Vidaus kontrolės sistemos sandara

TURINYS ĮVADAS...............................................................................................................................................3 LENTELIŲ SĄRAŠAS......................................................................................................................4 1. VIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS ELEMENTAI..................................................................5 1.1. Kontrolės aplinka...........................................................................................................................7 1.2. Rizikos vertinimas.......................................................................................................................10 1.3. Vidaus kontrolės procedūros.......................................................................................................11 1.4. Informacija ir komunikacija........................................................................................................13 1.5. Vidaus kontrolės stebėsena..........................................................................................................14 2. VIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS FUNKCIJOS.................................................................16 IŠVADOS..........................................................................................................................................19 BIBLIOGRAFINIŲ NUORODŲ SĄRAŠAS.................................................................................20 ĮVADAS Temos aktualumas. Pasak A. Mackevičiaus, vidaus kontrolė – tai įmonės sudarytas ir vykdomas planas, kuris turi garantuoti, kad visi verslo sprendimai būtų daromi atitinkamo kompetencijos lygio pareigūnų, kad visi padaryti sprendimai būtų vykdomi, kad visi sandėriai būtų daromi laikantis padarytų sprendimų, kad visos vertybės būtų saugomos laikantis įmonės vadovybės nuostatų ir kad visos verslo transakcijos būtų tinkamai registruojamos.  Vidaus kontrolės sistema yra svarbi norint, kad įstaiga tinkamai atliktų savo veiklą, o esant darbo tvarkos pažeidimas, finansinių ataskaitų neatitikimui bei kitoms problemoms, jos būtų pastebėtos ir išspręstos laiku. Tinkama kontrolės sistema yra vienas iš efektyvaus įmonės veiklos garantų. Vidaus kontrolės sistema tai vadovybės vykdomais veiksmais apibrėžtas procesas, skirtas numatytiems tikslams įmonėje pasiekti. Vidaus kontrolės pagrindiniai tikslai vykdyti veiklos veiklą laikantis įstatymų, pagal strateginius ir kitus veiklos planus, apsaugoti valstybę ar savivaldybę nuo neteisėtų veikų, vykdyti veiklą laikantis patikimų finansų valdymo principų bei pateikti teisingą informaciją apie finansinę ir kitą veiklą. Taikydami veiksmingą vidaus kontrolės sistemą vadovai gali būti tikri, kad organizacijos tikslai bus įgyvendinti, finansinės ataskaitos tinkamai parengtos ir bus laikomasi galiojančių teisės aktų reikalavimų. Tyrimo objektas: Vidaus kontrolės sistema. Tyrimo tikslas: išanalizuoti vidaus kontrolės sistemos elementus bei funkcijas, teoriniu aspektu. Tyrimo uždaviniai: 1. Išnagrinėti pagrindinius vidaus kontrolės sistemos elementus. 2. Išanalizuoti vidaus kontrolės sistemos funkcijas. Tyrimo metodai ir priemonės: mokslinės literatūros analizė, duomenų rinkimas ir sisteminimas. LENTELIŲ SĄRAŠAS Lentelės Nr. Lentelės pavadinimas Puslapis 1. Vidaus kontrolės elementų analizė 6 2. Vidaus kontrolės funkcijų analizė 16 1. VIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS ELEMENTAI Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir audito įstatyme vidaus kontrolė apibrėžiama kaip viešojo juridinio asmens vadovo sukurta visų kontrolės rūšių sistema, kuria siekiama užtikrinti viešojo juridinio asmens veiklos teisėtumą, ekonomiškumą, efektyvumą, rezultatyvumą ir skaidrumą, strateginių ir kitų veiklos planų įgyvendinimą, turto apsaugą, informacijos ir ataskaitų patikimumą ir išsamumą, sutartinių ir kitų įsipareigojimų tretiesiems asmenims laikymąsi bei su visu tuo susijusių rizikos veiksnių valdymą. [5] Įvairios institucijos rūpinasi vidaus kontrolės metodikos tobulinimu ir plėtojimu. Tai INTOSAI (angl. International Organisation of the Accountants – IFAC), Kanados audito institutas, Organizacijų remiančių Treadway komisiją, Komitetas (angl. