Konferencijos organizavimas: "Europos inovacijų strategijos"

kauno technologijos universitetas Ekonomikos ir vadybos fakultetas vadybos katedra Konferencijos „Europos inovacijų strategijos“ organizavimas Verslo etikos ir bendravimo organizavimo namų darbas Vadovė: Vad. kat. asist. J. Duobienė 2007-11-... Atliko: 2007-11-06 kaunas, 2007 KTU EKONOMIKOS IR VADYBOS FAKULTETAS Modulio „Verslo etika ir bendravimo organizavimas“ namų darbo UŽDUOTIS 4 variantas VB-7/2 gr. stud. Irina Bukareva ir Adelė Tamošiūnaitė TEMA: „2007(2008)m. KONFERENCIJOS „Europos inovacijų strategijos“ ORGANIZAVIMAS“ Darbo apimtis 20-30 puslapių. Visame darbe turi būti remiamasi konkrečiu realios ar menamos organizacijos pavyzdžiu. Pateikiama informacija privalo remtis nuorodomis į konkretaus literatūros šaltinio puslapius. Naudota literatūra pateikiama darbo pabaigoje. Darbą apipavidalinti pagal KTU raštvedybos reikalavimus [1]. DARBO DALYS: Titulinis lapas Užduotis (prisegama prie baigto darbo). Turinys Įvadas (jame trumpai aprašomas darbo tikslas ir pateikiama kiekvienos dalies esminė santrauka. Pabaigoje nurodoma, kiek puslapių apima šis darbas, kiek yra iliustracijų, kiek panaudota literatūros šaltinių ir kt.) 1. Konferencijos pristatymas (nurodant, kokios ji rūšies, pristatant jos istoriją, jei tai ne pirmoji konferencija, ir pan.) 2. Konferencijos programa. 3. Konferencijos aprašymas: 3.1. Pasiruošimas konferencijai; 3.2. Konferencijos vadovo pareigybinė instrukcija; 3.3. Konferencijos scenarijus (eiga). 3.4. Pranešimo pavyzdys pagal konferencijos tematiką (su vaizdinėmis priemonėmis – grafikų, diagramų, lentelių ir kitais pavyzdžiais); 3.5. Konferencijos rezultatai. 4. Priėmimo konferencijos dalyviams organizavimas: 4.1. Priėmimo rūšies ir vietos parinkimas; 4.2. Kviečiamųjų asmenų sąrašo sudarymas; 4.3. Kvietimo maketas (pateikti pavyzdį). 4.4. Svečių susodinimo už stalo plano sudarymas. 4.5. Stalo vizitinių kortelių pavyzdžiai. 4.6. Tosto ar kalbos variantas (pateikti pavyzdį). 5. Kultūrinės programos organizavimas. 6. Konferencijos išlaidų sąmatos sudarymas (pateikiant po tris alternatyvius variantus kiekvienam pasirinkimui ir sudaroma viena sąmata su pasirinkimų paaiškinimais). Išvados. Literatūros sąrašas. Rekomenduojama literatūra: 1. Baršauskienė V., Mačerinskienė I. Studijų darbų parengimo tvarka. – Kaunas, 2004.-78p. 2. Baršauskienė V. Dalykinė komunikacija. – Kaunas, 2002.-238p. 3. Misevičius V., Urbonienė R. Dalykinio bendravimo pagrindai – Šiauliai, 2006 – 242p. 4. Misevičius V. Verslo etikos ir bendravimo pagrindai. – Kaunas, 2004.-215p. 5. Interneto šaltiniai ir kt. Darbą pateikti iki 2007-11-06 KTU EVF Vadybos katedros asist. Jurga Duobienė El.paštas: jurga.duobiene@ktu.lt turinys Įvadas 5 1. Konferencijos pristatymas 6 2. Konferencijos programa 7 3. Konferencijos aprašymas 9 3.1. Pasiruošimas konferencijai 9 3.2. Konferencijos vadovo pareigybiė instrukcija 11 3.3. Konferencijos scenarijus 11 3.4. Pranešimo pavyzdys pagal konferencijos tematiką 13 3.5. Konferencijos rezultatai 16 4. Priėmimo konferencijos dalyviams organizavimas 17 4.1.Priėmimo rūšies ir vietos parinkimas 17 4.2. Kviečiamųjų asmenų sąrašo sudarymas 18 4.3. Kvietimo maketas 18 4.4. Svečių susodinimo už stalo plano sudarymas 19 4.5. Stalo vizitinių kortelių pavyzdžiai 20 4.6. Tosto variantas 21 Įvadas Šio darbo tikslas – išsamiai aprašyti konferencijos pasirinkta tema planavimą ir organizavimą. Atliekant šį darbą buvo remiamasi panašia, jau vykusia konferencija „Europos inovacijų