Projekto įgyvendinimo planas

 Projekto įgyvendinimo planas (numatytų darbų kalendorinio plano sudarymas; darbų atlikimo trukmės skaičiavimas) Kiekvieno projekto eiga turi tam tikras stadijas, kurios sudaro vadinamąjį projekto gyvavimo ciklą. Nepaisant paplitusių skirtingų pavadinimų galima teigti, kad visiems projektams būdingi keturi pagrindiniai etapai: inicijavimas, planavimas, vykdymas bei baigimas. Projekto planavimas tai tikriausiai daugiausia laiko reikalaujanti projekto valdymo veikla, kadangi šis procesas apima beveik visą projektą – nuo pat jo inicijavimo iki užbaigimo, nuo pradinės minties iki sistemos pristatymo. Projekto planavimo pagrindinis tikslas – nustatyti, kokius darbus būtina atlikti, numatyti jų vykdymo tvarkaraštį, apskaičiuoti reikalingų projektui išteklių poreikį bei sudaryti projekto biudžetą.1 Projekto planavimas gali suteikti naudą, nes leidžia per trumpiausią laiką, mažiausiomis pastangomis, pasiekti optimalius rezultatus. Numatytų darbų kalendorinio plano sudarymas Projekto valdymas pagal laiko parametrus (atlikimo terminai, atlikimo trukmės), naudojant racionaliai sudarytais kalendoriniais planais, yra būtina sėkmingo darbų atlikimo ir projektų valdymo sąlyga. Kalendorinio plano sudarymas – tai projekto darbų pradžios ir pabaigos momentų nustatymas. Kalendoriniais planais vadinami projektiniai technologiniai dokumentai, kuriuose pateikiamas visas projekto darbų sąrašas pagal jų eiliškumą ir tarpusavio priklausomybes, nurodant jų atlikimo terminus ir trukmes, o kartas ir išvardinant atsakingus asmenis ar atlikimui reikalingus išteklius.2 Šie planai sudaromi visam projekto ciklui ir jo atskiriems etapams. Kalendorinio plano sudarymas gali būti parengtas pagal kelis etapus3: • darbų sąrašo sudarymas etapas. Šio etapo metu identifikuojami visi projekto darbai. Projekto darbų sąrašo sudarymo procesui atlikti naudojamas dekompozicijos metodas bei „minčių lietus“. Dekompozicijos metodu projekto detalizavimo metu sudaryta projekto struktūra smulkinama iki detalių darbų, kurie reikalingi sudarant tinklinius ar kito tipo kalendorinius grafikus. Toliau projektą smulkinant tikslinga sudaryti atskirą darbų išskaidymo struktūrą, kurios viršuje būtų detalizavimo metu nustatyti darbų kompleksai, o žemesniuose lygmenyse įvairaus detalumo darbų sekos. „Minčių lietaus“ metodas darbų sąrašui sudaryti tinka tada, kai projektas yra nesudėtingas. • darbų eiliškumo ir tarpusavio priklausomybės nustatymas. Reikalingas projekto atlikimo technologinio ir organizacinio modelio sudarymui. Darbų eiliškumas parodo, kokiu nuoseklumu išskirti darbai turi būti atlikti. Darbų tarpusavio priklausomybė parodo, kurie darbai tarpusavyje susiję tiesioginiais technologiniais ar organizaciniais ryšiais. • atlikimo trukmės, darbo pradžios ir pabaigos momento nustatymas (nustato per kiek laiko su turimais ištekliais sugebės atlikti kiekviena projekto darbą); • išteklių planavimas ir atsakomybės paskirstymas Siekiant užfiksuoti informaciją apie atsakingus asmenis projekte sudaroma atsakomybės matrica, kuri ne tik parodo kas už ką yra atsakingas, bet ir atskleidžia personalo tarpusavio santykius atliekant konkrečius darbus. • gairių plano kūrimas Gairių grafikas kuriamas kartu su projekto