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission -COSO). Svarbiausias vaidmuo reglamentuojant vidaus kontrolę tenka COSO. Jos veiklą remia Amerikos apskaitos institutas, Amerikos diplomuotų viešųjų buhalterių institutas, Valdymo apskaitos institutas, Amerikos advokatų rūmai, teisininkai. Pagrindinė jos funkcija yra išsiaiškinti aplinkybes, kurios prisideda prie klaidų finansinėse ataskaitose arba finansinių ataskaitų klastojimo. (V. Lakis 2017) Anot L. Giriūnas, J. Mackevičius (2013), ir tarp pačių auditorių nėra bendros nuomonės dėl vidaus kontrolės sistemos elementų ir jų reikšmės. Mokslinėje literatūroje pateikiami skirtingi vidaus kontrolės elementai – skiriasi ne tik jų pavadinimai, bet ir skaičiai, apibrėžimai ir kt. Taip pat reikia pabrėžti, kad vidaus kontrolė, kaip valdymo sistemos ar vadybos funkcija, įmonėms yra itin svarbi, kadangi ji apima visas įmonės darbo ir veiklos sritis ne tik nuo aukščiausio iki žemiausio vadovavimo lygio, bet ir nuo struktūrizavimo iki darbuotojų elgesio kontrolės. Būtent todėl, siekdama nustatyti svarbiausia vidaus kontrolės elementus, įmonė turi pati pasirinkti, kuris vidaus kontrolės sistemos valdymo aspektas jai svarbesnis ir remdamasi juo identifikuoti vidaus kontrolės sistemos elementus. Nors skirtingi autoriai vidaus kontrolės sistemos elementus nurodo nevienodai (žiūrėti 1 lentelę), tačiau dažniausiai yra minimi elementai pagal pasauliniu mastu pripažintą COSO modelį, pagal kurį vidaus kontrolės sistemą sudaro penki pagrindiniai tarpusavyje susiję elementai: 1. Vidaus kontrolės aplinka; 2. Rizikos vertinimas; 3. Kontrolės veiksniai (veikla); 4. Informavimas ir komunikacija; 5. Vidaus kontrolės stebėsena. (žiūrėti 1 pav.) 1 pav. Vidaus kontrolės sistemos elementai Šaltinis: sudaryta darbo autoriaus pagal D. Daujotaitė, L. Giriūnas kt. (2015) Siekiant nustatyti vidaus kontrolę ir apibrėžti egzistencinę jos vietą įmonėje, pati organizacija turi pasirinkti, kuris vidaus kontrolės sistemos valdymo aspektas jai svarbesnis. Būtent dėl šios priežasties daugelis mokslininkų pažymi, kad būtent įmonės vadovybė atsakinga už vidaus kontrolės sistemos kūrimą, o vidaus auditoriai yra atsakingi tik už objektyvų šios sistemos elementų įvertinimą.[2] Nagrinėjant mokslinę literatūrą randama skirtingų vidaus kontrolės elementų, skiriasi tik jų kiekis ar pavadinimai, tačiau visų autorių nuomonė labai panaši, kiekvienas jų akcentuoja vieną ar kitą elementą. Tad ir kiekviena įmonė turi atsirinkti sau tinkančius vidaus kontrolės sistemos elementus, nes vienai įmonei tinkantis aspektas nebūtinai tiks ir kitai. Įmonės unikalios, tad vidaus kontrolės sistemos valdymo aspektai turi būti pritaikyti individualiai (Daujotaitė ir kt., 2015). Skirtingi Lietuvos bei užsienio autorių naudojami vidaus kontrolės elementai pateikti 1 lentelėje. 1 lentelė Vidaus kontrolės elementų analizė Elementas Šaltinis Kontrolės aplinka Kontrolės procedūros Rizikos vertinimas Informacijos sistema Vidaus auditas Rizikos valdymas Kontrolės veiksniai Kontrolės stebėsena Turto apsaugos sistema Efektyvumo vertinimas Kontrolę reguliuojančios teisės normos Kontrolės priemonės Pareigų atskyrimas Kompetentingas personalas Apskaitos sistema Kanapickienė (2001) x x x x x Kanapickienė (2008) x x x x x Lakis (2007) x x x x x Lakis (2017) x x x x x 1 lentelės tęsinys kitame puslapyje 1 lentelės tęsinys Robertson (1993) x x x Weirich, Pearson, Churyk (2011) x x x x x x x x x x Intosai (2004) x x x x x Mackevičius (2009) x x x x x Mackevičius (2013) x x x x x Stringer, Carey (2002) x x x x King (2011) x x x x Kačergienė (2005) x x x x x x COSO (1992) x x x x x Giriūnas (2009) x x x x x x Šaltinis: V. Lakis (2017), D. Daujotaitė , L. Giriūnas ir kt. 2015 m. Išanalizavus 1 lentelėje Lietuvos bei užsienio autorių pateiktus ir naudojamus vidaus kontrolės elementus, galima daryti išvadą, kad autoriai išskiria nuo trijų iki dešimties vidaus kontrolės elementų. Visų pateiktų autorių išskiriami elementai labai panašūs, tačiau kuo daugiau jų tuo sunkiau pritaikyti praktikoje. Dažniausiai sutampantys vidaus kontrolės elementai yra kontrolės aplinka, rizikos vertinimas, informacijos sistema, kontrolės veiksmai ir kontrolės stebėsena. Pasak Daujotaitės ir kt. (2015) išsiaiškinus vidaus kontrolės elementus (žr. 1 paveikslą), galima nešališkai vertinti kiekvieną elementą ir jo reikšmingumą, bei rasti jų tobulinimo galimybes. Vidaus kontrolės sistemos elementai yra pagrindiniai penki kurie yra dažniausiai naudojami, tačiau sugriuvus bent vienam iš sistemos elementų sugriūvą visa vidaus kontrolės sistema, todėl jie vienas be kito negali veikti. 1.1. Kontrolės aplinka Kontrolės aplinka yra vadovybės požiūris į vidaus kontrolę bei veiksmai lemiantys, jos sukūrimą ir įgyvendinimą bei užtikrinantys vidaus kontrolės veikimą. Vidaus kontrolės aplinka yra visos vidaus kontrolės sistemos pagrindas. Ji yra kuriama aukščiausio lygio vadovybės. Kontrolės aplinka yra kuriama, dėl efektyvios vidaus kontrolės, kuri numato tvarką ir struktūrą, nes tai: • formuoja foną tam tikroje organizacijoje, kuris daro įtaką vidaus kontrolės suvokimui; • aiškiai nustato, kaip vadovai turi kurti garbingo bei etiško elgesio kultūrą, stiprini tinkamą kontrolę, kuri apsaugo nuo klaidų ir apgaulių, nes tai gali padėti laiku atskleisti tai per komunikaciją ir etninių vertybių vientisumo reikalavimus; • sudaro kaskadų efektą t.y. kiekvienoje tolesnėje pakopoje geresnė valdymo praktiką; • užtikrina reikalingų žinių perteikimą kiekvienam padaliniui. [4] Kontrolės