Dokumentų registravimas: teorija

Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose ar naudojamose informacinėse sistemose, suteikiant jiems registracijos numerį. Įstaigoje ar įmonėje gali būti sudaromas registrų sąrašas (3 priedas). Dokumentų registro sąrašas nebūtinas. Įstaigos vadovo nustatyti dokumentų registrai, jų pavadinimai bei identifikavimo žymenys gali būti nurodomi bylų dokumentacijos plane. Pvz.: Bendras vidaus dokumentų registras BR. Registracijos numeris dokumentų registruose suteikiamas iš eilės.
Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei dokumentų registravimas vykdomas automatizuotu būdu, dokumentai registruojami tą parą, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami.
Dokumentai registruojami kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
2. užregistruoto dokumento ir proceso (pasirinkus sudaryti funkcijų dokumentacijos planą) sąsaja.
Registruojant įstaigos sudarytus dokumentus, užfiksuojamas dokumento registracijos numeris ir kiti metaduomenys: dokumento data, dokumento pavadinimas (antraštė) (4 priedas). Registruojant siunčiamus dokumentus, be šių elementų, nurodomas gavėjas, kuriam siunčiamas ar perduodamas dokumentas (5 priedas).
Registruojant gautus dokumentus, užfiksuojama dokumento gavimo data ir registracijos numeris, taip pat gauto dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris ir dokumento pavadinimas (antraštė) (6 priedas).
1. atskiri siunčiamųjų ir gaunamųjų dokumentų registrai;
2. atskiri teisės aktų registrai pagal teisės aktų rūšis ir saugojimo terminus;
3. dokumentų registrai pagal dokumentų rūšis, sudarytojus, temas, saugojimo terminus ar kitą požymį, jei registruotinų dokumentų kiekis yra didelis;
4. bendri dokumentų registrai pagal dokumentų rūšis, sudarytojus ar kitą požymį, jei registruotinų dokumentų kiekis nėra didelis.
Įstaigos dokumentai, parengti administruojant specialiąsias veiklos sritis ir atliekant specialiąsias funkcijas, registruojami kaip ir kiti dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Informacinės sistemos valdytojo, kurio sistema naudojasi kitos įstaigos, sprendimu tokie dokumentai gali būti registruojami jungtiniuose dokumentų registruose.
Jei įstaiga naudojasi informacine sistema, kurios valdytojas yra kitas subjektas, sistemos valdytojas turi užtikrinti galimybę identifikuoti dokumento sudarytoją, dokumento pavadinimą (antraštę), dokumento datą ir registracijos numerį.
Dokumentų registrus sudarant informacinių technologijų priemonėmis, turi būti užtikrintas registro...

Daugiau informacijos...

★ Klientai rekomenduoja

Šį rašto darbą rekomenduoja mūsų klientai. Ką tai reiškia?

Mūsų svetainėje pateikiama dešimtys tūkstančių skirtingų rašto darbų, kuriuos įkėlė daugybė moksleivių ir studentų su skirtingais gabumais. Būtent šis rašto darbas yra patikrintas specialistų ir rekomenduojamas kitų klientų, kurie po atsisiuntimo įvertino šį mokslo darbą teigiamai. Todėl galite būti tikri, kad šis pasirinkimas geriausias!