strategijos“. Pirmame skyriuje „Konferencijos pristaymas“ supažindinama su konferencija, jos rūšimi, tema, siekiais, taip pat pristatomi organizatoriai. Antrame skyriuje „Konferencijos programa“ pateikiamos rekomendacijos, kurių derėtų laikytis sudarant konferencijos programą, pavyzdžiui, konferencijos temos paskelbimas, tikslaus pranešėjų skaičiaus nustatymas ir pan. Taip pat pateikiama tiksli minėtosios konferencijos programa. Trečiame skyriuje „Konferencijos aprašymas“ detaliai aprašomas pasiruošimas konferencijai, vadovo pareigybinė instrukcija, konferencijos eiga, pateikiamas pranešimo pavyzdys bei konferencijos būsimų rezultatų numatymas. Ketvirtame skyriuje „Priėmimo konferencijos dalyviams organizavimas“ nurodoma pasirinkta priėmimo rūšis (dalykinė vakarienė), vieta bei pateikiamas pasirengimo aprašymas (kviečiamųjų asmenų sąrašas, kvietimo, stalo ir vizitinių kortelių, tosto bei svečių susodinimo už stalo pavyzdžiai). Penktame skyriuje „Kultūrinės programos organizavimas“ ... Paskutiniame skyriuje „Konferencijos išlaidų sąmatos sudarymas“ pateikiami trys alternatyvūs konferencijos išlaidų sąmatos variantai. Darbo apimtis - ... puslapių. Darbe yra 12 iliustracijų, naudotasi 7 literatūros šaltiniais, kurie pateikiami literatūros sąraše. 1. konferencijos pristatymas Informacinė konferencija „Europos inovacijų strategija“ pirmą kartą rengiama Lietuvoje. Jos tikslas – supažindinti su inovacijų politika Europoje bei inovacijų skatinimu ES šalyse. Konferencijos metu bus pristatytos pagrindinės inovacijų tendencijos Europoje, apžvelgtos stipriausių ES valstybių inovacijų sistemos bei naujų ES narių patirtis atliekant technologijų įžvalgą. Konferenciją organizuoja Lietuvos Respublikos Vyriausybė kartu su Ūkio ministerija, Švietimo ir mokslo ministerija, Tarptautinių mokslo ir technologijų plėtros programų agentūra. 2. Konferencijos programa Vienas iš svarbiausių ir pagrindinių konferencijos organizavimo darbų yra dienotvarkės sudarymas. Konferencijos darbo programa paskelbiama iš anksto, kiekvienas jos dalyvis žino, kada ir kur jam teks daryti pranešimą, dalyvauti diskusijose. Renginio organizaciniame komitete ir prie renginio patalpos iškabinama konferencijos darbotvarkė bei nurodomi pranešėjai (4, 112-113p.). Apie organizuojamą konferenciją „Europos inovacijų strategija“ suinteresuotoms organizacijoms ir asmenims buvo pranešta prieš 3 mėnesius. Numatytas dalyvių skaičius – 160 asmenų. Organizatorių prašymu, 10 asmenų iš 9 skirtingų institucijų (Europos Komisijos Konkurencijos direktoratas, Ūkio ministerija, Centrinės Anglijos universitetas Birmingeme, Mančesterio universitetas, Technologijų centras AS, Ekonomikos ministerijos agentūra, Inovacijų ir technologijų centras ZENIT, KTU regioninis verslo inkubatorius, Lietuvos inovacijų centras) sutiko skaityti pranešimus. Tada buvo aptarta renginio struktūra bei dienotvarkė, numatant pranešimų skaitymo eiliškumą, tematiką ir jų trukmę. Organizatoriai nusprendė konferencijai skirti tik vieną dieną, tačiau per skirtą laiką suteikti kuo daugiau įvairios ir naudingos informacijos. Tuo remiantis buvo sudaryta tiksli konferencijos programa, kurioje racionaliai paskirstytas laikas atskiriems pranešimams, pertraukoms bei kitoms renginio dalims. Organizacijoms – dalyvėms dienotvarkė buvo išsiųsta likus mėnesiui iki konferencijos pradžios elektroniniu paštu. konferencijos programa 08:45 – 09:20 Registracija. 