aplinką sudaro šie pagrindiniai elementai: • Etninės vertybės ir sąžiningumas; • Kompetencijos siekis; • Vadovybės filosofija ir valdymo stilius; • Organizacinė struktūra; • Personalo valdymo politika ir metodai. Etninės vertybės ir sąžiningumas. Etninė aplinka įstaigos vadovybės palaikoma pateikiant tinkamo elgesio rekomendacijas bei drausmės palaikymas. Vadovybė yra atsakinga už procesus darančius įtaką kontrolės procedūrų pobūdžiui bei administravimo ir stebėsenos efektyvumui. Atliekant auditą, auditorius nustato ar įstaigoje yra įvestas oficialus elgesio normų kodeksas ir ar jo yra tikslingai laikomasi. Kompetencijos siekis apima žinių ir įgūdžių lygį, kuris būtinas tvarkingai, etiškai, ekonomiškai, efektyviai ir rezultatyviai veiklai užtikrinti, taip pat gerą kiekvieno darbuotojo atsakomybės už vidaus kontrolę supratimą. Vadovybė turi užtikrinti, kad darbuotojai turėtų tinkamą kvalifikaciją ir nepriekaištingą reputaciją, pakankamai patirties ir reikiamų įgūdžių savo pareigoms atlikti. Vadovybė ir darbuotojai turi būti tokios kompetencijos, kad galėtų suprasti vidaus kontrolės organizavimo, įgyvendinimo, palaikymo ir tobulinimo svarbą, nes kiekvienas subjekto darbuotojas dalyvauja vidaus kontrolės veikloje ir jos kūrime, turėdamas nustatytas pareigas ir atsakomybę. [2] Vadovybės filosofija ir valdymo stilius. Didelė įtaka įstaigos aplinkai kuriama per vadovybės priimamus sprendimus. T.y. jų požiūrį į finansinę atskaitomybę (apskaitos principų pasirinkimą, sąžiningumą), informacijos apdorojimą, apskaitos funkciją, darbuotojus ir su tuo susijusius jų veiksmus. Jei vadovybė nuolat motyvuoja ir skatina darbuotojus siekti geriausių veiklos rezultatų, užtikrina, kad darbuotojų funkcijos būtų tinkamai paskirstytos ir nesidubliuotų, bet reikėtų vengti interesų konfliktų, Esant tinkamam vadovybės požiūrius į išvardintus dalykus, kuriama tinkama aplinka, kurioje kiekvienas darbuotojas tinkamai žvelgia į savo pareigas bei su tuo susijusius veiksmus. [4] Auditoriui vertinant vadovybės valdymo stilių svarbu atsižvelgti ar įstaigoje yra sudaromi darbo planai, ar vadovybė peržiūri padalinių darbo planus, ar vadovybės valdymo stilius atitinka įstaigos pobūdį. Tačiau vadovybė turi vengti perteklinės kontrolės, kuri yra žalinga ir pavojinga ne mažiau, nei kontrolės nebuvimas, ir gali sukurti per didelį biurokratinį aparatą, kuris pats savaime jau didina subjekto veiklos riziką. Kontrolės atžvilgiu valdymo filosofiją ir vadovavimo stilių sudaro: • vadovybės požiūris į kontrolę; • vadovybės polinkis rizikuoti; • vadovybės etiškas elgesys ir moralinės vertybės. [7] Organizacinė struktūra – sistema, remiantis kuria vadovybė planuoja veiklą, vadovauja ir vykdo kontrolę, taip siekdama įgyvendinti įstaigos tikslus. Planuodama organizacijos struktūrą įstaiga turi apsvarstyti pagrindinius įgaliojimus, darbuotojų atsakomybę bei atitinkamus atsakomybės ryšius. Kiekviena įstaiga, įmonė ar organizacija sukuria tokią organizacinę struktūrą, kuri atitinka jos keliamus reikalavimus ir poreikius. Jei įstaiga yra tinkamai kontroliuojama, jos darbuotojai žino savo atsakomybę ir reikiamus darbus. Pareigos, veiklos sritys neturi dubliuotis. Kad atsakomybė už tam tikrą veiklos sritį būtų aiški, ji neturi būti išskaidyta keliems padaliniams ar skyriams. Gera organizacinė struktūra padeda užtikrinti tinkamą visų ūkinių operacijų ir procesų planavimą, atlikimą, apskaitą ir kontrolę, tolygų bei tinkamą padalinių, skyrių ir jos darbuotojų pareigų bei atsakomybės paskirstymą. [2] Personalo valdymo politika ir metodai – vidaus kontrolės aplinkos dalis, susijusi su darbuotojų įdarbinimu, mokymu, tarnybiniu vertinimu, konsultavimu, atlyginimu bei drausminimu. Jei personalo valdymo politika yra tinkama, tai darbuotojai turi ar turės įgyti atitinkamą išsilavinimą ar įgūdžius reikalingus pareigoms atlikti. Vidaus kontrolės efektyvumas priklauso nuo darbuotojų kompetentingumo, o jei darbuotojų požiūris į kontrolę yra neigiamas, pareigos atliekamos atlaidžiai, tai turi tiesioginę įtaką vidaus kontrolės silpnėjimui. Taip pat prie vidaus kontrolės prisideda kiekvienas darbuotojas, dėl to svarbu, kad visi darbuotojai sąžiningai ir kompetentingai atliktų jiems pavestas užduotis bei darbus. Įmonėje turi būti tokia aplinka, kad darbuotojai turėtų kuo mažiau pagrindų veikti priešingai tikslams ar apgaudinėti. Destruktyvią darbuotojų veiklą gali lemti tokios aplinkybės: • iškelti nerealus tikslai, ypač trumpalaikiai; • materialinio skatinimo priklausomybė nuo darbo rezultatų; • skaičiuojamos skirtingo dydžio premijos darbuotojams už tokius pat rezultatus; • kontrolės nebuvimas arba neveiksmingumas; • aukščiausioji vadovybė nepakankamai prižiūri žemesniųjų vadovų veiklą; • nutylimos išaiškintos klaidos bei apgaulės. [4] Apibendrinant galima daryti išvadą, kad tinkama įmonės aplinka, tai aplinka, kurioje yra geri darbuotojų ir valdybos santykiai, darbuotojai tolerantiški ir sąžiningi. Tarp visų įmonės darbuotojų geras, tikslus bei greitas informacijos perdavimas, visi tinkamai informuoti. Darbuotojai gerbiami ir skatinami, suteikta galimybė keltis kompetenciją, mokytis, o iškilus klausimams konsultuojami. Vertinami ir tinkamais būdais kontroliuojami, nepasitenkinimas darbuotojais išsakomas asmeniškai, laikomasi etikos taisyklių. Patenkinama kontrolės aplinka padeda sumažinti apgaulės riziką, nors nėra absoliuti apsauga nuo apgaulės. 