyzdžiui, rašant motyvacinį laišką pagal skelbimą, kuriame darbo patirtis išskiriama kaip svarbus reikalavimas, neturint tokios patirties nedera to akcentuoti („deja, labai apgailestauju, bet darbo patirties neturiu“). Kur kas geriau išryškinti tas savo patirtis ir savybes, kurios susijusios su pageidaujama darbo patirtimi: „Studijuodamas kolegijoje atlikau trijų mėnesių praktiką ekologiškus produktus gaminančioje įmonėje. Praktikos vadovas puikiai įvertino mano, kaip maisto technologo, žinias ir įgūdžius“. Net ir tada, kai perteikiama mintis iš esmės yra teigiam, vartojant žodelius su priešdėliu ne- laiško tonui suteikiamas neigiamas atspalvis ir sunkiau suvokti mintį. Palyginkime: „nieko negero niekam nenutiko“ ir „viskas puiku“. Mintis ta pati, tačiau perteikiamas tonas – visai kitas. Taigi dalykinėje komunikacijoje, kur tik įmanoma, neiginius rekomenduojama pakeisti teigiamais žodžiais ar sakiniais. 5. Kreipimasis į asmenį. Dalykinius laiškus geriausia adresuoti konkrečiam žmogui, neužtenka nurodyti pareigybės ar apskritai išvengti kreipinio, apsiribojant pasisveikinimu. Kreipimasis į amenį jokiu būdu neturėtų būti familiarus (pavyzdžiui: „Sveikas, Petrai“), išskyrus tuos atvejus, kai rašote savo labai gerai pažįstamiems žmonėms. Vardu ir pavarde kreipiamės laikydamiesi mandagumo normų ir vartodami atitinkamus žodžius. Pavyzdžiui: „Gerbiamasis direktoriau Valdai Petraiti“, „Laba diena, p. Jolanta Smilge“. 6. Taktas. Rašant dalykinį laišką, svarbu išvengti žodžių ar posakių, kurie gali ką nors – nebūtinai laiško gavėją – įžeisti. Ypač atsargiai reikia rinktis žodžius, rašant socialiai jautriomis temomis: apie priklausomybes, tautines ir seksualines mažumas, amžiaus diskriminaciją ir pan. Pavyzdžiui, pristatant savo darbo su kitų etninių kultūrų atstovais patirtį, užuot rašius: „kaip savanorė dirbau dienos centre su čigonų vaikais“, reikia rašyti „Kaip savanorė dirbau dienos centre su romų tautybės vaikais“. Būti taktiškam padeda empatija: parašę laišką, jį dar kartą turėtumėte perskaityti įsivaizduodami, kaip gavėjas reaguotų į skaitomus žodžius ir sakinius. 7. Lengvai skaitomas stilius. Skaitytojas lengviau ir greičiau priima informaciją, išdėstytą trumpais, paprastais (ne sudėtiniais) sakiniais. Jei retą tarptautinį žodį galima pakeisti gimtosios kalbos žodžiu, tai reikia ir padaryti. Pavyzdžiui, užuot rašius: „Esu labai komunikabilus, darbe angažuotas perfekcionizmui“, galima parašyti paprastai: „Lengvai bendrauju, darbe siekiu tobulumo“. Visi terminai turi būti suprantami skaitytojui, o dėstomos mintys iliustruojamos laiško autoriaus patirtimi. Rašymo stiliui lengvumo suteikia ir „žaidimas“ žodžių bei sakinių struktūros įvairove. Dažnai pastebima klaida yra nereikalingų, jokios informacijos neteikiančių, o tik apsunkinančių suvokimą pridėtinių sakinių vartojimas. 