09:30 – 09:35 Sveikinimo žodis. Algirdas Brazauskas, LR Ministras Pirmininkas 09:35 – 09:45 Atidarymo kalba. Remigijus Motuzas, Švietimo ir mokslo ministras 09:45 – 10:15 ES valstybės pagalbos inovacijoms politika. Alain Alexis, Europos Komisijos Konkurencijos direktoratas 10:15 – 10:45 Lietuvos inovacijų sistema Lisabonos strategijos kontekste. Lina Domarkienė, p. Lisabona, Ūkio ministerijos sekretorė 10:45 – 11:20 Europos inovacijų tendencijų apžvalga. Dr. Lynn Martin, Centrinės Anglijos universitetas Birmingeme, Jungtinė Karalystė 11:20 – 11:50 Klausimai. Pertauka 11:50 – 12:30 Technologijų įžvalga. Dr. Michael Keenan, Mančesterio universitetas, Jungtinė Karalystė 12:30 – 13:00 Šalies tyrimų prioritetų pasirinkimas. Čekijos patirtis. Kristina Kadlecikova, Technologijų centras AS, Čekijos Respublika 13:00 – 14:10 Klausimai. Pietūs 14:10 – 14:40 Inovacijų skatinimas Nyderlanduose. Dr. Giel Dubbeld, Ekonomikos ministerijos agentūra, Nyderlandai 14:40 – 15:10 Vokietijos inovacijų sistema: federalinis lygmuo ir Šiaurės Reino-Vestfalijos sritis. Dr. Peter Wolfmeyer, Inovacijų ir technologijų centras ZENIT, Vokietija 15:10 – 15:40 Klausimai. Pertauka 15:40 – 16:00 Regioninės inovacijų strategijos pietryčių Lietuvoje. „RIS Lietuva“ projekto pristatymas. Dr. Pranas Milius, KTU regioninis verslo inkubatorius 16:00 – 16:20 Inovacijų politikos Lietuvoje link: RIS Lietuva – INNPULSE. Deividas Vijeikis, Kastytis Gečas, Lietuvos inovacijų centras 16:20 – 16:40 Baigiamasis žodis 16:40 Konferencijos pabaiga 3. konferencijos aprašymas 3.1. Pasiruošimas konferencijai. Konferenciją buvo nuspręsta organizuoti 2005 m. gruodžio 1 dieną viešbutyje „Europa city“ (7), esančiame Vilniuje, J. Jasinskio g. 14. Vieta buvo parinkta atsižvelgiant į dalyvių atvykimo patogumą, nes 4 suinteresuotos institucijos yra įsikūrusios Vilniuje, svečiams patogu atvykti į šalies sostinę. Konferencijos salė su reikiama įranga, dalykiniai pietūs viešbučio restorane buvo užsakyti iš anksto. Taip pat buvo susitarta dėl kainų bei dalinės įmokos už paslaugas. Siekiant išvengti galimų nesusipratimų, viešbučio personalas buvo informuotas apie konferencijos temą, dalyvių skaičių, reikiamą paruošti įrangą. Konferencijos vadovas – svarbiausias asmuo, nuo kurio priklauso renginio sėkmė. Gero vadovo esminiai bruožai ( 1, 115p.): 1) tai turi būti geras specialistas; 2) mokėjimas spręsti visas per konferenciją kilusias konfliktines situacijas; 3) gebėjimas valdyti bet kokia dalyvių grupę; 4) turėti pakankamai žinių konferencijos tema; 5) jo kalba turi būti suprantama ir aiški, patraukianti dėmesį; 6) objektyvumas, mandagumas, humoro jausmas. Atsižvelgiant į šias savybes buvo pasirinktas jas atitinkantis asmuo – Švietimo ir mokslo ministras Remigijus Motuzas. Per nurodytą terminą, organizacijos – dalyvės turėjo atsiųsti organizatoriams tikslius atvyksiančių asmenų duomenis, reikalingus konferencijos rengimo procese. Tai leido sudaryti konkretų dalyvių sąrašą. Kvietimai į konferenciją buvo išsiųsti likus mėnesiui iki renginio. Kvietimo pavyzdys pateiktas 1 paveiksle. 1pav. Kvietimo į konferenciją pavyzdys Konferencijos dalyvius psichologiškai veikia ir konferencijos vieta. Labai svarbu sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas ir pašalinti visus veiksnius, galinčius turėti neigiamą įtaką dalyvių elgesiui. (1, 118p.) Konferencijai „Europos inovacijų strategijos“ buvo pasirinkta moderni viešbučio „Europa city“ konferencijų salė (žr. 2 pav.), talpinanti iki 150 žmonių (7). Taip pat buvo pasirinktas teatro salės principas bei išnuomota reikiama įranga: mikrofonas bei garso įranga, televizorius, vaizdo grotuvas, ekranas, žymekliai, multimedija. Visa tai buvo atlikta atsižvelgiant į pranešimų pristatymo tipus ir patogumą. 