1.2. Rizikos vertinimas Įstaigos pastoviai veikia kintančioje aplinkoje, dėl šios priežasties vadovybei dažnai tenka priimti sprendimus, turint ne visą informaciją. Toks neapibrėžtumas sukelia riziką, dėl to rizikos valdymas vadovams padeda veikti esant neapibrėžtumams. Atsižvelgdami į visus galimus įvykius, vadovai gali atskleisti įvykius, kurie turi potencialias galimybes ir stengtis jas aktyviai išnaudoti, taip pat atskleisti reikšmingiausias rizikas ir jas sumažinti iki priimtino lygio. Būtina sukurti tinkamą rizikos valdymo sistemą, nes tai įmonei padeda siekiant užsibrėžtų tikslų bei tampa visos veiklos valdymo pagrindu. Rizikos valdymas tai yra nepertraukiamas procesas, apimantis visą organizaciją, kuris yra vykdomas visų lygių darbuotojų. Jis yra naudojamas formuojant strategiją visoje organizacijoje, visuose lygiuose ir kiekviename padalinyje. Rizikos valdymas yra nukreiptas išaiškinti įvykius, turinčius ar galinčius turėti įtakos organizacijai ir rizikų valdymui tokiu būdu, kad jie neviršytų priimtinos rizikos. Pagrindinis rizikos valdymo tikslas yra sumažinti riziką iki priimtino lygio. Išankstinė rizikos įvertinimo sąlyga tai nustatyti aiškius, tarpusavyje susijusius ir realiai pasiekiamus tikslus bei uždavinius. Užsibrėžtų tikslų padeda siekti tinkamai sukurta ir efektyviai veikianti vidaus kontrolė. Rizikos vertinimas – rizikos, trukdančios siekti įmonės tikslų nustatymas ir analizė. Literatūroje nurodomi keli rizikos nustatymo būdai, pavyzdžiui: kokybinis ir kiekybinis rangavimas, vadovybės susirinkimai, prognozavimas, strateginis planavimas, audito bei kitų vertinimų rezultatų aptarimas. [2] Rizika gali kilti ar pasikeisti dėl šių aplinkybių: • gali atsirasti kitokia rizika, dėl veiklos aplinkos pasikeitimo; • dėl sparčios verslo plėtros gali pasikeisti kontrolės vykdymas; • pasikeitus darbuotojams, nes nauji darbuotojai gali kitaip suprasti vidaus kontrolę; • naujos technologijos bei informacijos sistemos sukelia su vidaus kontrolę susijusią riziką; • taikant naujus apskaitos principus gali pasikeisti su finansine atskaitomybe susijusi rizika. Rizika gali būti vidaus arba išorės. Atsakingas subjektas turi tai įvertinti, reikia nepamiršti, kad vertinant riziką reikia atsižvelgti į subjekto tikslus. Yra trys subjekto tikslai: veiklos, finansinės atsakomybės, atitikties įstatymų reikalavimas. Veiklos tikslai yra susiję su veiklos efektyvumu, išteklių apsauga. Finansinės atskaitomybės – susiję su patikimumu, finansinių ataskaitų parengimu. Atitikties įstatymų reikalavimas liečia įstatymų laikymąsi vykdant tam tikrą veiklą. [4] Tinkama kontrolės aplinka gali padėti sumažinti klaidų ar apgaulės riziką, tačiau ji pati savaime nenustato ir neištaiso reikšmingų nukrypimų ar neužkerta jiems kelio. Kontrolės aplinka gali daryti įtaką vertintojo kitų kontrolės procedūrų efektyvumo vertinimui, o kartu ir visos vidaus kontrolės sistemos vertinimui. Kai rizika yra vertinama, yra identifikuojamos rizikos rūšys, kurios susijusios su įmonės tikslais. Nustačius rizikos rūšis atliekama jų analizė ir įvertinamas rizikos reikšmingumas, atsiradimo tikimybė bei numatoma šios rizikos valdymo priemones.[2] Taigi rizikos valdymas – tai sisteminis procesas, kurio metu subjektas identifikuoja ir įvertina sąlygas ir įvykius, galinčius turėti neigiamos įtakos veiklai, priima ir įgyvendina sprendimus dėl neigiamos įtakos sumažinimo iki priimtino lygio, vykdo rizikos veiksnių priežiūrą. Rizikos valdymas ir vidaus kontrolės sistema subjekte yra glaudžiai susiję. Rizikos valdymo metu yra ne tik identifikuojama ir išmatuojama rizika, bet ir sukuriamos kontrolės procedūros tai rizikai valdyti bei vykdoma tokių procedūrų taikymo stebėsena. 1.3. Vidaus kontrolės procedūros Vidaus kontrolės procedūros – tai taisyklės ir normos, kurios buvo parengtos vadovybės ir yra skiriamos užkirsti kelią klaidoms ir apgaulėms bei radus finansinių ataskaitų netikslumus – juos pataisyti. Šios procedūros papildo kontrolės aplinkos bei apskaitos sistemos funkcijas, padeda įstaigai siekti užsibrėžtų tikslų. Bendriausios kontrolės procedūros yra: • Ūkinių operacijų atlikimui suteikiamas įgaliojimas; • Tinkamas pareigų paskirstymas; • Atitinkamų dokumentų ir duomenų bazės sukūrimas ir naudojimas; • Informacijos apdorojimo kontrolė; • Veiklos tikrinimas ir įvertinimas; • Fizinė kontrolė. [7] Ūkinių operacijų atlikimui suteikiamas įgaliojimas - tai finansinių operacijų bei kitų įvykių vykdymas