kalendoriniu grafiku. Gairių grafikas pateikia duomenis, pagal kuriuos projekto įgyvendinimas stebimas ir kontroliuojamas. Kiekviename projekte numatomos bent dvi gairės – tai projekto pradžios ir pabaigos momentai. Tačiau projekto pradžios ir pabaigos momentai nėra vieninteliai svarbūs įvykiai projekte: naudojantis darbų išskaidymo struktūra, galima nustatyti daugiau svarbių darbų ir jų pabaigos momentus užfiksuoti kaip projekto gaires.4 • projekto kalendorinio grafiko kūrimas Projekto kalendorinio plano pagrindas – darbų atlikimo momentų numatymas ir koregavimas. Projekto kalendoriniam grafikui sudaryti naudojami linijiniai arba tinkliniai grafiko sudarymo metodai. Planuojant nedidelius ir mažiau sudėtingus projektus, dažniausiai pakanka linijinio projekto grafiko. Plačiausiai naudojamas Ganto metodas – projektų tvarkaraščių pagrindas. Grafikas sudaromas logikos principu – pagal eiliškumą, vieną paskui kitą darbai yra išdėstomi specialaus formato lape. Darbai žymimi linijomis (stulpeliais), kurių ilgis nustatomas proporcingai darbo atlikimo trukmei. Todėl stulpelio pradžia rodo kalendorinę darbo pradžią, o pabaiga – kalendorinę darbo pabaigą.5 Tačiau joje ne visada galima tiksliai parodyti, kaip atskiri darbai susiję tarpusavyje, koks jų loginis ryšys. Taip pat tokiai schemai trūksta lankstumo, tarkime, joje nematyti, kaip kitus darbus veiks tai, kad vienas darbų bus atliktas dviem dienomis vėliau. Dėl šių apribojimų naudojant tokią schemą naudingiausia, kad pradėjus įgyvendinti projektą ji būtų reguliariai atnaujinama. Kitas planavimo būdas neturi Ganto schemos trūkumų, tačiau reikalauja didesnių laiko sąnaudų ir išsamesnės informacijos. Tai tinklinė diagrama arba dažnai vadinamas PERT grafiku. Jis vaizduoja visų darbų, kuriuos reikia atlikti tam, kad būtų pasiektas tikslas, technologinę seką. Projekto darbai, veiksmai ir ištekliai yra paskirstomi pagal laiką ir suderinti taip, kad visas projektas būtų baigtas tada, kada ir buvo numatyta. Tinkliniame grafike galima nustatyti kritinį projekto darbų kelią, kuris ir lemia visą projekto trukmę. Todėl tinklinis grafikas dar kitaip vadinamas ir kritinio kelio grafiku ar diagrama. Tokiu būdu yra nustatomas ilgiausias – kritinis darbų kelias, nelemiantis viso projekto trukmę.6 Darbų atlikimo trukmės skaičiavimas Projektas yra perspektyvinis darbas. Todėl sunku tiksliai nustatyti, kiek laiko užtruks vienas ar kitas darbas, ne visada darbų atlikimo trukmę galima tiksliai apskaičiuoti. Dažnai sudėtinga apskaičiuoti tų darbų veiklos trukmę, kurių įgyvendinimas priklauso ne nuo projekto komandos pastangų, o nuo išorinių aplinkybių. Projektų valdymas yra mokslas ir menas. Tam tikrais atvejais veiklų (darbų) trukmės nustatymą galima priskirti labiau menui nei mokslui.7 Dažniausiai darbo atlikimo trukmė vertinama pagal projekto vadovo ar atsakingojo patirtį – tai yra ekspertinis vertinimas. Norint parengti projekto tvarkaraštį, reikia nustatyti projekto veiklų (taip pat etapų ir užduočių) įvykdymo trukmę, nurodant preliminarias veiklų pradžios ir pabaigos datas. Veiklų trukmė įvertinama remiantis veiklų turinio ypatybėmis (kiek laiko užima tam tikra veikla?) bei patirtimi (kiek laiko truko panašios veiklos įgyvendinimas anksčiau?). Darbų atlikimo