Bendrieji dokumentų saugojimo terminai Lietuvoje

Bendrieji dokumentų saugojimo terminai Lietuvos Respublikoje Dokumentų saugojimas 1. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys privalo: 1) saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius; 2) išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės; 3) išsaugoti reikiamą laiką kitų juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentus, perimtus šio Įstatymo ir kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka; 4) užtikrinti, kad turimi dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija. 2. Už valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens veiklos dokumentų išsaugojimą reikiamą laiką atsako vadovas. 3. Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus nustato ir dokumentų saugyklų statinių projektavimo sąlygas Statybos įstatymo nustatyta tvarka išduoda Lietuvos archyvų departamentas. Dokumentų saugojimo terminai 1. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus. 2. Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių vidaus administravimo dokumentų, nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, saugojimo terminų rodykles rengia ir, suderinęs su suinteresuotais centriniais valstybinio administravimo subjektais, tvirtina Lietuvos archyvų departamentas. 3. Centriniai valstybinio administravimo subjektai rengia ir kartu su Lietuvos archyvų departamentu tvirtina šiems subjektams priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodykles. 4. Sprendimą dėl dokumentų nuolatinio saugojimo priima Lietuvos archyvų departamentas ar jo įgalioti valstybės archyvai. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė Bendrosios pastabos 1. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė (toliau - rodyklė) yra pagrindinis norminis dokumentas, atliekant dokumentų vertės ekspertizę. Rodyklė parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, kitais įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais. 2. Rodyklė apima tik tuos bendruosius dokumentus, kurie gali susidaryti įvairių institucijų veikloje. Tai organizacinės-tvarkomosios bei ūkinės veiklos, kontrolės, teisės, raštvedybos, planavimo, finansiniai, buhalteriniai, kadrų, saugos darbe ir kiti dokumentai. Institucijos specialiąją veiklą atspindintys dokumentai šioje rodyklėje neminimi. Valstybės valdymo institucijos šios rodyklės pagrindu rengia savo reguliavimo srities institucijų specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodykles. Vadovaujantis rodyklėmis, sudaromos bylų nomenklatūros, formuojamos bylos, organizuojama ir atliekama dokumentų vertės ekspertizė. Specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės ir pavyzdinės bylų nomenklatūros, parengtos šios rodyklės pagrindu, derinamos su Lietuvos archyvų departamento Centrine ekspertų komisija. Kai kurioms bendrųjų dokumentų rūšims, susidarančioms Lietuvos Respublikos Seimo, Prezidentūros, Vyriausybės veikloje, gali būti taikomi kiti saugojimo terminai, negu nurodyta rodyklėje. 3. Rodyklė susideda iš 9 skyrių pagal veiklos sritis: organizacinė-tvarkomoji veikla; kontrolė; teisė; raštvedyba ir dokumentų saugojimas; finansavimas,  buhalterinė apskaita ir atskaitomybė; kadrai; sauga darbe; institucijų  ūkis, statyba ir remontas; institucijų apsauga, priešgaisrinė, civilinė sauga. 