tik kompetentingų asmenų. Siekiant užtikrinti, kad būtų atliekamos vadovybės leistinos ir kitų asmenų patvirtintos operacijos, ši procedūra yra pagrindinė priemonė. Įstaigoje turi būti aiškiai nurodyti, kokiems asmenims, kokie įgaliojimai yra suteikiami. Tinkamas pareigų paskirstymas. Ši yra viena iš pagrindinių kontrolės procedūrų. Siekiant išvengti klaidų ir sukčiavimo, pagrindinės pareigų ir atsakomybės sritys turi būti paskirstytos skirtingiems darbuotojams. Tikrinant procedūras nepriklausomo asmens, mažėja tikimybė padaryti tyčinių ir netyčinių klaidų. Atitinkamų dokumentų ir duomenų bazės sukūrimas ir naudojimas. Tai padeda užtikrinti tinkamą ūkinių operacijų sisteminimą ir registravimą. Pagrindiniai reikalavimai keliami šiai procedūrai: 1. Dokumentų numeravimas. Tai pagerina ūkinių operacijų kontrolę, apskaitą, jo dėka lengviau nustatomas pilnumo tvirtinimas; 2. Dokumentų sudarymas laiku. Taip užtikrinama, jog dokumentuose bus mažiau klaidų, jie yra patikimesni; 3. Nurodamas atsakingas asmuo dokumente, kuris yra įgaliotas atlikti ūkinę operaciją; 4. Pakankamai informacijos dokumente apie ūkinę operaciją: data, vieta, sandorio šalys, turinys ir pan. Visi šie reikalavimai padeda užtikrini, kad visos operacijos būtų visapusiškai ir tiksliai užregistruotos. [4] Informacijos apdorojimo kontrolė. Apdorojama informacija gali būti kontroliuojama įvairiai. Gali būti atliekamos kontrolės taikymo procedūros, bendrosios informacinių technologijų kontrolės procedūros. Veiklos tikrinimas ir įvertinimas. Šios procedūros metu nustatomas ūkinių operacijų tikrumas, pilnumas, atlikimo leidimas, registravimo tikslumas, klasifikacija bei ūkinių operacijų registravimo periodiškumas. Fizinė kontrolė. Gali būti taikomos prieigos kontrolės procedūros, turto apsaugos priemonės ir kiti būdai. Auditorius išsiaiškinęs vidaus kontrolės tvarką ir procedūras, kurios susijusios su finansine atskaitomybe, turėtų apsvarstyti veiksnius, kurie gali turėti reikšmingos rizikos informacijos iškraipymui, taip pat turėtų tinkamai nustatyti reikiamas audito procedūras. [2] Taigi kontrolės veikla – tai subjekto vadovo patvirtintos taisyklės, tvarkos aprašai ir kiti teisės aktai, skirti tinkamam subjekto valdymui ir veiklos kontrolei užtikrinti ir jose numatyti veiksmai, skirti klaidų, apgaulių, kitų neteisėtų veikų rizikai pašalinti ir sumažinti iki priimtino lygio, bei veiksmai, skirti pasiekti subjekto veiklos tikslus. Procedūros, kurios padeda įgyvendinti šiuos veiksmus yra: ūkinių operacijų atlikimui suteikiamas įgaliojimas, tinkamas pareigų paskirstymas, atitinkamų dokumentų ir duomenų bazės sukūrimas ir naudojimas, informacijos apdorojimo kontrolė, veiklos tikrinimas ir įvertinimas, fizinė kontrolė. 1.4. Informacija ir komunikacija Pasak V. Lakio (2017) Informacijos ir komunikacijos sistemą sudaro procedūros ir įrašai ūkinėms operacijos inicijuoti, registruoti, apskaityti ir ataskaitai parengti. Kiekvienas ūkio subjektas privalo turėti informacinę sistemą, kuri atitinka organizacinę struktūrą ir veiklos pobūdį. Vadovybei bei kitiems darbuotojams informacija turi būti registruojama ir perduodama tinkama, laiku ir tokia, kokios reikia jiems pavestai vidaus kontrolei bei kitoms funkcijoms atlikti. Norint, jog įmonė tinkamai kontroliuotų savo veiklą, turi būti užtikrinta patikima, savalaikė ir poreikius atitinkanti informacija, kuri yra susijusi su išorės ir vidaus įvykiais. Norint, kad būtų įgyvendinami visi numatyti uždaviniai, informacija turi būti pateikiama apie visą įmonę. Nedelsiant turi būti pranešama informacija apie grėsmes ir rizikas, veiklos procesų pokyčius, nukrypimus nuo nustatytų taisyklių ir kita svarbi informacija, galinti turėti įtakos įmonės uždaviniams bei funkcijoms vykdyti. Padalinių vadovams siekiant nustatyti ar jie vykdo strateginius planus, ar efektyviai naudojami įmonės ištekliai, svarbu turėti tiek veiklos informaciją, tiek finansinių duomenų informaciją. [2] Valdymo kokybė labai priklauso nuo apskaitos duomenų ir finansinių ataskaitų patikimumo. Vidaus kontrolė ir apskaita yra susijusios, nes apskaitos patikimumas taip pat priklauso nuo vidaus kontrolės kokybės. Rengiant finansinę atskaitomybę būtina informacija apie vykdomą veiklą, apimanti visus duomenis, pradedant nuo pirkimų, pardavimų ir kitomis finansinės informacijos duomenimis, baigiant duomenimis apie ilgalaikį turtą, debitorių sąskaitas ir kt. Finansinė informacija yra reikalinga tiek išoriniam, tiek vidiniam naudojimui. Ji reikalinga reguliariai, kaip pavyzdys, rengiant finansinę atskaitomybę, priimant sprendimus susijusius su kasdienine veikla, atliekant veiklos stebėseną, skirstant išteklius. Reikalinga informacija turi būti pateikiama per tokį laiką, kad darbuotojai galėtų efektyviai atlikti savo pareigas. Taip pat svarbu, kad informacija būtų perduodama naudingai, patikimai bei nepertraukiamai. [9] Apskaitos duomenų ir finansinių ataskaitų patikimumas padeda užtikrinti: • tinkama dokumentų surašymo ir pasirašymo tvarka; • laiku ir tinkami atliekamos inventorizacijos; • teisingas atliktų ūkinių operacijų ir ūkinių įvykių pavaizdavimas buhalterinėse sąskaitose; • racionalus dokumentų judėjimas. Apibendrinat galima teigti, kad informacija ir komunikacija turi pagrindinę įtaką subjekto veiklos vykdymui ir valdymui. Vadovybei sprendimams priimti turi būti laiku pranešama aktuali, patikima bei teisinga informacija apie vidaus ir išorės ūkinius įvykius ir ūkines operacijas. Informacija ir komunikacija užtikrina kitų vidaus kontrolės sistemos elementų funkcionavimą. 