trukmės skaičiavimo tikslas - nustatyti per kiek laiko su turimais ištekliais sugebėsime atlikti kiekvieną projekto darbą. Norint tiksliai nustatyti darbų trukmes, reikia žinoti: • darbų sąrašą; • darbų apimtis; • reikiamus darbams atlikti išteklius, šių išteklių darbo našumą; • apribojimus (darbų atlikimo intensyvumą, turimus išteklius); • prielaidas (dėl normatyvinės ir statistinės informacijos panaudojimo, dėl darbų tarpusavio priklausomybės); • istorinė informacija (apie analogiškus projektus, apie analogiškų darbų atlikimą, apie komandos patirtį.8 Priklausomai nuo turimos informacijos galima pasirinkti skirtingus metodus projekto darbų trukmei nustatyti. Darbų trukmę galima nustatyti normatyviais arba ekspertiniais metodais. Turint pakankamai pradinės informacijos (apie darbo apimtis, reiškiamus išteklius, išteklių darbo našumą ir kt.) darbų atlikimo trukmė nustatoma normatyviniais metodais. Darbo trukmė T nustatoma pagal formulę: Ti=Vpi/Upi, Tačiau daugeliu atveju darbų trukmei nustatyti reikiamos informacijos trūksta. Tada naudojami ekspertiniai metodai. Dažniausiai pasirenkami tikimybiniai ekspertiniai metodai. Jei projekto grafikas sudaromas PERT metodu, laukiama darbo atlikimo trukmė (Ti) nustatoma taip: Ti=(Tmin+4Ti.t.+Tmax)/6; (Tikėtinas laikas = (Optimistinis + 4* Realus + Pesimistinis)/6)9 Svarbiausia reikia įvertinti laiką, reikalingą kiekvienai užduočiai atlikti. Tam, kad tai būti pasiekta, būtina nuosekliai pereiti nuo pradžios iki pabaigos kiekvieną darbų seka susumuodami atskirų darbų trukmę ir taip nustatydami ankstyviausią kiekvieno darbo pradžios datą. Vienos užduoties pabaigos data bus po jos sekančios užduoties pradžios data. Rasdami ilgiausią užduočių atlikimo seką, rasite ir kritinį taką, rodantis, per kiek laiko galima greičiausiai atlikti projektą. Vėl pereikite kiekvieno projekto darbų seka, tik šį kartą tai darykite iš pabaigos į pradžią, iš ankstyviausios projekto pabaigos datos nuosekliai atimdami darbų trukmę.10 Taip jūs nustatysite vėlyviausią datą, kai galima pradėti kiekvieną darbą nepavėluojant baigti viso projekto. LITERATŪROS SĄRAŠAS 1. BŪDA, V.; CHMIELIAUSKAS, A. Projektų valdymas: mokomoji knyga. Kaunas, 2006. p. 36 2. GLOSIENĖ,A.; PETUCHOVAITĖ, R. Projektų valdymo ABC bibliotekininkams: mokomoji knyga. Vilnius, 2003. 69, [2] p. 3. Kultūros įstaigų projektų valdymas. Vilnius, 2007. 200 p 4. LESSEL, W. Projektų valdymas: veiksmingas projektų planavimasis sėkmingas jų įgyvendinimas. Vilnius, 2007. 142 p. 5. Projektų valdymas. Kauno technologijos universitetas. Vadybos katedra; sudarytojai: B. Neverauskas, V. Stankevičius, V. Viliūnas, I. Černiūtė. Kaunas, 2001. 98 p. 6. PALIVONIENĖ, D. Projektų valdymas: kaip pasiruošti sėkmei? [interaktyvus]. [žiūrėta 2009 m. kovo 10 d.] Prieiga per internetą:

Daugiau informacijos...

★ Klientai rekomenduoja

Šį rašto darbą rekomenduoja mūsų klientai. Ką tai reiškia?

Mūsų svetainėje pateikiama dešimtys tūkstančių skirtingų rašto darbų, kuriuos įkėlė daugybė moksleivių ir studentų su skirtingais gabumais. Būtent šis rašto darbas yra patikrintas specialistų ir rekomenduojamas kitų klientų, kurie po atsisiuntimo įvertino šį mokslo darbą teigiamai. Todėl galite būti tikri, kad šis pasirinkimas geriausias!