8. Teksto originalumas. Dalykinis laiškas ar kitas dokumentas kiekvienu konkrečiu atveju rašomas siekiant perteikti konkrečią mintį. Todėl didelė nepagarba sau ir laiško gavėjui yra „šabloninių“ frazių ar sakinių vartojimas. Pavyzdžiui, sakinys „Neabejoju, kad mano žinios, įgūdžiai, praktinė patirtis bei asmeninės savybės, tokios kaip iniciatyvumas, komunikabilumas, sugebėjimas greitai įsisavinti žinias, atsakingumas, gali būti sėkmingai panaudotos Jūsų kompanijoje siekiant jos tikslų įgyvendinimo“ (cituojama iš www. ...) yra visai geras, tačiau, kai jis kartojasi beveik kas antro pretendento į darbo vietą motyvaciniame laiške, darbdaviui šis sakinys ima kelti ne pačius geriausius jausmus. 9. Tinkama forma. Dalykiniai laiškai maketuojami laikantis šalyje patvirtintų dokumentų valdymo reikalavimų. Jeigu laiškas rašomas užsienyje gyvenančiam gavėjui, reikia pasidomėti tos šalies dalykinių laiškų ypatumais (pavyzdžiui, JAV kandidatuojant į darbo, studijų ar praktikos vietą rašomas savitos struktūros reziumė). Jei laiškas siunčiamas paštu, jį reikia atspausdinti kokybišku spausdintuvu ant gero popieriaus arba firminio blanko ir pasirašyti ranka. Jei tikimasi sulaukti atsakymo, kuriuo suinteresuotas siuntėjas, įdedamas vokas su adresu ir pašto ženklu. ĮDOMU Kodėl laiške rekomenduojama kreiptis į asmenį vardu? 2005 m. Randy Garneris išsiuntė klausimynus nepažįstamiems žmonėms prašydamas juos užpildyti ir atsiųsti atgal. Jis pasirašydavo arba panašiu vardu kaip gavėjas. Paaiškėjo, kad tie, kurie gavo prašymą iš žmogaus panašiai skambančiu vardu, buvo beveik dukart daugiau linkę užpildyti anketą ir atsiųsti atgal negu tais atvejais, kai siuntėjas turėjo nepanašų vardą (56 proc. pirmuoju atveju ir 30 proc. antruoju atveju). D. P. Carmody ir M. Lewiso tyrimas parodė, kad išgirdus savo vardą kairiajame smegenų pusrutulyje suaktyvėja smegenų žievės ir pleišto sritys, kitokios nei išgirdus bet kurį kitą vardą. Vardas yra glaudžiai susijęs su savo identiteto suvokimu ir į jį reaguojame stipriau ir pozityviau. 3.2. Gyvenimo aprašymo (CV) rengimas Gyvenimo aprašymas (lot. curiculum vitae (CV) – „gyvenimo istorija“ – tai dokumentas, kuriame lakoniškai pateikiama informacijos struktūra apie asmenį: jo išsilavinimą, darbo patirtį, pasiekimus, turimas kompetencijas ir kt. Gyvenimo aprašymas leidžia susidaryti pirminį vaizdą apie kandidatą į darbo, praktikos ar tikslinę studijų stažuotės vietą. Rašant gyvenimo aprašymą, rekomenduojama atkreipti dėmesį į keturis esminius aspektus: tikslingumą, atnaujinimą, formą ir turinį (5 pav.). Tikslingumas. Pretenduojant į darbo, praktikos ar stažuotės vietą, rengiamas tikslinis gyvenimo aprašymas, t. y. jame pateikiama ir akcentuojama ta informacija, kuri yra svarbi konkrečiu atveju. Klaidinga manyti, kad pakanka tinkamai parašyti vieną CV ir galima jį naudoti visais gyvenimo atvejais. Be abejo, pagrindinė informacija apie asmenį išlieka ta pati, tačiau tikslas, kurio siekiate siųsdami CV, lemia kai kurių faktų išryškinimą, akcentavimą, patirties pristatymo eiliškumą ir galbūt tam tikros, konkrečiu atveju neaktualios, informacijos nepateikimą. 