1.5. Vidaus kontrolės stebėsena Vidaus kontrolės stebėsena – vidaus kontrolės veiksmingumo vertinimo priemonė. Stebėsenos metu yra vertinamas kontrolės procedūrų pobūdis ir veiksmingumas. Vidaus kontrolė turi būti tinkamai suplanuota, norint užtikrinti nuolatinę vykdomos įmonės stebėseną. Ji turi būti nepertraukiama ir susijusi su įmonės veikla. Šis vidaus kontrolės elementas užtikrina vidaus kontrolės procedūrų efektyvumą, veiksmingumą ir reikalingų veiksmų įvykdymą. Vadovai turi nuolat vykdyti stebėseną, kadangi viskas labai greitai kinta, vadovai privalo užtikrinti jog vidaus kontrolė neatsiliktų nuo naujovių (Giriūnas, Mackevičius, 2013). Stebėsena yra įprasta veikla ir apima tokius veiksmus: • vykdant kasdienes funkcijas ieškoma įrodymų , kad vidaus kontrolė neveikia; • reagavimas į vidaus ir išorės auditorių pastabas dėl vidaus kontrolės būklės; • klausimai, svarstyti susirinkimuose ir pasitarimuose; • periodiškai reikalaujama iš darbuotojų patvirtinimo, kad jie susipažinę su įmonės politika ir vykdo jos laikymosi kontrolę. • Periodinis turto inventorizavimas ir jo rezultatų nustatymas.[4] Vykdydami nuolatinę įmonės valdymo ir priežiūros veiklą, vadovai atlieka kontrolės procedūrų stebėseną, t.y. vykdo derinimus, tvirtinimus bei kitus veiksmus. Tai gali būti savianalizė, kontrolės planavimo peržiūra arba tiesioginis vidaus kontrolės testavimas. Vidaus arba išorės auditorius gali atlikti tokius vertinimus. Vidaus kontrolės stebėsena, padeda užtikrinti, kad auditų bei kitų patikrinimų metu nustatytos klaidos, neatitikimai bei kitos problemos būtų sprendžiamos. Vadovybė privalo auditorių tikrinimų metu nustatytas problemas įvertinti, įskaitant ir nustatytus trūkumus bei rekomendacijas, atsižvelgę į tai numatyti atitinkamus veiksmus bei atlikti juos iki nustatyto laiko, siekiant pašalinti nustatytus trūkumus, problemas apie kurias vadovybė buvo informuota. Problemų sprendimo procesas prasideda auditoriui pranešus apie problemas vadovybei ir baigiasi atlikus reikiamus veiksmus, tai yra, pašalinus atliktus trūkumus, numačius priemones veiklai tobulinti bei nustačius, kad pateiktos problemos ir rekomendacijos daugiau nereikalauja vadovų dėmesio ir veiksmų. [10] Svarbu paminėti, kad negalimas vidaus kontrolės ir vidaus audito tapatinimas, nes vidaus kontrolės sistema yra visaapimanti, o vidaus auditas dažniausiai patikrina tik kai kuriuos vidaus kontrolės sistemos elementus, nes vidaus kontrolės sistema yra daug platesnė, nei vidaus auditas. [4] Taigi vidaus kontrolės stebėsena yra subjekto veikla, kuri skirta užtikrinti, kad vidaus kontrolės procedūros veiktų taip, kaip numatyta ir kad jos būtų keičiamos pasikeitus veiklos aplinkos sąlygoms. Stebėsena įgyvendinama atliekant kasdienę veiklą ir atskirus vertinimus arba sujungiant juos kartu. Nuolatinė stebėsena padeda laiku pastebėti trūkumus, juos ištaisyti ar patobulinti esamą vidaus kontrolės sistemą. Apibendrintai galima teigti, kad visi vidaus kontrolės sistemos elementas yra savotiškai svarbus ir reikalingas vykdant vidaus kontrolę. Nors vienareikšmio požiūrio kaip skirstyti kontrolės sistemos elementus nėra, tačiau dažniausiai literatūroje minima vidaus kontrolės aplinka, rizikos vertinimas, vidaus kontrolės procedūros, informavimas ir komunikacija bei vidaus kontrolės stebėsena. Keli iš sistemos elementų turi ir savo elementus. Vienas tokių – kontrolės aplinka. Pagrindiniai jos sistemos elementai yra etninės vertybės ir sąžiningumas, vadovybės filosofija ir valdymo stilius, organizacinė struktūra, personalo valdymo politika ir metodai. Kontrolės aplinka pati savaime neapsaugo nuo informacijos netikslumų, todėl vertinant iškraipymų riziką reikia atsižvelgti ir į kitus vidaus kontrolės sistemos elementus, tokius kaip kontrolės procedūros ir kontrolės stebėsena. 2. VIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS FUNKCIJOS Vidaus kontrolė vienas iš daugelio veiksnių norint, kad įmonės veikla bei plėtra būtu sėkminga bei pelninga. Mažos įmonės gali sėkmingai veikti ir vystytis be griežtų veiklos taisyklių, tačiau didelėse įmonėse kontrolė būtų visai neįmanoma be griežtai nustatytų taisyklių sistemos, tai kuo sudėtingesnė įmonės struktūra tuo vidaus kontrolei suteikiamas didesnis dėmesys. Nustatytos griežtos taisyklės įmonėje padeda išvengti problemų, kurioms atsiradus įmonės veikla būtu neigiamai paveikta. Vidaus kontrolė yra neatsiejama įmonės valdymo sistemos dalis, kuri yra skirta su įmonės veikla susijusiai rizikai valdyti. [8] Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme (2020) nurodomas pagrindinis vidaus kontrolės tikslas – vidaus kontrolė turi padėti užtikrinti, kad viešas juridinis asmuo: 1. Užtikrintų, kad visa užsiimama veikla, strateginiai planai, veiklos planai ar procedūros būtų vykdomos vadovaujantis įstatymais ir teisės aktų numatyta tvarka; 2. Užtikrintų, kad turtas, savivaldybės, valstybės ar trečiųjų asmenų, būtų saugomas, nuo bet kokio sukčiavimo, pasisavinimo, iššvaistymo, neteisėto valdymo, neteisėto naudojimo ir disponavimo ar kitų neteisėtų veiklų; 3. Visą veiklos vykdymo laikotarpį laikytųsi patikimo finansų valdymo principo, grindžiamo rezultatyvumu, efektyvumu ir ekonomiškumu; 4. Teiktų patikimą, išsamią, aktualią bei teisingą informaciją apie finansinę būklę ir kitą veiklą, tvarka, kuri numatyta teisės aktuose. Nors mokslininkų nuomonės apie organizacijos vidaus kontrolės funkcijas skiriasi, tačiau jos yra labai panašios. (žr. 2 lentelę) 2 lentelė Vidaus kontrolės funkcijų analizė Mokslininkas, autorius Vidaus kontrolės sistemos funkcijos J. Mackevičius (2011) Apsaugoti įmonės „žmogiškąjį ir fizinį aktyvus“; Garantuoti įmonės veiklos efektyvumą; Lakis (2007) Numatytos strategijos valdymo užtikrinimas; Veiklos efektyvumo didinimas; Stengiamasi užtikrinti darbuotojų tinkamą pareigų atlikimą; Patikimos informacijos dokumentuose pateikimas; Užtikrina saugumą dokumentų, bei turto V. Lakis (2017) Teikia patikimus duomenis; Užtikrina turto ir dokumentų saugumą; Skatina darbuotojus tinkamai atlikti pareigas; Didina veiklos efektyvumą; 2 lentelės tęsinys kitame puslapyje 2 lentelės tęsinys Kanapickienė (2009) Ataskaitų teisingumo; Veiklos efektyvumo; Turto apsaugos; Informacijos iškraipymų išvengimo; Daujotaitė ir kt. (2015) Užtikrinti turto saugumą ir jo racionalų panaudojimą; Užtikrinti, kad duomenys pateikti finansinėse ataskaitose būtų teisingi ir tai leistų vadovybei priimti tinkamus sprendimus Šaltinis: sudaryta darbo autoriaus pagal lentelėje pateiktus šaltinius. Analizuojant duomenis, pateiktus 2 lentelėje, galima pastebėti, kad visų analizuojamų autorių vidaus kontrolės funkcijų apibrėžimai ir jų skaičius skiriasi, tačiau viena iš pagrindinių vidaus kontrolės funkcijų yra užtikrinti turto saugumą bei tinkamą jo panaudojimą. Taip pat vidaus kontrolei svarbu, kad finansinėse ataskaitose pateikti duomenys yra teisingi, tai leidžia ne tik vadovybei priimti tinkamus sprendimus, bet ir leidžia tinkamai veikti įmonei. Pateikti duomenis teisingai, apsaugoti turtą, nuo bet kokios neteisėtos veiklos bei užtikrinti efektyvų įmonės veiklos vykdymą, kuri padeda užtikrinti patikimi darbuotojai – labai svarbi vidaus kontrolės funkcija. Stiprus įmonės valdymas neatsiejamas nuo vidaus kontrolės, kuri padeda prižiūrėti, tinkamą informacijos pateikimą bei turto apsaugą ir teisėtumą. Gera vidaus kontrolė dar neužtikrina puikaus įmonės darbo, tačiau tai yra būdas padedantis efektyviau įmonei dirbti. Verta paminėti, kad visų vidaus kontrolės funkcijų egzistavimą užtikrina tam tikros įmonėje esančios sąlygos (organizacinė įmonės struktūra, vadovavimo stilius, atsakomybės pasidalijimas, vertinimo rodikliai ir tinkama organizacijos apskaita). Optimizuojant vidaus kontrolines funkcijas, įmonė dažnai susiduria su tam tikrais apribojimais, kurie kelia rizika kontrolei. Būtent todėl kuriant efektyvią vidaus kontrolę verta paminėti tokius apribojimus: • Vidaus kontrolės išlaidos turi neviršyti laukiamos ar gaunamos naudos. Šis apribojimas yra gana suprantamas, kadangi verslininkas netaikys tokios kontrolės priemonės, kuri neatneštų įmonei pelno, o būtu tik nuostolinga. • Vidaus kontrolės procedūros apsiriboja tik įprastomis ūkinėmis operacijomis. Kontrolės procedūros turi apimti ir sudėtingas operacijas, ne vien tik įprastines. • Žmogiškų klaidų galimybė. Klaidą darbuotojas gali padaryti dėl nerūpestingumo, išsiblaškymo ar nurodymų nesupratimo. • Galimybė pergudrauti vidaus kontrolės procedūras iš anksto susitarius su įmonės vadovybės nariu įmonėje ar už jos ribų. • Galimybė, kad atsakingas už vidaus kontrolę asmuo gali piktnaudžiauti jam paskirta atsakomybe, nepaisydamas vidaus kontrolės sistemų reikalavimų. • Galimybė, kad procedūros gali neatitikti pasikeitusių sąlygų ir jų poveikis gali sumažėti (LAR 6-asis nacionalinis audito standartas) [2] Vidaus kontrolinių funkcijų optimizavimas apima kokybės ir rizikos valdymo priemonių tobulinimą, verslo struktūrų ir procesų keitimą, atskaitingumo užtikrinimą, siekiant laiku gauti patikimą ir teisingą informaciją valdymo sprendimams priimti ir investuotojų pasitikėjimui užtikrinti. Vis daugiau dėmesio skiriama efektyviai įmonių rizikos valdymo sistemai kurti. Investuotojai ypač reiklūs vadovybės veiklai. Jie