2 pav. Viešbučio „Europa city“ konferencijų salė 3.2. Konferencijos vadovo pareigybinė instrukcija Valdymo prasme, visa konferencijos eiga – jos organizavimas, vedimas – iš esmės priklauso nuo konferencijos vadovo: nuo jo intensyvaus valdymo, pasirengimo darbui. Jo funkcijos: 1) pasirūpinti salės bei reikiamos įrangos nuoma; 2) nustatyti optimalų dalyvių skaičių; 3) psichologiškai veikti dalyvius ir stengtis kreipti juos tinkama linkme; 4) supažindinti dalyvius su konferencijos darbotvarke; 5) iš anksto numatyti renginio tvarką ir reikalavimus; 6) būti nešališkam kitų dalyvių atžvilgiu; 7) aktyviai dalyvauti pačioje konferencijoje; 8) kontroliuoti ir organizuoti pokalbio tvarką. Tai yra pagrindiniai vadovo uždaviniai, kurių jis privalo laikytis, tačiau jis turi teisę konferencijos pabaigoje, greta apibendrinamojo žodžio, išreikšti savo požiūrį, kuris jau nepadarytų jokių poveikių grupės nuomonei (1, 132 p.) Konferencijos „Europos investicijų strategijos“ vadovas R. Motuzas susilaikė nuo komentarų ar savo nuomonės išreiškimo, tačiau neabejotinai gerai atliko jam skirtas vadovo funkcijas. 3.3. Konferencijos scenarijus Prieš pradedant konferenciją, nuo 8.45 iki 09.20 vestibiulyje buvo užregistruoti renginio dalyviai. Taip buvo patikslintas į kvietimus teigiamai atsakiusiųjų sąrašas. Paprastai konferencijos organizatoriai dalyviams įteikia renginio programą ir priedus. Šiuo atveju priedą sudarė rašiklis ir užrašų knygelė. Taip pat kiekvienam dalyviui buvo įteiktos dalyvio kortelės, kurias jie privalėjo segėti visos konferencijos metu. 3 paveiksle pateikiame jos pavyzdį. 3 pav. Dalyvio kortelės pavyzdys 09:30 vadovas paskelbė konferencijos pradžią ir pasakė pasveikinimo kalbą (pateikiame jos ištrauką): „Ponios ir ponai, konferencijos dalyviai! Aš skelbiu konferenciją „Europos investicijų strategijos“ pradėtą. Dėkoju Jums už atvykimą ir norą pasidalinti turimomis žiniomis. Mūsų konferencijos tikslas yra suteikti Jums naujų žinių būsimų pranešimų temomis, kurių bus 9. Po kiekvieno iš jų Jūs turėsite galimybę pranešėjo paklausti Jus dominančių klausimų bei pateikti savo pastabas. Taigi, pirmasis pranešimas „ES valstybės pagalbos inovacijoms politika“ Viena iš konferencijos vadovo funkcijų yra klausytojams pristatyti pranešimus bei jų pranešėjus, todėl po pasveikinimo kalbos vadovas pristatė pirmuosius pranešėjus. Taip pat labai svarbus yra ir laiko reglamentas. Kiekvienas pranešėjas privalo laikytis jam nustatytų laiko normų. Už tvarką atsakingas vadovas, nes sumaištis, nukrypimai į šalį nepadės pasiekti norimo rezultato. Apie bet kokius pasikeitimus, susijusius su pranešimo trukme, pranešėjas privalėjo pranešti ne vėliau kaip likus 2 dienoms iki konferencijos pradžios, organizatoriams suteikiant galimybę koreguoti dienotvarkę. Kadangi konferencija truko tik vieną dieną, buvo numatytos dvi 30 min. pertraukos bei viena ilgesnė – 60 min. - pertrauka. Per jas svečiai buvo vaišinami kava, arbata bei šaltaisiais užkandžiais. Paskutinė konferencijos dalis – uždarymas. Ją sudaro konferencijos apibendrinimas su išvadomis bei atsisveikinimas. Pateikiame ir vadovo pabaigos žodžius: „Gerbiamieji ponai, priėjome mūsų konferencijos pabaigą. Leiskite padėkoti Jums visiems už dalyvavimą ir pasikeitimą nuomonėmis. Jei visi visada taip nuoširdžiai dirbs, tikrai greitai sulauksime gerų rezultatų. Konferencija baigta. Viso labo!”. 