5 pav. Gyvenimo aprašymo rengimo aspektai Atnaujinimas. Gyvenimo aprašymas nuolatos atnaujinamas, papildant jį informacija apie įgytą patirtį, atliktus projektus, dalyvavimą konferencijose ir kituose renginiuose ir t. t. Kita vertus, nebeaktuali, pasenusi informacija yra ištrinama. Pavyzdžiui, CV paprastai pateikiamos pastarųjų penkerių metų publikacijos, o senesnės paliekamos nebent kompetencijų aplanke saugomame publikacijų sąraše. CV, kaip ir kiekvieną dokumentą, autorius pasirašo, nurodydamas datą. Nerekomenduojama siųsti gyvenimo aprašymo, kurio data rodo, kad jis yra pusmečio senumo ar dar senesnis. Forma. Gyvenimo aprašymo forma – originalus, kokybiškas dokumento maketas, atspausdintas kokybišku spausdintuvu ant gero popieriaus (jei pateikiamas popierinis variantas), – lemia, ar suinteresuotas asmuo atkreips dėmesį į kandidatą. Jei skelbime yra nurodyta, kokią CV formą (pavyzdžiui, Europass ar kita speciali forma) pristatyti, tada taip ir daroma. Jei gyvenimo aprašymo formos reikalavimai nenurodyti, rekomenduojama sukurti ją savitą, aiškią, patrauklią. CV stilių taip pat lemia darbo tipas ir šalyje priimtos normos. Turinys. Gyvenimo aprašyme informacija pateikiama labai lakoniškai ir tiksliai. Kadangi CV daugiausia gali užimti 2 A4 formato lapus, vengiama tuščiažodžiauti ir gražbyliauti. Gyvenimo aprašyme pateikiamos informacijos struktūra išdėstoma įvairiai, tačiau dažniausiai CV apima šias duomenų sritis: asmeninę informaciją, darbo patirtį, išsilavinimą ir kvalifikacijos kėlimą, gebėjimus, pomėgius, papildomą informaciją ir priedus. Asmeniniai duomenys – tai vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, asmeninės svetainės adresas, kartais lytis ir gimimo data, pridedama nuotrauka. Svarbu atkreipti dėmesį į elektroninio pašto adresą: jis turi būti dalykinis, sudarytas iš vardo ir pavardės, su žinomu plėtiniu. Itin asmeniniai, nesolidūs elektroninio pašto adresai (pavyzdžiui, braske@one.lt ir pan.) formuoja atitinkamą gyvenimo aprašymo autoriaus įvaizdį. Nuotrauka gyvenimo aprašyme sustiprina CV autoriaus ir dokumentą skaitančio asmens ryšį, padeda įsiminti konkretų žmogų tarp daugybės pretendentų į darbo, praktikos ar stažuotės vietą. CV rekomenduojama pateikti portretinę nuotrauką, kurioje apranga, šukuosena ir veido išraiška atitinka darbo, į kurį pretenduojama, specifiką. Netinka laisvalaikio, atostogų nuotraukos ir pan. Kadangi CV pagal pateikiamą informaciją yra paprasta patikrinti ir pagilinti žinias apie pretendentą naudojant internetines informacijos paieškos sistemas, rekomenduojama atsakingai vertinti savo FB ir kitų socialinių tinklų paskyrų turinį. Pagal ES galiojančius antidiskriminacinius nuostatus, gyvenimo aprašyme neprivaloma pateikti nuotraukos ar gimimo datos, nurodyti šeiminės padėties, lyties, amžiaus, religijos ar tautybės. Ketinant dirbti užsienyje, reikia žinoti, kad daugelyje Vakarų Europos šalių CV pateikiama ribota asmeninė informacija (tik vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys). Darbo patirtis. Informacija apie turimą patirtį darbdaviui yra bene pati svarbiausia. Ji pateikiama atvirkščia chronologine tvarka (nuo naujausios iki seniausios) arba patirtis pristatoma nuo konkrečiu atveju svarbiausios, darbdavio lūkesčius labiausiai atitinkančios, iki nesvarbiausios, tiesiogiai su būsima karjera nesusijusios. Pateikiant informaciją apie patirtį, svarbu tiksliai įvardinti laikotarpį ir veiklas, kurias teko atlikti, aprašyti atsakomybės ir darbo pobūdį. Čia svarbu būti tiksliam, lakoniškam ir nemeluoti. Patirties