4. Rodyklėje institucijos suskirstytos į dvi grupes. Pirmajai grupei (3 skiltis) priskiriamos valstybės, vietos savivaldos, nevalstybinės institucijos,  kurių veikloje susidarantys nuolatinio saugojimo dokumentai perduodami valstybiniam saugojimui. Dauguma tokių institucijų yra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai. Kitai institucijų grupei (4 skiltis) priskiriamos institucijos, kurios  nėra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai ir jų dokumentai saugomi institucijoje. Institucijos veikloje susidarantiems dokumentams, turintiems istorinę, mokslinę ir kultūrinę vertę, rodyklėje saugojimo terminas nurodytas  10 m.EK. Šiuos dokumentus institucija  gali saugoti nuolat. 5. Viename punkte išvardintų kelių rūšių laikino saugojimo dokumentų (pvz.: darbo laiko ir  užmokesčio apskaitos dokumentai (nedarbingumo lapeliai, tabeliai, darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai) saugojimo terminas vienodas, tačiau šie dokumentai gali būti grupuojami į atskiras bylas (pvz.: nedarbingumo lapeliai; darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai). Vienodo saugojimo termino dokumentai gali būti sujungti į vieną bylą, nors rodyklėje šie dokumentai išskirstyti į atskirus punktus. Institucijos, perduodančios dokumentus valstybiniam saugojimui, pildo tarnautojų asmens bylas. 6. Rodyklė nustato minimalius dokumentų saugojimo terminus. Tuo atveju, kai šalia dokumentų saugojimo termino yra žyma “EK”, tvarkant dokumentus, institucija ar jos Ekspertų komisija (EK) nutaria pratęsti jų saugojimo terminą, palikti nuolatiniam saugojimui ar sunaikinti pasibaigus saugojimo terminui. Institucijų Ekspertų komisijos gali teikti Lietuvos archyvų departamento Centrinei ekspertų komisijai pasiūlymus dėl dokumentų saugojimo terminų pakeitimo. Jei rodyklėje dokumentų saugojimo terminas nurodytas “Kol reikia”, institucija pati sprendžia, kiek tokį dokumentą tikslinga saugoti. Dokumentų registracijos žurnalų, kurie institucijoje pildomi (tęsiami) kelerius metus, saugojimo terminas skaičiuojamas nuo paskutinio įrašo datos. 7. Pastabos “Po patvirtinimo”, “Po pakeitimo”, “Po sutarties įvykdymo”, “Po nurašymo” ir kt. tikslina dokumentų saugojimo terminą. Tokių dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo nurodyto fakto. Dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. kovo 3 d. įsakymo Nr.14. Visi terminai yra nurodomi dokumentų saugojimo terminų rodyklėje. Rodyklėje yra 207 dokumentų rūšys, kurių saugojimo terminai skirstomi pagal du kriterijus: dokumentų saugojimo terminas institucijose, perduodančiose dokumentus valstybiniam saugojimui ir institucijose neperduodančiose dokumentus valstybiniam saugojimui. Kaip pavyzdį paėmiau dalį dokumentų pavyzdžiu iš dokumentų saugojimo rodyklės ( vieną skyrių iš devynių ). Rodyklė     Dokumento saugojimo terminas   Eilės numeris   Dokumento rūšis Institucijose, perduodančiose dokumentus valstybiniam saugojimui Institucijose, neperduodančiose dokumentų valstybiniam saugojimui   Pastabos 1 2 3 4 5 O r g a n i z a c i n ė - t v a r k o m o j i v e i k l a           1 Lietuvos Respublikos įstatymai, Seimo nutarimai, Prezidento dekretai, Vyriausybės nutarimai ir potvarkiai, Konstitucinio Teismo nutarimai, sprendimai ir išvados         kol reikia1         kol reikia     1Institucijos veiklos klausimais saugoti nuolat           2 Įstatymų, nutarimų, potvarkių, sprendimų projektai ir jų rengimo dokumentai (pažymos, išvados, apžvalgos, pasiūlymai): a) parengimo vietoje b) kitose institucijose             nuolat kol reikia             - kol reikia             3 Institucijų nuostatai, įstatai, statutai (patvirtinti): a) parengimo ir registravimo vietoje b) kitose institucijose        nuolat kol reikia       10m. 1 kol reikia       1Po pakeitimo           4 Institucijų kolegijų, tarybų, valdybų, komisijų, direkcijų ir kt. nuostatai     nuolat     