3.4. Pranešimo pavyzdys Kadangi pranešimams mūsų konferencijose buvo skirta gana daug laiko (30-40min.), pateikiame antrojo pranešimo ištrauką apie Lietuvos inovacijų sistemos plėtrą: „Remiantis suminiu inovatyvumo indeksu (SII) ir jo augimo tendencijomis ES valstybės narės gali būti grupuojamos į 4 grupes (žr. 4 pav.): • Pirmoji grupė – “Lyderiaujančios šalys”: Suomija, Danija, Švedija, Vokietija ir Šveicarija. • Antroji grupė – „Vidutinį lygį rodančios šalys“: Prancūzija, Liuksemburgas, Airija, Didžioji Britanija, Nyderlandai, Belgija, Austrija, Norvegija, Italija ir Islandija. • Trečioji grupė – „Besivejančios šalys“: Lietuva, Slovėnija, Vengrija, Portugalija, Čekija, Latvija, Graikija, Kipras ir Malta. • Ketvirtoji grupė – „Prarandančios augimo pagreitį šalys“: Estija, Ispanija, Bulgarija, Lenkija, Slovakija, Rumunija ir Turkija. 4 pav. ES valstybės pagal suminį inovatyvumo indeksą (SII) ir jo augimo tendencijas 5 paveiksle vaizduojamoje diagramoje mėlyna spalva pažymėta, kiek šalims dar reikia metų kad pasivyti kitas šalis, o raudona spalva pažymėta, kiek kai kurioms šalims reikia metų, kad nusmuktų iki vidurkio. Matyti, kad Lietuvai dar prireiks 20 metų, kad pasiekti ES inovacinės veiklos vidurkį (šaltinis: 2005 m. Europos inovacijų statistika). 5 pav. Metų skaičius reikalingas pasiekti ES inovacinės veiklos vidurkį Toliau matome (žr. 6 pav.), kas dalyvauja inovacijų sistemoje Lietuvoje: privačios įmonės, valstybės institucijos, tęstinio ir profesinio mokymo įstaigos, aukštosios mokyklos, mokslinių tyrimų įstaigos, tarptautinės kompanijos, privatūs konsultantai, bankai ir finansinės institucijos, viešosios mokslo paramos įstaigos. 6 pav. Lietuvos inovacijų sistemos dalyviai Turbūt daugeliui įdomu, kokie partneriai dažniausiai pasitaiko įmonių inovacinėje veikloje. Taigi, 7 paveiksle pateiktoje diagramoje galime matyti, jog daugiausia – 63,9 % - partnerių sudaro įrengimų medžiagų ir programinės įrangos tiekėjai, kiek mažiau – 55 % - klientai ir vartotojai. Deja mažiausiai – 12,3 % - partnerystėje dalyvauja valstybiniai mokslo institutai ir tik šiek tiek daugiau – 17,3 % - universitetinės ir kitos aukštosios mokyklos (šaltinis: Statistikos departamentas prie LRV). 7 pav. Įmonių inovacinės veiklos partneriai Šis Ūkio ministerijos sekretorės Linos Domarkienės pranešimas sukėlė didžiausią susidomėjimą bei tolimesnes diskusijas dalykinės vakarienės metu. 3.5. Konferencijos rezultatai Siekiant teigiamų konferencijos „Europos investicijų strategijos“ rezultatų, atliekant visus parengiamuosius darbus buvo remiamasi tokia nuostata: konferencija laikoma sėkminga, jeigu joje yra patenkinami trys pagrindiniai siekiai: 1) kiekvienas dalyvis gavo informacijos; 2) visi galėjo pasakyti savo nuomonę; 3) dalyviai patyrė bendro darbo sėkmę. (4, 114 – 115 p.) Verta paminėti, kad ši konferencija yra teminio – informacinio pobūdžio, todėl jos pagrindinis tikslas – supažindinti dalyvius su inovacijų politika Europoje bei inovacijų skatinimu ES šalyse. Apibendrinat galima pasakyti, kad šio tipo konferencija – tai pasikeitimas paprastomis žiniomis atitinkama tema. 4. Priėmimo konferencijos dalyviams organizavimas 4.1. Priėmimo rūšies ir vietos parinkimas Pasibaigus konferencijai „Europos inovacijų strategija“ buvo surengtas priėmimas – dalykinė vakarienė. Ši priėmimo rūšis buvo pasirinkta dėl to, kad jos metu paprastai yra norima ramioje aplinkoje aptarti dalykinius reikalus. Šiuo atveju buvo norima suteikti konferencijos dalyviams galimybę pasidalinti įspūdžiais ir dar kartą aptarti konferencijos rezultatus. Priėmimą buvo nuspręsta rengti viešbučio „Europa city“ restorane (žr. 8 pav.). 