įgyjame ne tik dirbdami pagal turimą išsilavinimą. Ne mažiau svarbi savanoriškose veiklose ir studijų praktikos metu įgyta patirtis. Nereikėtų slėpti ir nekvalifikuotų, su išsilavinimu nesusijusių darbų Lietuvoje ar užsienyje. Dažnai jie gali būti vertinami kaip ypač gera tarpkultūrinės komunikacijos patirtis, kaip žmogaus savarankiškumo, atsakomybės, gebėjimo planuoti laiką ir kitų gerų savybių požymis. Išsilavinimas ir kvalifikacijos kėlimas. Informacija apie išsilavinimą taip pat išdėstoma atvirkščia chronologine tvarka: pirmiausia nurodoma paskutinė (studento gyvenimo aprašyme – dabartinė) mokymosi įstaiga, galiausiai įvardijama baigta bendrojo ugdymo mokykla. Jei aukštosios mokyklos diplomas yra su pagyrimu, tai verta įvardyti. Informacija apie kvalifikacijos kėlimą pateikiama įvardijant kursus, seminarus ir kitus su pasirinkta karjeros sritimi susijusius mokymus (nurodoma tiksli jų data, trukmė valandomis ir įgytos ar patobulintos kompetencijos). Paprastai kartu su CV pateikiamos visų išsilavinimą ir kvalifikaciją liudijančių dokumentų kopijos. Gebėjimai. Įprasta pristatyti savo užsienio kalbos, darbo kompiuteriu ir vairavimo gebėjimus. Tačiau įvertinant darbo, į kurį pretenduojama, specifiką, galima išryškinti kitus aktualius gebėjimus. Pavyzdžiui, pretenduojant į mokinių vasaros stovyklos vadovo vietą, gebėjimas groti gitara ar kitu instrumentu, gaminti aitvarus ir pan. yra rimtas pranašumas ir jį būtina nurodyti. Užsienio kalbų gebėjimai pabrėžiami pretenduojant į darbo vietas, kuriose gali tekti bendrauti užsienio kalba. Nurodoma gimtoji ir visos kitos išmoktos kalbos – apibūdinamas kalbos mokėjimo lygis (labai geras, geras, vidutinis ir pradedantysis), vertinamas rašymas, kalbėjimas ir supratimas. Jei yra kalbos mokėjimą patvirtinantis dokumentas, apie jį būtinai parašoma. Savo užsienio kalbų gebėjimus būtina vertinti objektyviai, nes pokalbio dėl darbo metu darbdavys ar atrankos specialistas gali pateikti klausimų ar užduočių užsienio kalba. Darbo kompiuteriu gebėjimai pristatomi nurodant kompiuterines programas (pavyzdžiui, Mirosoft Exel, Word, PowerPoint, Corel Draw, AutoCad ir kt.) ir mokėjimo jomis dirbti lygį (specialistas, pažengęs, progresyvus). Jei pretenduojama į darbo vietą, kurioje svarbūs programavimo gebėjimai, nurodomos programavimo kalbos, kurias pretendentas moka ir taiko. Apie CV autoriaus kompiuterinį raštingumą galima spręsti ir pagal tai, kaip dokumentas sumaketuotas. Jei rašoma, kad asmuo puikiai dirba Microsoft Word programa, tačiau atsiųstame dokumente gausu spausdinimo, maketavimo klaidų, kyla abejonių ir dėl kitos CV pateikiamos informacijos. Vairavimo įgūdžiai pagrindžiami nurodant turimas vairuotšojo kategorijas (A

Daugiau informacijos...

★ Klientai rekomenduoja

Šį rašto darbą rekomenduoja mūsų klientai. Ką tai reiškia?

Mūsų svetainėje pateikiama dešimtys tūkstančių skirtingų rašto darbų, kuriuos įkėlė daugybė moksleivių ir studentų su skirtingais gabumais. Būtent šis rašto darbas yra patikrintas specialistų ir rekomenduojamas kitų klientų, kurie po atsisiuntimo įvertino šį mokslo darbą teigiamai. Todėl galite būti tikri, kad šis pasirinkimas geriausias!