nori turėti nepriklausomą ir objektyvų įvertinimą, kad įmonės rizikos valdymo sistema, už kurios įdiegimą ir palaikymą atsakinga vadovybė, yra efektyvi. Kiekviena įmonė turi susikurti savo vidaus kontrolės sistemą, kuri padėtų optimizuoti apskaitos kontrolines funkcijas. Kadangi įmonės yra skirtingų dydžių ir veikiančių įvairiose srityse, jų tikslai yra skirtingi, todėl ir kontrolės sistemos turi būti specifinės, prisitaikančios prie įmonės poreikių. Tačiau kuriant efektyvią vidaus kontrolės sistemą, reikėtų atsižvelgti į bazinius vidaus kontrolės sistemos principus: • vidaus kontrolės sistema turi būti ne būtinumas ar kliūčių sistema, o daugiau – pagalba; • vidaus kontrolės sistema turi būti lanksti, „jausti“ išorinę bei vidinę aplinką, besikeičiančias sąlygas, aplinkybes ir jų įtaką įmonės veiklai; • vidaus kontrolės sistema nėra autonominė veikla – tai yra kasdieninės procedūros, veikiančios kartu su įprastomis įmonės operacijomis; • vidaus kontrolės sistemos kaštai neturi viršyti vidaus kontrolės sistemos kaštų.[7] Jei įmonė nori sukurti efektyvią vidaus kontrolės sistemą, būtinai reikia nustatyti problemą bei žinoti, kokią operaciją ar veiksmą reikia atlikti, kad kontrolė būtu efektyvi. Žinoma reikia nepamiršti su kokia rizika operacija gali susidurti bei apgalvoti ar šie veiksmai gali sumažinti ją. Taip pat reikia nepamiršti stebėti ar įdiegti veiksmai bei procedūros atlieka savo funkcijas. [2] Apibendrinat galima teigti, kad visos vidaus kontrolės funkcijos yra vienodai svarbios, tačiau, mano nuomone, viena iš pagrindinių vidaus kontrolės funkcijų yra užtikrinti turto saugumą bei tinkamą jo panaudojimą. Be šios funkcijos negali išsiversti ir normaliai funkcionuoti jokia įmonė. Visų vidaus kontrolės funkcijų egzistavimą užtikrina tam tikros įmonėje esančios sąlygos (organizacinė įmonės struktūra, vadovavimo stilius, atsakomybės pasidalijimas, vertinimo rodikliai ir tinkama organizacijos apskaita). IŠVADOS 1. Vidaus kontrolės sistemą sudaro: 1. kontrolės aplinka – tai aplinka, kurioje vyksta visa subjekto veikla ir darbuotojai įgyvendina savo pareigas ir kurioje turi funkcionuoti subjekto vidaus kontrolės sistema. Kontrolės aplinka yra visos vidaus kontrolės sistemos pagrindas. 2. Rizikos valdymas – tai sisteminis procesas, kurio metu subjektas identifikuoja ir įvertina sąlygas ir įvykius, galinčius turėti neigiamos įtakos veiklai, priima ir įgyvendina sprendimus dėl neigiamos įtakos sumažinimo iki priimtino lygio, vykdo rizikos veiksnių priežiūrą. 3. Vidaus kontrolės procedūros – tai taisyklės ir normos, kurios buvo parengtos vadovybės ir yra skiriamos užkirsti kelią klaidoms ir apgaulėms bei radus finansinių ataskaitų netikslumus – juos pataisyti. Šios procedūros papildo kontrolės aplinkos bei apskaitos sistemos funkcijas, padeda įstaigai siekti užsibrėžtų tikslų. 4. Informacija ir komunikacija turi pagrindinę įtaką subjekto veiklos vykdymui ir valdymui. Vadovybei sprendimams priimti turi būti laiku pranešama aktuali, patikima bei teisinga informacija apie vidaus ir išorės ūkinius įvykius ir ūkines operacijas. Informacija ir komunikacija užtikrina kitų vidaus kontrolės sistemos elementų funkcionavimą. 5. Vidaus kontrolės stebėsena – vidaus kontrolės veiksmingumo vertinimo priemonė. Vidaus kontrolės sistemos elementai yra pagrindiniai penki, kurie yra dažniausiai naudojami, tačiau sugriuvus bent vienam iš sistemos elementų sugriūvą visa vidaus kontrolės sistema, todėl jie vienas be kito negali veikti. 2. Viena iš pagrindinių vidaus kontrolės funkcijų yra užtikrinti turto saugumą bei tinkamą jo panaudojimą. Taip pat vidaus kontrolei svarbu, kad finansinėse ataskaitose pateikti duomenys būtu teisingi, tai leidžia ne tik vadovybei priimti tinkamus sprendimus, bet ir leidžia tinkamai veikti įmonei. Be anksčiau įvardintų funkcijų, vidaus kontrolė taip pat atlieka šias funkcijas: skatina darbuotojus tinkamai atlikti pareigas, didina veiklos efektyvumą, prisideda prie numatytos strategijos vykdymo. Visų vidaus kontrolės funkcijų egzistavimą užtikrina tam tikros įmonėje esančios sąlygos (organizacinė įmonės struktūra, vadovavimo stilius, atsakomybės pasidalijimas, vertinimo rodikliai ir tinkama organizacijos apskaita). BIBLIOGRAFINIŲ NUORODŲ SĄRAŠAS 1. Arwinge O. (2013). Internal Control– A Study of Concept and Themes. Vokietija: Springer-Verlag Berlin AND Heidelberg Gmbh & Colorado. KG, Physica-Verlag Gmbh & Colorado [žiūrėta 2020 m. lapkričio 9d.] Prieiga per internetą:

Daugiau informacijos...

★ Klientai rekomenduoja

Šį rašto darbą rekomenduoja mūsų klientai. Ką tai reiškia?

Mūsų svetainėje pateikiama dešimtys tūkstančių skirtingų rašto darbų, kuriuos įkėlė daugybė moksleivių ir studentų su skirtingais gabumais. Būtent šis rašto darbas yra patikrintas specialistų ir rekomenduojamas kitų klientų, kurie po atsisiuntimo įvertino šį mokslo darbą teigiamai. Todėl galite būti tikri, kad šis pasirinkimas geriausias!