8 pav. Viešbučio „Europa city“ restoranas Organizatorių sprendimu vakarienė buvo rengiama 17.00, paliekant konferencijos dalyviams 20 minučių pertrauką po renginio pabaigos. Meniu dažniausiai susideda iš šaltųjų užkandžių, sriubos, karšto patiekalo bei deserto. Prieš vakarienę svečiai gali būti vaišinami aperityviniais gėrimais. Tačiau reiktų vengti labai stiprių alkoholinių gėrimų, kurie gali pakenkti skonio receptoriams. Po priėmimo pasiūloma kavos ar arbatos, konjako arba likerio (4, 119 p.). Organizatoriai, atsižvelgdami į visus reikalavimus, sudarė priėmimo meniu: • šaltieji užkandžiai (salotos); • sriuba • karštas patiekalas ( kepsnys); • sultys; • desertas (torto gabalėlis). Dalykiniams pietums organizatoriai skyrė 35-50Lt asmeniui, priklausomai nuo skirtingų restoranų kainų. 4.2. Kviečiamųjų asmenų sąrašo sudarymas; Kadangi konferencijoje „Europos inovacijų strategija“ dalyvavo pakankamai daug asmenų ,todėl organizatoriai neturėjo galimybės jų visų pakviesti į priėmimą. Dėl šios priežasties priėmimui reikėjo sudaryti atskirą kviečiamųjų asmenų sąrašą. Į jį buvo įtraukti konferencijoje pranešimus skaitę asmenys bei konferencijos vadovas: 1. Algirdas Brazauskas, LR Ministras Pirmininkas 2. Remigijus Motuzas, Švietimo ir mokslo ministras 3. Alain Alexis, Europos Komisijos Konkurencijos direktoratas 4. Lina Domarkienė, Ūkio ministerijos sekretorė 5. Dr. Lynn Martin, Centrinės Anglijos universitetas Birmingeme 6. Dr. Michael Keenan, Mančesterio universitetas 7. Kristina Kadlecikova, Technologijų centras AS 8. Dr. Giel Dubbeld, Ekonomikos ministerijos agentūra 9. Dr. Peter Wolfmeyer, Inovacijų ir technologijų centras ZENIT 10. Dr. Pranas Milius, KTU regioninis verslo inkubatorius 11. Deividas Vijeikis, Lietuvos inovacijų centras 12. Kastytis Gečas, Lietuvos inovacijų centras 4.3.Kvietimo maketas Kvietime turėtų būti nurodoma: • kviečiančiojo/osios vardas ir pavardė; • kviečiamojo asmens vardas, pavardė ir kreipinys; • pakvietimo proga arba renginio rūšis; • renginio data ir laikas, renginio vieta; • pastaba kaip rengtis (jei būtina); • prašymas atsakyti. Kvietimai išsiunčiami ne vėliau kaip prieš 2-3 savaites iki priėmimo. Pagal konkrečias aplinkybes kvietimai įteikiami asmeniškai arba siunčiami paštu (4, 120 – 121 p.). Kvietimai į priėmimą, organizuojamą po konferencijos „Europos inovacijų strategija“, buvo išsiųsti birželio 1 dieną paštu. Kvietimo pavyzdys pateiktas 9 paveiksle. 9 pav. Kvietimo į priėmimą pavyzdys 4.4 Svečių susodinimo už stalo plano sudarymas. Prieš priėmimą dera pagalvoti ir apie susodinimo tvarką prie stalo. Negalima šalia sodinti vienas kitam antipatiją jaučiančių, nemėgstančių vienas su kitu bendrauti žmonių (4, 113 p.). Siekiant pasikeisti nuomonėmis bei aptarti įvykusį renginį, patartina prie stalo vienas šalia kito sodinti asmenis iš skirtingų organizacijų. Vadovaujantis šiomis nuostatomis, buvo sudaryti du svečių susodinimo už stalo planai: 1. Algirdas Brazauskas, LR Ministras Pirmininkas 2. Remigijus Motuzas, Švietimo ir mokslo ministras 3. Alain Alexis, Europos Komisijos Konkurencijos direktoratas 4. Lina Domarkienė, Ūkio ministerijos sekretorė 5. Dr. Lynn Martin, Centrinės Anglijos universitetas Birmingeme 6. Dr. Michael Keenan, Mančesterio universitetas 7. Deividas Vijeikis, Lietuvos inovacijų centras 8. Kristina Kadlecikova, Technologijų centras AS 9. Dr. Giel Dubbeld, Ekonomikos ministerijos agentūra 10. Dr. Peter Wolfmeyer, Inovacijų ir technologijų centras ZENIT 11. Dr. Pranas Milius, KTU regioninis verslo inkubatorius 12. Kastytis Gečas, Lietuvos inovacijų centras Svečių susodinimo už stalo variantai: a) b) 10 pav. Svečių susodinimo už stalo variantai Organizatorių nuomone, b) variantas geriausiai atitiko minėtas nuostatas, todėl būtent šis susodinimo už stalo variantas ir buvo pasirinktas. 