10m. EK             5 Institucijų taisyklės, instrukcijos, tvarkos, reglamentai ir kt. (patvirtinti)     nuolat     kol reikia                 6 Nuostatų, įstatų, statutų, taisyklių, instrukcijų, tvarkų, reglamentų projektai ir jų rengimo dokumentai (pažymos, pasiūlymai, pastabos)         3m. EK         kol reikia             7 Institucijų steigimo, registravimo, reorganizavimo, likvidavimo, privatizavimo dokumentai (sutartys, aktai, pažymos, ataskaitos, išvados, susirašinėjimas ir kt.)           nuolat           10m. EK             8 Institucijos valdymo sistemoje esančių žinybų schema: a) parengimo vietoje b) kitose institucijose       nuolat iki pakeitimo       - iki pakeitimo             9 Institucijos struktūros schema nuolat 10m.1 1Po pakeitimo           10 Institucijų potvarkiai, sprendimai,         nurodymai veiklos klausimais  nuolat 10m.EK             11 Institucijų potvarkių, įsakymų, sprendimų, nurodymų veiklos klausimais rengimo dokumentai (išvados, pasiūlymai, pažymos): a) parengimo vietoje b) kitose institucijose             nuolat kol reikia             10m. EK kol reikia             12 Potvarkiai, įsakymai kadrų (priėmimo, perkėlimo, skatinimo, nuobaudų, atleidimo) klausimais       75m.1       75m.1 1Jei vedamos asmens bylos, įsakymų kopijos saugomos asmens bylose           13 Potvarkiai, įsakymai atostogų, komandiruočių klausimais     10m.     10m.             14 Institucijų kolegijų, tarybų, valdybų, komisijų, komitetų, senatų, direkcijų ir kt. posėdžių protokolai: a) parengimo vietoje b) kitose institucijose         nuolat kol reikia1         10m. EK kol reikia2 1Institucijos veiklos klausimais saugoti nuolat 2Institucijos veiklos klausimais – 10m. EK.           15 Institucijų kolegijų, tarybų, valdybų, komisijų, komitetų, senatų, direkcijų ir kt. posėdžių rengimo dokumentai (pažymos, išvados, apžvalgos, pasiūlymai)         nuolat         10m.EK             16 Institucijų susirinkimų protokolai: a) darbuotojų, akcininkų b) struktūros dalinių     nuolat 5m.     10m. EK kol reikia             17 Kolektyvinė sutartis ar kolektyvinis susitarimas (patvirtinta)   nuolat   75m.             18 Institucijų veiklos programos, planai (patvirtinti): a)ilgalaikiai, metų,     b) ketvirčių         c) mėnesių     Nuolat     3m. 1         1m. 3   10m. EK     3m. 2         1m. 4 1Jei nėra metų programų, planų, saugoti nuolat 2Jei nėra metų programų, planų - 10m. EK 3Jei nėra metų ir ketvirčių programų, planų, saugoti nuolat 4Jei nėra metų ir ketvirčių programų, planų - 10m. EK           19 Institucijų struktūros dalinių metų veiklos programos, planai, ataskaitos     5m.1     5m2. 1Jei nėra institucijų metų programų, planų, ataskaitų, saugoti nuolat. 2 Jei nėra institucijų metų programų, planų, ataskaitų, saugoti 10 m. EK.           20 Institucijų statistinės ataskaitos:   a) suvestinės, metų   b) pusmečių   c) ketvirčių   d) mėnesių       nuolat   5m. 1   3m. 3   1m. 5       10m. EK   5m. 2   3m. 4   1m. 6 1Jei nėra metų ataskaitų, saugoti nuolat 2Jei nėra metų ataskaitų -10m. EK 3Jei nėra metų, pusmečių ataskaitų, saugoti nuolat 4Jei nėra metų, pusmečių ataskaitų         - 10m. EK 5Jei nėra metų, pusmečių, ketvirčių ataskaitų, saugoti nuolat,         6Jei nėra metų pusmečių, ketvirčių ataskaitų - 10m. EK           21 Institucijų veiklos ataskaitos: a) suvestinės, metų    nuolat    10m. EK 1Jei nėra metų ataskaitų, saugoti nuolat   b) pusmečių   c) ketvirčių   d) mėnesių 5m. 1   3m. 3   1m. 5 5m. 2   3m. 4   1m. 6 2Jei nėra metų ataskaitų -10m. EK 3Jei nėra metų, pusmečių ataskaitų,saugoti nuolat 4Jei nėra metų, pusmečių ataskaitų - 10m. EK 5Jei nėra metų, pusmečių, ketvirčių ataskaitų, saugoti nuolat 6Jei nėra metų, pusmečių, ketvirčių ataskaitų - 10m. EK           22 Institucijų veiklos ataskaitų rengimo dokumentai (lentelės, pažymos)   3m.   3m.             23 Institucijų veiklos apžvalgos nuolat 10m. EK             24 Komandiruočių ataskaitos 3m.EK1 3m. 2 1Svarbiais veiklos klausimais saugoti nuolat         2Svarbiais veiklos klausimais- 10m. EK           25 Išdirbio normos ir įkainiai: a) parengimo ir patvirtinimo vietoje b) kitose institucijose   nuolat   iki pakeitimo   10m.EK1   iki pakeitimo   1Po pakeitimo           26 Laikinos išdirbio normos ir įkainiai 10m. 1 10m. 1 1Po pakeitimo           27 Išdirbio normų ir įkainių nustatymo bei taikymo             dokumentai (pažymos, pasiūlymai, susirašinėjimas)   kol reikia   kol reikia             28 Etatų sąrašai (patvirtinti): a) parengimo vietoje b) kitose institucijose   nuolat 3m.   10m. EK1 3m.   1Po pakeitimo           29 Etatų sąrašų projektai ir jų rengimo dokumentai (pažymos, išvados, pasiūlymai, susirašinėjimas)       kol reikia       kol reikia             30 Paraiškos su priedais veiklos licencijoms (leidimams) gauti    10m. 1   10m. 1 1Pasibaigus veiklos licencijos (leidimo) galiojimo laikui           31 Veiklos licencijų (leidimų) registracijos žurnalai   nuolat   -             32 Perdavimo ir priėmimo aktai: a) keičiantis institucijų vadovams b) kitiems darbuotojams (išskyrus materialiai atsakingus)    nuolat   5m.   10m. EK   5m.             33 Bendradarbiavimo gamybos, mokslo, kultūros ir kt. klausimais su šalies ir užsienio institucijomis dokumentai (susitarimai, protokolai, planai, ataskaitos, pažymos, rekomendacijos, susirašinėjimas)         10m. 1         10m. 2   1Svarbiausiais veiklos klausimais saugoti nuolat 2Svarbiausiais veiklos klausimais - 10m. EK           34 Kūrybinių, mokslinių, techninių konkursų dokumentai (nuostatai, programos, pažymos, ataskaitos, atsiliepimai): a) parengimo vietoje b) kitose institucijose           nuolat kol reikia           10m. EK kol reikia             35 Parodų rengimo dokumentai (programos, planai, bukletai, plakatai ir kt.)   nuolat   10m. EK             36 Suvažiavimų, kongresų,         simpoziumų, konferencijų,         pasitarimų, seminarų ir kitų         renginių dokumentai (programos, pranešimai, protokolai, tezės): a) parengimo vietoje b) kitose institucijose       nuolat kol reikia       10m. EK kol reikia             37 Susirašinėjimas pagrindinės veiklos klausimais   nuolat   10m. EK             38 Institucijų metraščiai, svečių knygos   nuolat   10m.EK             LITERATŪRA 1. ABBERG Birgit, BENFORD Michael. Verslo laiškai anglų kalba. Kaunas, 1999. ISBN 5-430-02783-9. 2. ASHLEY Alise. Handbook of Commercial Correspondence. Oxford University Press, 2000. ISBN 0 19 45 7206 4. 3. BAGDONAS Vaclovas. Verslo kontraktų sudarymas. Vilnius, 2000. ISBN 9955-425-33-4. 4. BALTRŪNIENĖ Violeta. Dokumentų valdymas. Vilnius, 2004. ISBN 9955-519-36-2. 5. BALTRŪNIENĖ Violeta. Bendrosios studijų darbų ir reikalų raštų rengimo rekomendacijos. Vilnius, 2005. ISBN 9955-519-47-9. Prieiga per internetą:

Daugiau informacijos...

★ Klientai rekomenduoja

Šį rašto darbą rekomenduoja mūsų klientai. Ką tai reiškia?

Mūsų svetainėje pateikiama dešimtys tūkstančių skirtingų rašto darbų, kuriuos įkėlė daugybė moksleivių ir studentų su skirtingais gabumais. Būtent šis rašto darbas yra patikrintas specialistų ir rekomenduojamas kitų klientų, kurie po atsisiuntimo įvertino šį mokslo darbą teigiamai. Todėl galite būti tikri, kad šis pasirinkimas geriausias!