4.5. Stalo vizitinių kortelių pavyzdžiai Susodinimo procese gana svarbų vaidmenį atlieka ir stalo kortelės – jų pagalba svečiai yra susodinami taip, kaip pageidauja organizatoriai. Jos taip pat suteikia patogumo ir patiems svečiams. Oficialių priėmimų stalo kortelėse atspausdinama firmos, įmonės, organizacijos ar kitos įstaigos emblema. Patariama asmens vardą ir pavardę užrašyti abiejose kortelės pusėse (3, 13-17p.). Šiam priėmimui buvo pasirinktos viengubos, standaus balto popieriaus, stogo formos stalo kortelės, kurios buvo įdėtos į laikiklius. 11 paveiksle pateikiame stalo kortelių pavyzdžius. 11 pav. Stalo kortelių pavyzdžiai Vizitinės kortelės palengvina pirmąją pažintį su svečiu arba būsimaisiais partneriais, be jų neapsieinama palaikant ryšius su oficialiais asmenimis (4, 122 p.). 12 paveiksle pateikiame vadovo vizitinės kortelės pavyzdį. 12 pav. Vizitinės kortelės pavyzdys 4.6. Tosto variantas Priėmimo įspūdį sustiprina tostas. Juo galima išreikšti padėką, pasveikinti, kreiptis į susirinkusius, ko nors palinkėti. Paprastai tostai yra sakomi ne anksčiau, kaip praėjus 15 minučių nuo priėmimo pradžios. Tosto trukmė – nuo dešimties žodžių iki minutės (ypatingais atvejais šiek tiek ilgiau) (4, 123 p.). Konferencijos „Europos investicijų strategijos“ vadovo priėmimo metu pasakytas tostas: „Gerbiamieji, norėčiau padėkoti Jums visiems už dalyvavimą šioje konferencijoje. Tikiuosi, kad kiekvienam iš Jūsų ji buvo įdomi ir naudinga. Norėčiau pakelti taurę už sėkmingą bendravimą ir bendradarbiavimą ateityje sprendžiant visiems mums aktualias problemas“. 5. Kultūrinės programos organizavimas Po konferencijos „Europos inovacijų strategijos“ buvo rengiama kultūrinė programa. Šiai programai įgyvendinti organizatoriai pasirinko ekskursiją po Vilnių, nes tai puiki galimybė svečiams iš užsienio bei kitų Lietuvos miestų susipažinti ne tik su šalies istorija, kultūra, architektūra bet ir iš arčiau pažvelgti į šalies sostinę – Vilnių. Buvo renkamasi iš kelių ekskursijų variantų, kuriuos pasiūlė ekskursijų organizatoriai „Vilniaus turizmo informacijos centras“ (8): • Ekskursija „Vilniaus panoramos“ pėsčiomis; • Ekskursija „Viduramžių miestas“ pėsčiomis; • Ekskursija „Naktinis Vilnius“ pėsčiomis; • Ekskursija „Vilniaus bažnyčios ir šventovės“ pėsčiomis; • Ekskursija „Vilniaus požemiai“ pėsčiomis. Pagrindinis kriterijus, pasirenkant ekskursiją – jos laikas, nes kultūrinė programa buvo planuojama po dalykinės vakarienės, todėl tinkamiausias variantas buvo ekskursija „Naktinis Vilnius“, kuri vyksta tik sutemus. Dalyvauti ekskursijoje buvo kviečiami visi konferencijoje pranešimus skaitę dalyviai, tačiau kultūrinė programa nėra privaloma, tad joje buvo tik norintieji dalyvauti konferencijos svečiai. Pateikiame ekskursijos pėsčiomis „Naktinis Vilnius“ programą bei kelis numatytus Vilniaus vaizdus (žr 13 pav.): 13 pav. Numatomi ekskursijos vaizdai 6. Konferencijos išlaidų sąmatos sudarymas Kadangi buvo svarstomi 3 skirtingi viešbučių variantai, todėl pateikiame kiekvieną variantą atitinkančią bendrą renginio išlaidų sąmatą. I variantas: viešbutis „Europa city“ (5) Konferencijos salės nuoma Išlaidos pertraukų metu* Aparatūra ir kita įranga** Priedas (rašiklis ir užrašų knygelė) Dalykinė vakarienė Diena = 800 Lt 10 Lt/žm. * 160 žm. = 1600 Lt 25 Lt/val * 7 val = 175 Lt 5 Lt/žm. * 160 žm. = 800 Lt 40 Lt/žm. * 12 žm. = 480 Lt Kultūrinė programa 25 Lt/žm. * 12 žm. = 300 Lt Iš viso: 3855 Lt II variantas: viešbutis „Reval hotel Lietuva“ (6) Konferencijos salės nuoma Išlaidos pertraukų metu* Aparatūra ir kita įranga** Priedas (rašiklis ir užrašų knygelė) Dalykinė vakarienė Diena = 1300 Lt 15 Lt/žm. * 160 žm. = 2400 Lt 30 Lt/val * 7 val = 210 Lt 5 Lt/žm. * 160 žm. = 800 Lt 50 Lt/žm. * 12 žm. = 600 Lt Kultūrinė programa 25 Lt/žm. * 12 žm. = 300 Lt Iš viso: 5610 Lt III variantas: viešbutis „Forum palace“ (7) Konferencijos salės nuoma Išlaidos pertraukų metu* Aparatūra ir kita įranga** Priedas (rašiklis ir užrašų knygelė) Dalykinė vakarienė Diena = 880 Lt 12 Lt/žm. * 160 žm. = 1920 Lt 15 Lt/val * 7 val = 105 Lt 5 Lt/žm. * 160 žm. = 800 Lt 45 Lt/žm. * 12 žm. = 540 Lt Kultūrinė programa 25 Lt/žm. * 12 žm. = 300 Lt Iš viso: 4245 Lt * Įeina kavos, arbatos ir šaltųjų užkandžių kaina. ** Įranga (mikrofonas bei garso įranga, televizorius, vaizdo grotuvas, ekranas, žymekliai) įeina į salės nuomos kainą. Papildomas mokestis imamas tik už multimedijos naudojimą. Išvados Rengiant konferenciją vienas svarbiausių darbų, kurį reikia atlikti ir kuris turi lemiamos įtakos renginio sėkmei, yra pasiruošimas konferencijai. Pasiruošimas apima tiek vietos, tiek laiko nustatymą, dalyvių sąrašo sudarymą, kvietimų paruošimą, vadovo išrinkimą ir kt. Remiantis nurodytais literatūros šaltiniais bei konkrečiu konferencijos pavyzdžiu priėjome prie išvados, kad didžiausią įtaką konferencijos sėkmingumui turi tikslus programos sudarymas ir griežtas jos laikymasis bei vadovo sugebėjimas vesti renginį. Kitas svarbus aspektas yra tai, kad visada būtina atsižvelgti į konferencijos dalyvių tikslą, į tai, ką jie siekia gauti iš konferencijos. Tai mes išnagrinėjome skyrelyje „Konferencijos būsimų rezultatų numatymas“ irpriėjome prie išvados, kad mūsų pasirinktoji konferencija „Europos inovacijų strategijos“ buvo sėkminga, kadangi buvo išpildyti ne tik svarbiausi dalyvių siekiai, bet ir suteikta jiems papildomos naudos. Turimi literatūros šaltiniai padėjo mums susipažinti su priėmimų organizavimo reikalavimais bei suprasti, kad priėmimas yra svarbi konferencijos dalis, kadangi jo metu galima aptarti dalykinius reikalus kitoje, ramioje aplinkoje ir padiskutuoti rūpimais klausimais, kas konferencijos metu (ypač jei joje dalyvauja didelis skaičius žmonių) ne visada yra įmanoma. LITERATŪROS SĄRAŠAS 1. Baršauskienė V. Dalykinė komunikacija. Kaunas, 2002. 237 p. 2. Baršauskienė V. Studijų darbų parengimo tvarka/ V. Baršauskienė, I. Mačerinskienė. Kaunas, 2003. 78 p. 3. Misevičius V. Konferencijos planavimas ir organizavimas // Biuro administravimas, 2004, nr. 1, p. 13-17 4. Misevičius V. Verslo etikos ir bendravimo organizavimo pagrindai. Kaunas, 2003. 215 p. 5. Viešbutis „Europa city“. Prieiga per Internetą:

Daugiau informacijos...

★ Klientai rekomenduoja

Šį rašto darbą rekomenduoja mūsų klientai. Ką tai reiškia?

Mūsų svetainėje pateikiama dešimtys tūkstančių skirtingų rašto darbų, kuriuos įkėlė daugybė moksleivių ir studentų su skirtingais gabumais. Būtent šis rašto darbas yra patikrintas specialistų ir rekomenduojamas kitų klientų, kurie po atsisiuntimo įvertino šį mokslo darbą teigiamai. Todėl galite būti tikri, kad šis pasirinkimas geriausias!